Jumat lalu jam 4.30 sore, saya mematikan komputer, membersihkan meja, dan pulang. Salah satu item yang saya lemparkan ke tempat sampah sebelum saya pergi adalah daftar tugas saya minggu ini: 150 item, semuanya sudah diperiksa. Saya tidak bekerja satu larut malam atau pagi hari minggu itu. Dan saya bahkan punya waktu di rumah untuk membuat diri saya makan malam yang layak, bertemu teman-teman, berjalan-jalan dengan anjing, dan menonton TV terlalu banyak.
Sekarang, sebelum Anda membuat asumsi tentang isi daftar tugas saya atau pentingnya pekerjaan saya secara umum, saya harus menyebutkan bahwa selama minggu itu, saya memimpin dewan panggilan dewan direksi, melakukan brainstorming proposal hibah untuk USDA, bertemu dengan direktur eksekutif sebuah yayasan besar, diperkenalkan kepada seorang pengusaha terkemuka oleh seorang eksekutif Microsoft, mengajukan tiga proposal hibah, dan menerima ulasan kinerja tahunan saya (yang sangat positif, omong-omong).
Singkatnya, saya melakukan banyak pekerjaan setiap minggu. Bagaimana saya melakukannya tanpa mengalami gangguan saraf - dan dengan waktu luang? Berikut ini beberapa tips.
1. Ketahui Apa Yang Perlu Dilakukan
Meskipun kelihatannya jelas, hal-hal yang paling membuat orang stres adalah hal-hal yang tidak mereka duga. Jadi, untuk memulai minggu ini, tinjau semua yang perlu Anda lakukan secara detail. Sebagai contoh, katakanlah Anda tahu bahwa suatu proposal akan jatuh tempo pada hari Jumat, dan itu tugas Anda untuk membuat narasi, tetapi tim keuangan bertanggung jawab atas anggaran tersebut. Untuk memastikan seluruh proyek selesai tepat waktu, pastikan untuk menambahkan "check in dengan tim keuangan tentang anggaran" ke daftar tugas Anda.
Saya cukup agnostik tentang alat untuk daftar yang harus dilakukan; daftar tertulis berfungsi dengan baik bagi saya sebagai solusi elektronik, seperti Evernote atau Asana. Tapi saya punya aturan bahwa seluruh daftar harus ada di satu tempat. Anda dapat mengelompokkan dan mengatur ulang semua yang Anda suka, tetapi Anda harus melihat semua yang perlu Anda lakukan dalam satu tatapan.
2. Ketahui Apa Yang Perlu Dikerjakan Pertama
Ketika saya mengawasi staf yang kurang berpengalaman, saya menemukan bahwa hambatan terbesar bagi mereka adalah tidak tahu bagaimana memprioritaskan dan mengatur hari mereka.
Misalnya, jika ada proyek besar yang dijadwalkan minggu depan, mereka akan mendorong dengan penuh semangat menuju tenggat waktu itu, terlepas dari kenyataan bahwa mereka pertama-tama perlu mengumpulkan informasi dari departemen lain - informasi yang mungkin bisa membatalkan semua pekerjaan yang mereka lakukan. sudah selesai Dan sementara itu, ada proyek lain yang lebih kecil di mana mereka bisa membuat kemajuan nyata.
Prioritas Anda juga dapat berubah berdasarkan suasana hati atau jadwal Anda. Misalnya, jika saya mengalami hari yang tidak kreatif, saya tahu akan lebih efektif bagi saya untuk memprioritaskan proyek data. Jika saya dalam rapat hampir sepanjang hari, saya menjawab panggilan dan email di antara janji temu alih-alih mencoba meluncurkan sesuatu yang lebih besar dalam jangka waktu yang singkat.
Anda akan jauh lebih efektif jika Anda bekerja dengan prioritas dan batasan Anda daripada mencoba melawannya.
3. Minta Bantuan
Jika saya tidak memperoleh apa-apa lagi dari bekerja di organisasi nirlaba, saya telah belajar bahwa jika Anda tidak bertanya, Anda tidak mendapatkannya. Tidak ada yang bisa melakukan pekerjaan organisasi sendirian. Jika Anda tidak memiliki keterampilan atau waktu untuk menyelesaikan sesuatu secara efisien, adalah tugas Anda untuk meminta bantuan.
Untungnya, bekerja untuk organisasi nirlaba, saya biasanya dapat menemukan sukarelawan untuk membantu saya dengan tugas-tugas duniawi lainnya. Jika saya membutuhkan tingkat keahlian yang lebih tinggi, saya mengeluarkan buku alamat saya dan melihat apakah saya mengenal seseorang yang dapat menyarankan solusi. Baru-baru ini, misalnya, saya menderita karena laporan sementara untuk seorang donor. Kami tengah menjalani program baru, jadi meskipun saya tahu kami telah melakukan banyak hal, saya tidak tahu bagaimana menyampaikannya dalam formulir laporan. Jadi, saya mengambil salah satu teman jagoan komunikasi saya untuk minum kopi, dan dia menyarankan untuk memfokuskan seluruh laporan pada cerita dari klien dan bagaimana mereka menafsirkan program baru.
Itu adalah terobosan - sesuatu yang tidak akan pernah saya miliki sendiri. Donor menyukainya dan menghubungkan saya dengan departemen komunikasinya untuk lebih mempublikasikan program. Begitu saya punya ide, saya butuh satu minggu untuk menyelesaikan laporan - jumlah waktu yang sama yang saya habiskan untuk mengkhawatirkannya sebelum saya bertemu dengan teman saya.
4. Tutup Loop
Anda tahu perasaan memuaskan saat memeriksa sesuatu dari daftar tugas Anda? Itu tidak hanya terasa enak; ini merupakan cara penting untuk menunjukkan bahwa Anda telah menyelesaikan tugas dan sekarang dapat beralih ke sesuatu yang lain.
Tetapi sebelum Anda bergerak maju, Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki catatan tugas yang telah diselesaikan di suatu tempat, sehingga Anda dapat menindaklanjuti jika - ahem - orang lain tidak seefisien Anda. Ketika saya menyelesaikan proposal hibah, misalnya, saya selalu menaruh pengingat di kalender saya untuk ditindaklanjuti dengan penyandang dana dalam delapan minggu. Pada saat itu, sebagian besar penyandang dana akan membuat keputusan, dan jika belum, mereka mungkin tertarik untuk belajar sedikit lebih banyak tentang organisasi. Demikian juga, bos Anda mungkin tidak akan kembali kepada Anda tentang suatu proyek selama beberapa minggu jika Anda menyerahkannya kepadanya, tetapi permintaan setelah beberapa hari dapat membuatnya melihat lebih cepat.
Saya sangat percaya dalam bekerja lebih pintar, bukan lebih keras. Pekerjaan saya terlalu penting bagi saya dan orang-orang yang dilayani oleh organisasi saya untuk menerima apa pun kecuali yang terbaik. Tapi saya tahu dari pengalaman bahwa berlari sendiri tidak teratur dengan bekerja 60 jam lebih dalam seminggu tidak akan membantu siapa pun pada akhirnya. Bekerja lebih efisien berarti hasil yang lebih baik dan akhir pekan - apa yang bisa lebih baik dari itu?
