Bukan rahasia lagi bahwa hampir setiap profesional dalam pencarian untuk menemukan peretasan produktivitas terbaik di luar sana. Baik itu kiat untuk menjawab email lebih cepat atau solusi untuk menggunakan jadwal Anda secara lebih efisien, orang memiliki segala macam ide tentang cara mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk melakukan apa saja.
Namun, terlepas dari semua saran di luar sana, apakah Anda pernah mencoba beberapa peretasan produktivitas ajaib ini dan menemukan bahwa mereka tidak membantu Anda sedikit pun? Jika demikian, inilah kebenaran yang sulit: Anda mungkin telah melakukan kesalahan.
Tidak yakin apa yang bisa Anda tingkatkan? Berikut adalah lima cara Anda mengacaukan peretasan produktivitas yang umum - dan cara memperbaiki kesalahan Anda.
1. Membuat Daftar Agenda yang Terlalu Panjang
Kata-kata tidak dapat menggambarkan berapa kali orang mengatakan kepada saya bahwa daftar hal yang harus dilakukan tidak berfungsi untuk mereka. Ketika saya bertanya secara spesifik apa yang tidak mereka sukai tentang manajer tugas atau daftar, respons yang biasa adalah sesuatu seperti, "Saya tidak pernah merasa seperti menyelesaikan semua yang ada dalam daftar."
Jika ini terjadi pada Anda, percayalah ketika saya mengatakan ada perbaikan yang mudah.
Coba ini
Meskipun ada banyak teori yang berbeda tentang panjang dan intensitas kata-kata daftar tugas harian dan mingguan, lebih baik memiliki dua atau tiga tugas besar dan beberapa tugas yang lebih kecil untuk dilakukan daripada daftar 20 hal yang perlu Anda selesaikan saat matahari terbenam.
Jika Anda baru membuat daftar tugas, mulailah dari yang kecil (hanya empat atau lima item tindakan per hari) dan gunakan alat atau aplikasi sederhana untuk menuliskan tugas Anda (seperti aplikasi pengingat MacBook atau hanya daftar kertas tradisional). Untuk yang lainnya, saya ingin menyimpan tab terpisah di aplikasi pengingat MacBook saya untuk tugas-tugas yang perlu dilakukan di kemudian hari (tepat disebut "Kemudian-Lakukan"), sehingga saya hanya fokus pada apa yang paling penting pada setiap diberikan hari atau minggu. Saya sangat merekomendasikan melakukan sesuatu yang serupa, terlepas dari apakah Anda memiliki daftar kertas atau yang digital.
2. Mendapatkan Jadwal Tidur "Normal"
Para ahli terus-menerus berbicara tentang pentingnya tidur dan tidur lebih awal, tetapi banyak orang yang mencobanya justru menemukan bahwa mereka lebih lelah daripada lebih segar. Bagaimana Anda mendapatkan jam tidur yang Anda butuhkan sambil tetap memastikan itu berarti tidur?
Coba ini
Tentu saja, pepatah lama “awal tidur, bangun pagi” bekerja untuk sebagian orang, tetapi tentu saja tidak terasa seperti itu untuk semua orang. Jadi, alih-alih menyesuaikan diri dengan gagasan lama tentang jam tidur "normal", temukan sistem terbaik yang cocok untuk Anda dan jadwal Anda. Misalnya, jika Anda merasa paling produktif selama jam-jam dini hari, tidur siang lebih awal di malam hari, bangun, lalu tidur siang lagi di beberapa titik di siang hari untuk menutupi tidur yang tidak Anda dapatkan .
Tidak yakin bagaimana menemukan waktu tidur ideal dan jumlah tidur Anda? Ada beberapa saran gila di luar sana (beberapa melibatkan mengunci diri di kabin terpencil tanpa listrik untuk mendapatkan siklus alami), tetapi sedikit perencanaan dan beberapa matematika dapat melakukan trik. Michael Breus, seorang ahli insomnia, merekomendasikan untuk pergi ke tempat tidur tujuh setengah jam sebelum waktu bangun Anda dan menyesuaikan jadwal tidur Anda dengan 15 menit tergantung pada bagaimana perasaan Anda.
3. Mengalihkan perhatian Saat Menjawab Email
Salah satu gangguan terbesar bagi para profesional adalah aliran terus-menerus dari emailsprodu yang masuk, dan banyak yang sudah mulai menggunakan trik waktu penjadwalan khusus untuk menjawab pesan alih-alih hanya membalas ketika mereka datang sepanjang hari.
