Di masa ketika aplikasi produktivitas dan multitasking adalah hal baru, orang sering bertanya apa "saus rahasia" saya untuk melakukan banyak hal. Sementara kerja keras yang tak berkesudahan dapat membangun ketangguhan, itu juga dapat menyebabkan kelelahan - pekerja paling produktif di dunia bukanlah mereka yang bekerja 18 jam sehari dan membual tentang hal itu pada Jumat malam.
Jika Anda ingin menjadi orang yang sangat produktif, dalam pekerjaan atau dalam kehidupan, saya hanya dapat merekomendasikan satu hal: Belajarlah untuk mendelegasikan. Kekuatan tidak hanya dalam tugas-tugas pembongkaran, tetapi mendapatkan kekuatan untuk memilih apa yang - dan tidak - sepadan dengan waktu Anda.
Pencerahan ini datang kepada saya ketika masih kuliah, di mana penggunaan asisten virtual memungkinkan saya untuk melakukan outsourcing aspek perusahaan online kecil saya sementara secara bersamaan menghadiri bagian-bagian bisnis yang saya sangat nikmati. Saya membuat daftar semua hal yang saya suka kerjakan, atau tahu saya perlu melakukan sendiri, dan menugaskan sisanya. Saya ketagihan!
Bahkan, saya sangat meyakininya sehingga saya adalah pendiri dan CEO Zirtual, sebuah perusahaan yang menghubungkan orang-orang sibuk dengan asisten virtual. Harapan saya adalah - bahkan jika mendelegasikan tampaknya menakutkan atau tidak dikenal - Anda akan segera menemukan bahwa itu adalah jalur cepat untuk kembali melakukan hal yang paling Anda sukai!
1. Jadikan Segalanya Berwujud
Buat garis besar tujuan, sasaran, dan hasil yang diharapkan per hari, minggu, bulan, dan kuartal. Ini akan memberi Anda gambaran tentang tantangan yang Anda dan tim Anda hadapi, dan pada akhirnya, tujuan organisasi secara keseluruhan.
Membongkar daftar tugas Anda lebih dari sekadar meringankan beban Anda. Delegasi adalah tentang pemberdayaan, karena memberi peluang pada tim Anda untuk berkembang sebagai pemimpin individu - dengan cara yang sama memungkinkan Anda untuk menjadi manajer yang lebih berdampak.
Sama seperti di sekolah, bisnis memiliki formalitasnya: Proyek-proyek tertentu harus diselesaikan dengan cara tertentu. Sebagai pemimpin yang kuat Anda dapat mempertahankan formalitas yang sama ini tanpa dianggap sebagai micromanager. Salah satu opsi adalah untuk menjadwalkan pertemuan pribadi mingguan untuk membahas agenda, tujuan, dan kemajuan minggu ini. Yang lain adalah membuat pedoman untuk seperti apa proyek yang Anda harapkan. Meskipun Anda pasti dapat memasukkan langkah-langkah yang disarankan, biarkan karyawan Anda menemukan metode mereka sendiri untuk menyelesaikannya.
Untuk manajer yang takut akan didelegasikan, ini akan memberikan kesempatan bagi Anda untuk mengawasi proyek dengan cermat sambil tetap memberi ruang kepada tim Anda untuk mengelola tugas mereka sendiri.
2. Ingatlah bahwa Delegasi Tanpa Kepercayaan Menjaga Anak
Ketika Anda memberikan tugas kepada karyawan, penting untuk meluangkan waktu untuk mengaturnya agar sukses agar tidak manajemen mikro di masa depan. Orang akan naik ke tuntutan tugas jika Anda memberi mereka kesempatan untuk melakukannya. Jika menyerahkan tugas penting membuat Anda takut (dan itu akan terjadi jika Anda mengerjakannya secara pribadi), mulailah perlahan. Tetapkan sebagian tugas terlebih dahulu, atau mulai dengan tanggung jawab yang lebih kecil. Begitu Anda melihat bahwa karyawan Anda mampu - dan dia memang benar! -Anda akan merasa lebih nyaman untuk menyerahkan lebih banyak.
Lepaskan gagasan bahwa Anda bisa melakukan semuanya - Anda tidak bisa. Ambil ini sebagai ujian kerendahan hati dan terima fakta bahwa Anda tidak dapat berhasil mengelola tim tanpa membongkar muatan. Manajemen sering kali disebut sebagai menjaga kantor, tetapi itu benar-benar dalam kendali Anda, dan langkah pertama untuk berubah menjadi pemimpin sejati adalah dengan menugaskan tanggung jawab.
