Saya tidak tahu tentang Anda, tetapi kadang-kadang saya bangun dan merasa seperti saya menghabiskan hari saya berusaha untuk tidak tenggelam dalam kotak masuk saya. Jelas, ini bukan masalah yang hanya saya hadapi; hampir setiap profesional yang saya kenal bergumul untuk menyampaikan pesannya.
Namun, ada beberapa kabar baik: Pasti ada cara untuk membuat kotak masuk Anda lebih mudah dikelola - dan untuk menemukan beberapa, saya langsung mendatangi para pakar. Berikut adalah kebiasaan yang digunakan oleh lima orang tersibuk di dunia untuk menaklukkan email mereka. Lihat mana yang dapat Anda mulai gunakan untuk meningkatkan strategi Anda.
1. Mereka Menanggapi dengan Cepat
Eric Schmidt, ketua eksekutif Google, memiliki beberapa saran yang tampaknya berlawanan dengan intuisi: Tanggapi email dengan cepat di inbox Anda. Dia menjelaskan alasannya untuk melakukan hal itu di VentureBeat :
Ada orang yang dapat diandalkan untuk segera menanggapi email, dan mereka yang tidak bisa. Berusaha keras untuk menjadi yang pertama. Sebagian besar yang terbaik - dan tersibuk - orang yang kita kenal bertindak cepat pada email mereka, tidak hanya untuk kita atau beberapa pengirim terpilih, tetapi juga untuk semua orang.
Meskipun Anda tidak perlu merespons setiap email dalam waktu tiga menit setelah email itu muncul di kotak masuk Anda, catat berapa lama waktu yang Anda perlukan. Jika menurut Anda suatu pesan hanya akan membutuhkan balasan 30 detik atau dua kata, jawab saja saat Anda membacanya. Jika itu membutuhkan respons yang lebih lama, kirim kembali email cepat untuk memberi tahu orang tersebut bahwa Anda telah melihatnya dan kapan Anda akan merespons. Anda akan segera mendapatkan kredit jalanan untuk rasa hormat dan perhatian Anda.
2. Mereka Membuat Email Menyenangkan
Mantan eksekutif Facebook dan pendiri perusahaan media Randi Zuckerberg memiliki beberapa saran email yang akan membuat Anda ingin keluar keripik dan guacamole: Memiliki pesta kliring inbox dengan beberapa kolega atau teman Anda.
Keluarkan anggurnya, buat daftar lagu yang bagus, curahkan tentang bagaimana kamu benci tenggelam dalam email - dan kemudian fokuskan beberapa jam ke depan untuk membersihkan sebanyak mungkin pesan, sambil berbagi pesan lucu yang kamu temukan, atau pro-tip yang kamu temukan sepanjang jalan.
Melewati kotak masuk Anda tidak harus dilakukan sendiri di kantor sendiri; itu sebenarnya bisa menjadi pengalaman kolektif aneh yang berpotensi menyatukan Anda dan kolega Anda (karena siapa yang tidak suka membenci melalui email?).
Oh, dan jelas lewati alkohol jika Anda benar-benar berencana untuk membalas pesan dan tidak hanya membuangnya di tempat sampah. Atau, ikuti saran Jen Dziura dan tulis beberapa email Anda yang lebih sulit sambil mabuk - tetapi simpanlah itu sebagai konsep dan bacalah di hari berikutnya sebelum Anda benar-benar menekan "kirim."
3. Mereka Menjadwalkan Waktu "Tidak Ada Email"
Ambil satu halaman dari buku pedoman salah satu pemimpin dunia bebas, Barack Obama: Waktu pribadi Anda adalah suci, jadi jangan habiskan selamanya untuk mencari kotak masuk nol. Seperti yang dilaporkan oleh 99U:
Presiden memiliki tiga momen dalam jadwalnya yang tak perlu dipertanyakan lagi: latihan pagi hari, makan malam bersama putri-putrinya, dan malam hari setelah keluarganya tertidur.
Meskipun tampaknya mudah untuk memeras hanya dalam satu email lagi selama jam-jam libur, biasakan untuk mengatakan tidak. Akan selalu ada email untuk dijawab dan orang-orang yang mengklaim pesan mereka mendesak atau penting. Menggambar garis itu berarti bahwa Anda akan lebih produktif ketika Anda benar-benar harus turun ke bisnis.
4. Mereka Menggunakannya untuk Mengorganisir
Meskipun saya tidak akan merekomendasikan menggunakan kotak masuk Anda sebagai to-do list Anda, pendiri LearnVest Alexa von Tobel memang memiliki pengecualian terhadap aturan ini yang ia bagikan dengan Lifehacker:
Saya juga terbiasa mengirim email sendiri, karena saya tinggal di kotak masuk. Pada hari Minggu malam saya duduk dan membuat daftar semua hal yang perlu terjadi minggu depan. Saya mengirim email kepada diri saya sendiri sehingga saya bisa tidur lebih mudah (to-dos itu keluar dari kepala saya), dan saya dapat yakin mengetahui bahwa daftar akan menunggu saya di pagi hari.
Dengan membuat daftar pekerjaan saat Anda masih memiliki segalanya di pikiran Anda (alih-alih di pagi hari ketika Anda mengantuk atau pusing), Anda membebaskan bagian lain dari hari Anda untuk dihabiskan pada proyek-proyek aktual alih-alih merencanakan apa yang Anda ' akan saya lakukan.
5. Mereka Mendapatkan Head Start di pagi hari
Banyak orang yang sibuk, seperti CEO AOL Tim Armstrong dan CEO Virgin Money Jayne-Anne Gadhia, memulai hari-hari mereka melewati kotak masuk mereka. Gadhia punya alasan bagus untuk melakukannya:
Hal pertama yang saya lakukan adalah melihat email-email saya dan menjawab pertanyaan yang beredar. Saya tidak tahan jika tidak dilakukan!
Tentunya Anda masih harus menghabiskan waktu sepanjang hari untuk mendapatkan email, tetapi memiliki permulaan dapat membuat segalanya lebih mudah, serta membuat Anda sadar akan hal-hal apa yang perlu Anda lakukan segera setelah Anda masuk ke kantor.
Ada alasan mengapa banyak dari orang-orang super sibuk ini begitu sukses, dan mendapatkan tip produktivitas email kecil di sana-sini tidak pernah sakit!
