Anda mengantri di Starbucks. Anda yang pertama datang ke rapat. Anda baru saja bangun.
Apa kesamaan semua situasi ini?
Anda juga memeriksa email Anda - dan mengerang memikirkan harus melalui semua itu.
Siapa yang tidak menghabiskan sebagian besar waktu mereka jauh dari meja mengelola - atau saya harus mengatakan mencoba mengelola - email di telepon? Tidak mungkin untuk menjauh. Namun, alih-alih membiarkan nomor notifikasi kecil itu (yang terus menjadi semakin tinggi) membuat Anda stres, Anda bisa mengubah cara Anda menanganinya.
Berikut adalah empat metode yang telah saya pelajari untuk membantu saya tetap sedikit lebih waras.
1. Buat Ponsel Anda Baca Pesan untuk Anda
Untuk memanfaatkan sepenuhnya perjalanan Anda ke dan dari kantor, pertimbangkan untuk menggunakan Talkler. Ini adalah aplikasi yang membacakan email untuk Anda. Dan itu tidak hanya berhenti di situ, itu juga memungkinkan Anda untuk menghapusnya saat Anda pergi atau membalas dengan rekaman. Itu berarti Anda dapat memegang kedua tangan di atas roda (atau memegang tiang kereta bawah tanah) dan tetap produktif dalam perjalanan ke kantor. Dan kabar baiknya: Ini berfungsi pada platform pertukaran serta sebagian besar penyedia email perusahaan.
2. Baca dan Bertindak Segera
Bayangkan ini: Anda sedang mengantri menunggu kopi. Jadi, Anda mengintip email Anda, tetapi kemudian, sebelum Anda bahkan bisa selesai membaca, giliran Anda untuk memesan. Kemudian Anda melirik lagi sambil menunggu untuk mengambilnya - setiap kali membaca ulang kata-kata yang sama. Tetapi tentu saja, Anda tidak pernah punya waktu untuk merespons, jadi Anda memeriksa email yang sama ketika Anda kembali ke kantor Anda.
Membaca ulang email, berulang-ulang tidak menghemat waktu Anda. Alih-alih, dengan anggapan itu tidak mendesak, saya memindahkan pesan yang memerlukan respons ke folder bernama "tugas email." Jika tindakan yang diperlukan perlu ditangani oleh orang lain di tim Anda, saya meneruskan pesan itu kepada mereka saat itu juga. Dan jika pesan itu tidak memerlukan tindakan apa pun, saya segera menghapusnya atau mengarsipkannya. Jika Anda tidak punya waktu untuk langkah-langkah di atas - simpan ponsel Anda untuk sementara waktu.
3. Atur Filter
Selain mengarsipkan semuanya sendiri, Anda juga harus meluangkan waktu untuk mengatur sistem yang secara otomatis memfilter pesan Anda ke folder tertentu. (Jika Anda perlu bantuan untuk memulai, lihat ini atau ini). Tidak ada alasan bagi Anda untuk secara manual memilah-milah email perusahaan dari catatan mendesak ketika ponsel Anda siap untuk bertindak seperti asisten pribadi Anda. Walaupun saya sarankan Anda melakukan ini secara umum - ini benar-benar membuat perbedaan besar di ponsel Anda karena Anda berusaha meminimalkan email masuk.
4. Buat Tanda Tangan Email Khusus
Tanda tangan email seluler Anda bisa menjadi penjaga gerbang dan kambing hitam. Memperjelas bahwa Anda menggunakan telepon akan mengatur harapan orang lain. Ini memperingatkan mereka bahwa kesalahan ketik apa pun mungkin koreksi otomatis, dan bahwa Anda tidak dapat mengirim lampiran yang hidup di desktop Anda.
Sekarang, ini bukan alasan untuk mengetik "ur" atau "saya 2" -tapi penjelasan jika Anda melakukan kesalahan kecil. Anda dapat pergi dengan dasar, "Maafkan salah ketik. Ini adalah respons seluler yang cepat, "atau bahkan lebih ringkas, " Dikirim dari ponsel saya. "
Bahkan jika Anda baru saja mulai menggunakan salah satu metode ini, Anda akan melihat peningkatan langsung dengan bagaimana Anda bereaksi terhadap email yang masuk. Tiba-tiba, alih-alih merasa stres ketika ada sesuatu yang masuk ke kotak masuk Anda, Anda akan dapat melanjutkan seperti biasa, mengetahui ada sistem yang kuat di tempatnya.
