Rahasia untuk tetap produktif ketika Anda memiliki proyek besar

Jika Anda seperti saya, Anda adalah multi-tasker abadi. Kualitas ini dapat membantu, tetapi juga dapat menjadi cacat - seperti ketika Anda mencoba menyelesaikan disertasi, tesis, makalah, atau proyek kreatif jangka panjang. Jenis-jenis tugas ini membutuhkan pikiran tunggal, fokus, dan ketekunan - tidak memantul dari satu gagasan ke gagasan lain.

Ketika saya mulai mengerjakan disertasi saya, setiap kali saya duduk untuk menulis, saya merasa terganggu oleh tugas-tugas lain dalam daftar tugas yang harus saya lakukan. Pekerjaan itu terasa sangat besar sehingga saya merasa lebih mudah untuk mengerjakan proyek-proyek kecil yang saya tahu saya bisa selesaikan dengan cepat. Selain itu, saya masih memiliki banyak hal lain yang perlu saya lakukan, jadi saya membenarkan waktu yang jauh dari menulis sebagai waktu terhadap masalah-masalah mendesak lainnya.

Apa yang saya pelajari adalah bahwa ketika saya menyusun waktu saya untuk segera menanggapi tugas berikutnya yang muncul, saya dikuasai oleh tirani yang mendesak dan tidak membuat kemajuan dalam prioritas utama saya: lulus! Saya perlu menemukan cara untuk membuat diri saya berkonsentrasi pada penulisan dan tidak teralihkan oleh pekerjaan atau tanggung jawab sosial yang bisa menunggu hari lain.

Jika Anda berada di posisi yang sama, izinkan saya memberi tahu Anda tentang dua teknik yang saya temukan yang membantu saya keluar dari siklus ini.

Teknik Pomodoro

Ketika saya memberi tahu seorang teman tentang kesulitan yang saya alami, dia merekomendasikan saya mengunjungi Phinished, sebuah forum penulisan disertasi dan tesis serta kelompok pendukung. Di sinilah saya pertama kali belajar tentang kekuatan Teknik Pomodoro untuk fokus dan menyelesaikan potongan kecil tulisan (atau jenis pekerjaan apa pun, dalam hal ini).

Teknik Pomodoro adalah metode manajemen waktu yang menggunakan timer untuk memecah pekerjaan menjadi interval fokus dan istirahat. Interval ini disebut "Pomodoros" (atau "tomat" dalam bahasa Italia), setelah timer dapur berbentuk tomat yang bekerja sempurna untuk sesi penentuan waktu. Pomodoros dipisahkan oleh istirahat pendek untuk mengalihkan perhatian, melamun, ngemil - apa pun. Ini berfungsi seperti ini:

Pilih tugas untuk dikerjakan secara eksklusif selama 25 menit.

Atur timer.

Kerjakan tugas tersebut sampai timer berdering.

Beristirahat lima menit.

Ulangi siklus ini empat kali lalu istirahat 15 menit.

Teknik ini telah membantu saya memaksimalkan konsentrasi dan mengurangi gangguan saat saya menulis disertasi. Saya menemukan bahwa saya umumnya lebih suka menyelesaikan Pomodoros yang lebih lama (30-45 menit) dengan istirahat yang lebih lama, tetapi setiap hari berbeda dan saya mencoba untuk menetapkan tujuan yang sesuai.

Untuk menentukan waktu interval saya dan melacak kemajuan saya, saya menggunakan aplikasi PomodoroPro di iPhone saya ($ 2, 99 dari App Store). Situs web Pomodoro Technique juga memiliki sumber daya gratis untuk membantu Anda merampingkan proses kerja Anda dan melawan kecenderungan multi-tasker Anda.

Mendapatkan Metode Selesai

Metode lain yang saya temui untuk mengelola waktu saya dan berurusan dengan gangguan adalah Getting Things Done (GTD), sistem manajemen waktu yang dirancang untuk membantu Anda menyusun tugas dan mengelola detail hidup Anda tanpa membuat jadwal Anda terlalu kaku.

GTD adalah semua tentang mendapatkan kontrol dan perspektif tentang hal - hal yang ingin Anda capai atau perlu Anda lakukan. Apakah Anda perlu mendapatkan buku dari perpustakaan, menjadwalkan wawancara, atau menyusun garis besar, tetap pada tugas adalah semua tentang belajar mengelola dan mengatur barang-barang Anda.

Inilah garis besar dasar cara kerjanya:

Kumpulkan dan katalog semua barang Anda: Atur semua catatan Anda di lokasi pusat. Singkirkan Post-it acak pada monitor Anda dan satukan semua tugas dan ide Anda ke satu tempat. Aplikasi yang disarankan: Evernote

Memproses barang dengan presisi dan tujuan: Setelah Anda mengumpulkan semua barang, saatnya untuk memproses. Aktivitas apa pun yang membutuhkan waktu kurang dari dua menit harus segera ditangani. Jika Anda membutuhkan lebih dari dua menit untuk menyelesaikan tugas, tambahkan tugas itu ke daftar tindakan yang dikategorikan dengan tepat. Anda dapat menentukan tema daftar tindakan berdasarkan konteks (seperti "untuk kantor" atau "di perpustakaan") atau berdasarkan fungsi (seperti "tinjauan literatur" atau "pengumpulan data"). Aplikasi yang disarankan: Pengingat

Memecah hal-hal menjadi langkah yang dapat ditindaklanjuti: Untuk proyek multi-aksi seperti tesis, Anda harus memecahnya menjadi beberapa bagian. Jelaskan item sejelas mungkin, dan tambahkan ke daftar tindakan kategoris. Aplikasi yang disarankan: Hal-hal

Langkah-langkah ini akan membantu Anda mendapatkan kendali atas to-dos dan komitmen Anda, tetapi Anda juga perlu memastikan bahwa Anda memiliki perspektif tentang prioritas Anda, sehingga Anda dapat "mulai dengan akhir dalam pikiran."

Untuk alasan ini, GTD meminta peninjauan mingguan terhadap semua area fokus Anda, yang akan membantu menghubungkan Anda kembali dengan prioritas Anda dan untuk melihat di mana Anda berada dan ke mana Anda pergi. Berikut adalah beberapa rekomendasi untuk agenda ulasan mingguan:

Kumpulkan semua kertas lepas Anda: Kumpulkan catatan yang telah Anda kumpulkan selama seminggu di satu tempat.

Catatan proses: Baca catatan Anda dan cari item tindakan. Tambahkan item tindakan ke daftar tindakan yang sesuai.

Tinjau kalender Anda dari minggu lalu: Pastikan Anda tidak melewatkan janji atau tugas apa pun.

Rencanakan jadwal Anda untuk minggu mendatang: Perhatikan rapat atau tenggat waktu penting apa pun sehingga Anda dapat memprioritaskan tugas terkait .

Tinjau daftar tindakan Anda: Lihatlah semua daftar berbeda yang telah Anda buat dan putuskan apa yang harus ditangani selama minggu mendatang.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang GTD, kunjungi situs web pencipta David Allen, dapatkan buku, atau periksa aplikasi GTD ini.