Saya suka menulis, dan saya suka semua "aturan" yang menyertainya. Dan sementara saya mendapatkan bahwa menyalin tweet dan posting Facebook saya sebelum membagikannya kepada dunia sedikit banyak bagi kebanyakan orang, saya pikir ada beberapa aturan penulisan yang harus kita ikuti semua - terutama di tempat kerja.
Tetapi banyak dari kita (termasuk saya) yang memecahkannya setiap hari, sering kali tanpa menyadarinya. Dan sementara prosa sempurna mungkin bukan yang paling penting di setiap kantor atau industri, ada kemungkinan seseorang - kolega, klien, atau bos Anda - yang memperhatikan tulisan Anda dan, lebih buruk lagi, menilai profesionalisme Anda berdasarkan hal itu .
Jadi, sebelum membuat konsep email lain, perhatikan kesalahan penulisan di tempat kerja yang paling umum, dan ikuti panduan ini untuk menghindarinya.
1. Menulis Terlalu Santai
Contoh: Terima kasih atas umpan balik Anda, Joe! Will f / u besok.
Saya cukup beruntung bisa bekerja di lingkungan yang lumayan santai - di mana kita bisa (dan lakukan) memakai sandal jepit untuk bekerja dan mengirim email massal foto-foto yang diambil secara konyol dari wajah satu sama lain.
Tetapi kesantaian itu bukanlah norma untuk setiap kantor, yang berarti lebih baik formal daripada sembrono dalam penulisan profesional Anda. Sementara itu jelas berarti memotong singkatan dan bahasa gaul, itu juga berarti menulis dalam kalimat lengkap, menggunakan ejaan yang benar, dan menghindari nama panggilan. Mungkin ada saatnya Anda merasa cukup nyaman untuk berbicara lebih santai dengan penerima pesan Anda, tetapi dalam bisnis, selalu lebih baik memainkannya dengan aman (dan profesional) daripada menyesal.
2. Menggunakan Suara Pasif Bukan Aktif
Contoh: Dokumen terlampir diterima oleh tim.
Mari kita selesaikan dulu: Suara pasif - yaitu, ketika penerima suatu tindakan adalah subjek kalimat (dalam hal ini, dokumen) -tidak secara tata bahasa salah. Tetapi kalimat-kalimat yang diutarakan secara pasif seringkali tampak canggung atau tidak jelas. Suara aktif - ketika tindakan yang diambil adalah subjek kalimat - biasanya lebih langsung dan jelas. Ini juga terdengar lebih otoritatif, dan bisa menjadi cara yang lebih baik untuk menunjukkan kepemilikan atau tanggung jawab atas apa yang telah Anda lakukan. ("Saya menyelamatkan klien $ 5.000" memamerkan pencapaian Anda jauh lebih baik daripada "$ 5.000 diselamatkan.")
3. Poin Seru Penggunaan Berlebihan
Contoh: Hai Bob! Semoga Anda memiliki akhir pekan yang hebat! Saya ingin menindaklanjuti laporan Q1, dan berharap Anda mungkin dapat mengirim saya draft terbaru - jangan terburu-buru! :-)
Saya pasti mendapatkan alasan mengapa orang-orang senang berseru dalam tulisan profesional. Mungkin mudah untuk salah mengartikan nada atau emosi di balik email jika bukan karena tampilan temperamen yang sangat jelas, dan orang sering membumbui tulisan mereka dengan tanda seru sebagai upaya untuk menunjukkan bahwa mereka bersikap ramah. Tetapi kenyataannya adalah, ini sama sekali tidak profesional - dan lebih buruk lagi, itu bisa dianggap sebagai remaja. (Hal yang sama berlaku untuk emotikon - wajah yang tersenyum tidak akan pernah menyampaikan maksud Anda dengan cara yang terdengar cerdas.)
Ingatlah bahwa tanda seru dimaksudkan untuk menunjukkan penekanan, dan mereka cenderung kehilangan artinya ketika digunakan secara berlebihan. Gunakan dengan hemat, dan, jika ragu, tidak sama sekali.
4. Menulis Baris Subjek yang Tidak Jelas
Contoh: Subjek: Selasa; Badan: Saya membutuhkan laporan Q1 yang dikirim pada hari Selasa depan.
Subjek email Anda harus ringkasan cepat dari apa yang ada di tubuh. Ini adalah konsep yang sangat sederhana yang, secara mengejutkan, masih belum dipahami oleh sebagian besar dunia kerja. Tetapi, ketika sebagian besar dari kita menerima lebih dari 200 email sehari dan sering perlu memindai melalui kotak masuk yang penuh sesak untuk topik yang kita cari, itu bisa menjadi kesalahan penulisan bisnis yang menyebalkan untuk membuat garis subjek Anda kabur.
Dengan semua komunikasi profesional, tujuan Anda adalah memberikan kejelasan secepat mungkin - dan dalam email, yang dimulai dengan baris subjek Anda. Dalam contoh di atas, "Laporan Q1: Karena Selasa Selanjutnya" akan jauh lebih jelas daripada sekadar, "Selasa."
5. Mendapatkan Jargon-Happy
Contoh: Bisakah Anda menarik nomor FS dan mengeceknya sejajar dengan jumlah STH kami?
Meskipun Anda mungkin berpikir bahwa menggunakan kata kunci industri atau perusahaan membuat Anda terdengar profesional dan tidak tahu apa-apa, itu mengalahkan tujuan Anda jika tidak ada yang bisa mengerti apa yang Anda katakan. Ingat, bahkan jika Anda berpikir penerima langsung Anda akan tahu apa yang Anda bicarakan, pesan Anda dapat disampaikan kepada orang lain, baik di dalam maupun di luar organisasi Anda.
Email atau pemberitahuan terbaik adalah yang membuat poin Anda (atau permintaan atau balasan Anda) mudah terlihat, dan jargon yang tidak perlu mengaburkan tujuan itu.
Ya, kita semua melanggar aturan ini dari waktu ke waktu (hei, saya telah mengirim banyak wajah tersenyum melalui email antar kantor di hari saya). Dan dalam surel cepat di kantor santai kepada rekan kerja dekat, sesekali? Baik. Tetapi, secara umum, taruhan terbaik Anda adalah bermain aman, tetap profesional, dan meninjau pekerjaan Anda untuk menjaga kesalahan umum ini dari komunikasi tertulis Anda.
Ingin terus meningkatkan tulisan Anda? Begini cara Anda bisa menjadi penulis yang lebih baik dalam 10 menit.
