Ketika datang ke pelatihan kerja, hampir setiap percakapan saya dengan klien melibatkan topik komunikasi. Motif dapat sangat bervariasi: Beberapa orang ingin lebih tegas, yang lain membutuhkan bantuan dengan manajemen konflik, dan yang lain merasa sulit untuk berbicara dalam pikiran mereka dalam pengaturan kelompok.
Ketika saya merenungkan semua percakapan yang saya miliki, saya menyadari bahwa sebagian besar waktu, kita tidak berbicara tentang ide-ide kompleks. Ini benar-benar dasar tentang komunikasi di tempat kerja yang tampaknya membuat banyak orang tersandung.
Jadi, karena kita semua bisa menggunakan pengingat yang baik, berikut adalah lima hal teratas yang saya bantu untuk klien saya dalam hal komunikasi. Identifikasi yang perlu Anda kerjakan, dan mulailah memindahkannya ke keterampilan percakapan Anda yang ditetapkan hari ini.
1. Berhenti Mengatakan "Tapi" dan Mulai Mengatakan "Dan"
Apakah Anda pernah mendapati diri Anda mengatakan hal-hal seperti, "Saya suka gagasan itu, tetapi kita perlu melakukannya secara berbeda?"
Segera setelah Anda mengucapkan kata "tetapi, " orang lain itu langsung melupakan bagian tentang Anda menyukai ide itu. Karena Anda benar-benar membatalkannya dengan "tetapi" dan segala sesuatu yang datang setelahnya.
Alih-alih, gunakan "dan:" "Saya suka ide itu, dan saya pikir pendekatan yang sedikit berbeda akan paling efektif."
Dengar bedanya?
Dalam bukunya Bossypants , Tina Fey menguraikan aturan improvisasi. Salah satu aturan itu adalah untuk selalu mengatakan "ya, dan …." Ini menunjukkan rasa hormat terhadap apa yang dikatakan pasangan Anda (bahkan jika Anda tidak setuju), membantu Anda tetap berpikiran terbuka tentang tindakan itu, dan mengundang Anda untuk berkontribusi ke percakapan dengan membangun ide orang lain atau menambahkan ide Anda sendiri. Hal yang sama berlaku untuk berkomunikasi di tempat kerja.
2. Tetap Dengan Fakta
Seringkali, saya akan mendengar seseorang membuat pernyataan yang kemungkinan besar tidak berakar pada fakta - seperti, "Dia keluar untuk menjemput saya, " "Bos saya membenci saya, " atau "Saya tahu dia menyesal telah mempekerjakan saya."
Saya selalu menjawab dengan beberapa pertanyaan: “Apakah itu fakta? Apakah dia memberitahumu itu, atau kamu menarik kesimpulan berdasarkan pengamatan? ”
Berkomunikasi secara efektif sudah cukup sulit; jangan tambahkan dengan mengarang cerita yang tidak berdasarkan kenyataan. Komunikator yang baik tetap berakar pada fakta.
Ingatlah bahwa fakta dari masalah apa pun bisa sangat berbeda dari persepsi Anda tentang hal itu. Mungkin cara Anda melihat situasi berkaitan dengan gaya kerja Anda yang unik, atau hanya karena atasan Anda benar-benar stres dan menghilangkannya pada Anda. Apa pun yang terjadi, kecuali Anda memiliki faktanya, yang terbaik adalah menahan diri dari komentar berwarna dan fokus untuk sampai ke akar masalah.
3. Hindari "Membela Posisi"
Ketika orang-orang mengutip masalah komunikasi di tempat kerja, itu sering kurang tentang komunikasi dan lebih banyak tentang mempertahankan posisi mereka.
Misalnya, katakanlah dua rekan kerja, Megan dan Jason, sedang mendiskusikan sebuah proyek. Megan berkata, “Proyek ini membuat tim kewalahan; kami membutuhkan lebih banyak bantuan. "Jason berkata, " Kami akan bisa mengatasinya. Setiap orang hanya perlu meluangkan waktu ekstra. "
Alih-alih melakukan dialog yang bermakna tentang apa yang mendefinisikan masing-masing pengamatan mereka, Megan menjadi frustrasi karena Jason "tidak mendengarkannya." Dan Jason berpikir Megan terdengar seperti rekaman rusak, terjadi tentang betapa kewalahannya dia.
Itu bukan komunikasi. Itu posisi yang membela.
Di lain pihak, komunikator yang hebat mengajukan pertanyaan dan berusaha memahami semua sisi masalah - alih-alih terus-menerus mengulangi sisi cerita mereka.