Namun, meskipun menggunakan taktik ini, masih bisa terasa seperti Anda tidak mendapatkan banyak hal selama slot "jawab email" Anda. Apa yang menyebabkannya?
Coba ini
Apa salah satu pembunuh produktivitas terbesar, terutama di bidang menjawab email? Gangguan lainnya. Karena bekerja melalui kotak masuk Anda biasanya merupakan tugas yang membosankan, mudah untuk memeriksa ponsel Anda atau berbicara dengan rekan kerja saat melakukannya. Namun, gangguan-gangguan kecil yang tampaknya tidak berbahaya ini sebenarnya membuat Anda harus membayar biaya untuk menyelesaikan pekerjaan Anda.
Alih-alih, cari tempat yang sunyi untuk memeriksa email Anda selama waktu yang ditentukan, dan matikan pemberitahuan push dan peringatan Anda (dan bahkan telepon Anda, jika mungkin) saat Anda menggunakannya.
4. Terlalu Terorganisasi
Anda memutuskan suatu hari nanti bahwa Anda membutuhkan ruang kerja yang bebas dari kekacauan, sehingga Anda memasukkan barang-barang ke dalam laci, mengarsip ulang semua kertas di depan Anda, dan membuang setengah dari barang-barang yang ada di meja Anda.
Namun, Anda kemudian menyadari beberapa hari kemudian bahwa Anda sekarang tidak tahu di mana ada sesuatu dan Anda mungkin telah membuang beberapa dokumen penting di tengah-tengah tendangan pembersih Anda.
Coba ini
Beralih dari nol menjadi 60 dalam dua detik dapat membuat Anda merasa bingung, terutama dalam bidang organisasi. Jadi, alih-alih membersihkan seluruh kehidupan profesional Anda hanya dalam hitungan jam, bekerjalah dalam potongan-potongan dan luangkan waktu Anda selama beberapa hari atau minggu untuk mengatur diri Anda.
Sebagai contoh, mulailah dengan tumpukan raksasa berbagai dokumen yang telah ada di meja Anda sejak Anda memulai pekerjaan Anda saat ini. Luangkan waktu untuk mengetahui dengan cermat bagaimana Anda ingin menyimpan semua dokumen ini (Lemari arsip? Penyelenggara meja?) Sebelum Anda mulai membersihkan dan membuang barang-barang.
Selain itu, jangan membuang apa pun yang Anda masukkan ke dalam tumpukan "lemparan" selama beberapa hari setelah Anda membersihkan hanya untuk memastikan bahwa Anda memiliki semua yang Anda butuhkan.
5. Mengunduh Terlalu Banyak Aplikasi
Sangat lucu bagaimana, kadang-kadang, semakin banyak aplikasi produktivitas yang Anda tambahkan ke ponsel atau komputer Anda, semakin tidak produktif Anda. Ini adalah salah satu peretasan produktivitas paling sederhana untuk melakukan kesalahan, tetapi juga sangat mudah untuk memperbaikinya.
Coba ini
Perlakukan aplikasi produktivitas Anda untuk Anda, pertimbangkan pro dan kontra dari aplikasi itu, dan siap untuk fokus pada peningkatan penggunaan aplikasi itu dari waktu ke waktu.
Misalnya, berpura-puralah Anda berada di pasar untuk aplikasi pengorganisasian dokumen yang hebat. Luangkan waktu mencari aplikasi yang direkomendasikan orang (dan jangan rekomendasikan), teliti spesifikasi tertentu dari aplikasi tersebut, dan ketika Anda akhirnya mengunduh, jadwalkan waktu untuk tentang cara memaksimalkan aplikasi yang satu ini.
Dalam pengalaman saya, menginvestasikan lebih banyak waktu dan energi ke dalam cara menggunakan satu aplikasi pada suatu waktu telah menyebabkan saya tidak hanya memiliki sepasukan aplikasi yang benar-benar saya sukai dan gunakan sepenuhnya, tetapi juga mengetahui cara memanfaatkan semua fitur di setiap satu aplikasi salah satu aplikasi saya.
Secara keseluruhan, kesalahan terbesar yang dilakukan orang terhadap peretasan produktivitas adalah tidak disengaja ketika memikirkan cara menggunakannya. Ada asumsi bahwa karena Anda mencoba sesuatu yang baru, itu akan memiliki dampak maksimal tanpa harus berusaha terlalu keras, dan itu jarang terjadi.
Ingat, peretasan produktivitas bisa membantu, tetapi itu bukan jin ajaib.
