Jika Anda mengucapkan kata "bertemu" dengan tim Anda, kemungkinan besar Anda akan bertemu dengan keluhan dan gumaman "Kenapa?" Daripada "Heck ya! Kami tidak bisa menunggu! "
Salah satu alasan mengapa banyak pertemuan cenderung terlalu buruk adalah karena mereka tidak memulai dengan benar. Seperti yang mungkin Anda perhatikan, beberapa menit pertama sering mengatur nada untuk sisanya. Jika tidak memiliki awal yang baik, anggota tim Anda akan keluar atau keluar jalur. Dan Anda tahu tidak ada yang terasa lebih buruk daripada memimpin diskusi dan melihat orang-orang mulai melirik ponsel mereka.
Tentu saja, jika Anda telah mengambil waktu untuk mempersiapkan, Anda dapat menghindari ini. Lagipula, rapat Anda seharusnya tidak hanya terjadi dengan autopilot. Anda tidak perlu memulai masing-masing hanya dengan meluncurkan ke agenda dan mengoceh. Sebagai gantinya, Anda dapat memulai dengan berbagai cara.
1. Beri tahu semua orang tentang rapatnya
Kebanyakan orang mendengarkan WIIFM (What's In It For Me?). Untuk melibatkan para peserta, pertama-tama Anda perlu mengingatkan mereka mengapa mereka duduk di sebuah ruangan dengan Anda, ditarik dari pekerjaan mereka. Ya, Anda mungkin menyebutkan sesuatu saat mengatur rapat, tetapi selalu bagus untuk menyatakan kembali tujuannya. (Petunjuk: Jika Anda tidak dapat menemukan tujuan yang menarik, Anda mungkin harus membatalkan pertemuan.)
Kemudian, ikuti dengan alasan mengapa tim Anda secara khusus di sana untuk membahas masalah ini. Anda tidak perlu menunjuk ke masing-masing anggota dan membagikan mengapa dia dibutuhkan dalam rapat, tetapi Anda harus memperjelas bahwa setiap orang ada karena suatu alasan. “Sebagai tim pemasaran perusahaan, terserah pada kita untuk menghasilkan tiga ide kuat untuk menumbuhkan audiens kita kuartal berikutnya” atau “Semua orang di ruangan ini direkomendasikan oleh manajer Anda karena keterampilan organisasi Anda.” (Sekali lagi, jika ada seseorang di pertemuan yang tidak memiliki tujuan, jangan buat dia hadir.)
2. Mendorong Kepositifan
Bagaimana Anda memulai rapat cenderung mendikte bagaimana kelanjutannya. Jika pertemuan dimulai dengan mengeluh, mencengkeram, dan merengek, itu bisa berakhir seperti itu juga. Di sisi lain, jika Anda terbuka dengan optimisme, itu dapat memiliki dampak positif pada sisa diskusi.
Anda dapat meminta anggota tim Anda untuk masing-masing membagikan sesuatu yang berjalan dengan baik. Atau, jika kelompok itu terlalu besar, Anda bisa mulai dengan memuji kelompok itu atas pencapaian baru-baru ini - apakah itu besar atau kecil. Tidak peduli apa yang terjadi di perusahaan atau departemen Anda, penting untuk memulai percakapan dengan nada yang menggembirakan. Kalau tidak, orang akan mulai mengaitkan pertemuan dengan ceramah, berita buruk, dan laporan yang mengecewakan.
3. Bagikan Statistik yang Mengejutkan atau Kutipan pedih
Statistik yang mengejutkan atau kutipan wawasan bukan hanya pembuka yang bagus untuk pidato; itu juga bisa menjadi makanan untuk diskusi yang hebat. Biarkan tim Anda memiliki beberapa menit untuk membahas apa artinya sebelum pindah ke tujuan utama rapat.
Jelas, itu harus berupa stat atau kutipan yang entah bagaimana berkaitan dengan isi keseluruhan rapat. Mungkin itu angka dari proyeksi pertumbuhan perusahaan baru-baru ini, atau mungkin itu kutipan mengejutkan dari studi industri baru. Apa pun itu, itu harus cukup relevan untuk membuat tim Anda fokus dan sesuai jalur.
4. Ceritakan Kisah
Sebuah cerita dapat mengajarkan moral, menanamkan pelajaran penting, atau bahkan membuat orang tertawa. Bagian terbaik dari itu adalah bahwa itu tidak datang dari mulut Anda sendiri, yang melembutkan "pukulan" (jika pelunakan pukulan diperlukan).
Seperti kutipan atau stat, Anda harus berbagi cerita yang terkait dengan rapat itu entah bagaimana. Namun, Anda memiliki sedikit lebih banyak fleksibilitas di sini. Misalnya, Anda dapat membagikan kisah sukses; sesuatu yang berjalan baik dengan klien, atau anggota tim yang melampaui panggilan tugas. Atau Anda dapat berbicara tentang sesuatu yang Anda baca baru-baru ini yang melibatkan peluncuran produk yang sangat sukses yang membuat Anda memikirkan kembali strategi yang awalnya Anda susun. Orang-orang cenderung berhubungan baik dengan anekdot terlepas dari konteksnya. Belum lagi itu membuat hati terlibat dalam proses berpikir, bukan hanya pikiran.
Pertemuan yang baik adalah semacam bentuk seni, jadi berikan waktu pada diri Anda sendiri untuk mengetahui alurnya. Hal-hal mungkin tidak berjalan sempurna pertama kali, tetapi selalu ada ruang untuk perbaikan jika Anda berupaya membuatnya bekerja.