Sebagai contoh, Jason mungkin berkata, "Bagian mana dari proyek ini yang luar biasa bagi Anda?" Atau, "Ceritakan lebih banyak tentang apa yang Anda lihat sebagai hambatan."
Dan Megan mungkin berkata, “Sepertinya kita memiliki pandangan yang sangat berbeda tentang proyek. Saya bertanya-tanya apakah jam tambahan benar-benar akan menyelesaikan masalah yang saya lihat, "atau" Haruskah kita meninjau ruang lingkup proyek dan memastikan jam tambahan itu realistis untuk sumber daya yang kita miliki? "
Apakah Anda melihat bagaimana mengeksplorasi ide-ide orang lain dapat membantu Anda mengatasi rasa frustrasi Anda dan membawa Anda ke tempat yang lebih tinggi?
Dalam buku besar 7 Kebiasaan Orang yang Sangat Efektif , Stephen Covey menganut, "Carilah dulu untuk dipahami, kemudian untuk dipahami." Kita semua harus mau memahami yang lain sama seperti kita ingin sudut pandang kita sendiri dipahami. .
4. Gunakan Diam senyaman Strategis Saat Anda Menggunakan Kata-kata
Banyak percakapan menjadi tidak produktif karena para peserta terlalu sibuk mengkhawatirkan apa yang harus dikatakan selanjutnya untuk benar-benar mendengarkan satu sama lain. Untuk mengatasinya, berusahalah memanfaatkan momen hening.
Meskipun Anda mungkin berpikir bahwa diam itu negatif atau tidak nyaman, itu melayani percakapan dengan memberikan waktu bagi pendengar untuk memproses apa yang dikatakan dan memberi waktu kepada pembicara untuk mengatur pikiran mereka sebelum merespons - tanpa merasa tergesa-gesa.
Jadi, lain kali Anda berdialog dan itu perlu perhatian penuh Anda, temukan kesempatan untuk berlatih diam. Luangkan beberapa saat ekstra untuk menyerap apa yang dikatakan dan dengan sengaja memikirkan tanggapan Anda sebelum Anda berbicara. Belajarlah untuk menghargai dan memanfaatkan saat-saat hening itu alih-alih takut akan mereka - sebagai cara untuk membangun dialog yang lebih baik.
5. Terlibat secara aktif dengan Pandangan Lain
Ketika seorang mahasiswa AS baru-baru ini kembali dari magang dengan jaringan hotel besar di Inggris, saya bertanya kepadanya apa bagian yang paling menantang.
Dia menjawab bahwa dia terkejut dengan keragaman yang luar biasa di tempat kerja di Inggris. Setiap orang tampaknya berasal dari negara yang berbeda dan berbicara dengan dialek yang berbeda.
Tantangan terbesar, katanya, adalah berkomunikasi dengan rekan kerjanya sedemikian rupa sehingga mereka bisa benar-benar memahaminya. Untuk melakukan itu, ia harus mengetahui dari mana mereka berasal, seberapa baik mereka berbicara bahasa Inggris, dan pekerjaan yang ditugaskan kepada mereka. Dan biasanya, itu berbeda untuk setiap orang.
Betapa merupakan contoh bagus dari komunikasi kinerja tinggi!
Agar orang benar-benar mendengar Anda - dan Anda mendengarnya - Anda perlu memahami bahwa setiap orang membawa filter, kepercayaan, asumsi, pengalaman, dan pengaruh budaya yang membentuk sudut pandang mereka. Bagian yang paling sulit? Anda tidak dapat melihat hal-hal ini secara fisik.
Singkatnya, hanya karena Anda mengatakan sesuatu, itu tidak berarti bahwa orang lain mendengarkan Anda. Komunikator hebat membutuhkan waktu untuk memahami dari mana orang lain berasal, apakah itu dipengaruhi oleh faktor budaya, profesional, atau pribadi. Setelah Anda memahami perbedaan itu, Anda dapat berkomunikasi dengan cara yang meningkatkan kemampuan Anda untuk didengar.
Komunikator yang hebat mungkin dilahirkan - tetapi (er, dan) mereka juga dibuat. Coba gunakan setidaknya salah satu dari strategi ini minggu ini, dan lihat bagaimana Anda dapat meningkatkan efektivitas komunikasi Anda. Kolega Anda akan memperhatikan, dan Anda akan menemukan kepercayaan baru dan tingkat kepuasan dalam pekerjaan Anda.
