Delegasi kedengarannya bagus, bukan? Anda tidak ingin melakukan sesuatu lagi, jadi Anda menembaknya ke rekan Anda, atau asisten Anda, atau bahkan magang Anda.
Itu semua luar biasa (jika tidak sedikit tidak akurat), tetapi juga tidak mungkin jika Anda adalah rekan, asisten, atau karyawan magang. Kepada siapa Anda harus menyerahkan tugas sehingga Anda bisa fokus pada hal-hal besar dan penting?
Nah itu, teman-teman saya, di mana delegasi ke atas masuk. Mendelegasikan berarti memberikan pekerjaan kepada orang-orang di sekitar dan di atas Anda. Saya yakin Anda pikir tidak mungkin Anda bisa lolos begitu saja. Tapi, dengarkan aku, ada alasan yang sah untuk mendelegasikan. Jadi teruskan membaca, bersihkan tugas-tugas membosankan dari meja Anda, dan tengok gigimu menjadi sesuatu yang jauh lebih menyenangkan.
1. Delegasikan ke Atasan Anda (ke Delegasi)
Oh, Anda lebih dari rela melakukan apa yang diminta. Anda akan sangat senang menghabiskan empat hari mengajukan faktur lama. Namun, Anda telah melihat rencana pengembangan Anda, dan jika Anda akan membahas semua yang harus Anda lakukan di kuartal ini, maka beberapa tugas yang lebih mendasar yang ditugaskan kepada Anda mungkin perlu dibagi di antara tim.
Kuncinya di sini adalah tidak mengeluh tentang pekerjaan Anda yang membosankan, dan kemudian berkata, "Hei Ted, maju, Anda benar-benar akan menangani faktur klien." Sebaliknya, Anda perlu duduk dengan manajer Anda dan membahas bagaimana pekerjaan Anda sehari-hari tugas berkontribusi pada tujuan keseluruhan tim. Daripada mengumumkan, "Saya tidak ingin melakukan hal-hal yang membosankan ini lagi, " Anda perlu mengatakan, "Bagaimana Anda ingin saya memprioritaskan tanggung jawab ini?"
Mungkin dia akan melihat daftar tugas Anda dan memutuskan bahwa dia lebih suka Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk A daripada B. Atau, mungkin dia akan melihat bahwa Anda mencurahkan lebih banyak jam untuk tugas administrasi daripada yang disadarinya dan menemukan seseorang untuk membantu. Atau, mungkin dia akan memberi tahu Anda bahwa ini semua tampak layak dan dia mengharapkan Anda menyelesaikan semuanya. Anda tidak akan tahu sampai Anda bertanya.
2. Delegasikan kepada Seseorang yang Lebih Baik untuk Pekerjaan itu
Katakanlah Anda diminta membuat spreadsheet, mengisinya dengan data, dan menganalisisnya. Itu pekerjaan yang sial, dan sudah dibuang pada Anda, pemula naif yang malang. Baiklah, mari kita pikirkan tentang itu. Apakah Anda seorang penyihir Excel? Apakah Anda seorang pencinta data besar? Jika Anda menjawab tidak untuk ini, maka itu mungkin bukan pekerjaan yang tepat untuk Anda. Dan yang terpenting, Anda bukan orang yang tepat untuk pekerjaan itu.
Anda perlu menjadi mata-mata pada titik ini, dan mencari tahu siapa di antara tim Anda yang akan menyukai jenis pekerjaan ini (atau setidaknya bisa menyelesaikannya lebih cepat dan lebih baik daripada yang Anda bisa). Lalu, bawa ke manajer Anda. Tekankan bahwa Anda sangat ingin membantu dan profesional, dan bahwa Anda senang melakukan tugas, tetapi mungkin lebih efisien bagi seluruh tim untuk Brian untuk fokus pada data sementara Anda fokus pada apa yang Anda pekerjakan untuk.
3. Delegasikan ke Teknologi
Kedengarannya agak aneh, bukan? Tapi bersabarlah. Katakanlah, misalnya, bahwa hal pertama yang Anda kerjakan setiap hari adalah memeriksa email yang datang dalam semalam dan mendistribusikannya ke orang-orang yang relevan. Biarkan teknologi mengambil pekerjaan itu. Tetapkan aturan berdasarkan kata kunci, dan kurangi waktu yang Anda habiskan untuk tugas yang berulang-ulang. (Untuk lebih lanjut tentang cara melakukannya, lihat artikel ini.)
Sedang mengerjakan proyek? Gunakan aplikasi manajemen proyek seperti Basecamp. Mengirim email massal? Pertimbangkan produk seperti Mailchimp. Dan, saya mengerti, ini lebih dekat dengan otomatisasi daripada delegasi, tetapi ketika Anda bekerja keras di bagian bawah tumpukan, opsi Anda terbatas. Mendelegasikan ke teknologi mungkin hanya membiarkan Anda memotong beberapa tugas yang lebih berat dan fokus pada tugas-tugas yang akan membantu Anda menjadi kekuatan yang harus diperhitungkan dengan lebih cepat.
4. Delegasikan ke Sistem yang Lebih Baik
Oke, ini adalah drama terakhir Anda. Anda telah diberi tugas yang tidak diinginkan orang lain di tim; itu rumit, memakan waktu, dan cukup untuk membuatmu ingin berlari menjerit dari gedung. Tapi tunggu dulu! Ada beberapa cara untuk mengubahnya untuk keuntungan Anda.
Anda harus menyambut tugas uber dengan tangan terbuka, tetapi dengan rencana rahasia dalam pikiran - untuk mengambilnya, merampingkannya, dan mengembalikannya. Ini adalah kesempatan Anda untuk menunjukkan kepada manajer Anda apa yang dapat Anda lakukan. Dengan mengambil pekerjaan yang dibenci semua orang dan membuatnya dapat dikelola (bahkan menyenangkan), maka Anda melakukan bantuan besar bagi tim. Dan begitu itu adalah pekerjaan yang cepat dan mudah, Anda tidak akan memiliki pertempuran seperti itu di tangan ketika Anda ingin mendelegasikannya kepada seorang kolega.
Mendelegasikan itu sulit. Mendelegasikan lebih sulit. Tetapi jika Anda dapat memberikan putaran positif tentang mengapa Anda ingin mendelegasikan, memohon kekuatan dari rekan-rekan Anda, dan memperjelas bahwa Anda semua adalah tentang kebaikan yang lebih besar, maka itu semestinya jauh lebih mudah untuk dilakukan. Semoga berhasil!