3. Taklukkan Ketakutan Anda
Ketakutan mendelegasikan diri dengan banyak cara. Pikiran yang melemahkan seperti, "Saya bisa melakukannya sendiri dengan lebih baik, " atau "Saya tidak bisa gagal, " atau "Saya tidak ingin bergantung pada orang lain, " atau "Saya tidak bisa mempercayai mereka, " akan menghambat kemampuan Anda untuk melakukannya dengan benar. Penerimaan akan memberdayakan Anda, memberi Anda ketenangan pikiran, memungkinkan Anda bebas melihat gambaran yang lebih besar, dan mempersiapkan Anda untuk menguasainya.
Cara tercepat untuk mengatasi ketakutan semacam itu adalah dengan mengevaluasi pengembalian. Ini bukan apakah Anda dapat menyelesaikan tugas sendiri atau tidak (jika Anda benar-benar menginginkannya, Anda bisa). Tetapi, tanyakan pada diri sendiri: Apa pengembalian investasi dengan melakukannya? Ingat, ada perbedaan antara Anda melakukannya lebih baik dan Anda melakukannya secara berbeda. Seringkali, produk jadi bukan yang Anda hasilkan, tetapi itu tidak berarti itu tidak sebagus atau efektif.
Fokuskan energi dan perhatian pribadi Anda pada tugas-tugas pengembalian tinggi: strategi, karyawan baru, kemitraan, atau struktur organisasi. Anda telah mencapai tingkat ini dengan memercayai diri sendiri dan orang lain mempercayai Anda. Bebaskan jadwal Anda untuk menangani masalah-masalah tingkat tinggi ini dengan meyakini bahwa karyawan Anda akan menyelesaikan tugas-tugas pengembalian rendah seperti Anda. Delegasi dari seorang manajer sering kali bisa menjadi jembatan untuk membangun hubungan yang lebih kuat dalam tim, serta menjadi peluang untuk bimbingan.
4. Jadikan Mendelegasikan suatu Kebiasaan
Delegasi yang sukses merencanakan tugas-tugas mereka dengan memperhatikan hal-hal yang dapat mereka berikan kepada orang lain. Jika offloading terasa tidak alami bagi Anda, mengambil beberapa kebiasaan baru akan membuatnya lebih mudah untuk mengidentifikasi tugas yang dapat Anda bagikan. Sebagai hasilnya, Anda akan menjadi manajer yang lebih baik untuk tim Anda dan pemimpin yang lebih efisien dan fokus.
Sebagai permulaan, jika Anda memiliki orang-orang dalam peran pendukung di bawah Anda, izinkan mereka untuk melakukan pekerjaan mereka! Jika Anda memiliki asisten, biarkan dia menangani tugas-tugas administratif dengan memberinya akses ke kalender Anda - dan memberdayakannya untuk membantu mengelolanya. Atau, jika Anda tidak memiliki manusia untuk membantu Anda dengan tugas-tugas administrasi, periksa semua aplikasi yang dirancang khusus untuk mengelola hari Anda dan mengatur semuanya. Bahkan proses menyimpan tujuan yang berbeda di aplikasi yang berbeda membantu Anda mempraktikkan kompartementalisasi dan membiarkan seseorang (atau dalam hal ini, sesuatu) membantu Anda.
Mengosongkan tugas administratif membantu Anda tetap fokus pada sasaran yang lebih besar di depan. Delegator berhasil karena mereka memiliki pandangan yang jelas dan tahu cara terbaik mengalokasikan waktu mereka.
Sebagai manajer yang baik, adalah tugas Anda untuk memimpin perubahan dan memotivasi orang dalam berbagai cara. Bagian dari melakukan itu secara efisien adalah menawarkan karyawan Anda peluang baru untuk belajar dan menghadapi tantangan yang lebih besar. Tim Anda akan senang karena peluang tambahan untuk tumbuh. Pada saat yang sama, Anda akan meluangkan lebih banyak waktu Anda untuk fokus pada gambaran yang lebih besar tentang mengarahkan tim Anda ke tingkat produktivitas yang lebih besar.
Jadi tidak, delegasi bukan hanya kemampuan untuk membongkar pekerjaan ke orang lain. Ini adalah peluang untuk memaksimalkan produktivitas seluruh kelompok atau sistem. Ini adalah kemampuan untuk menyebarkan tugas-tugas penting di antara seperangkat tangan, memilih dan memilih tempat yang paling tepat.
