Mari menjadi nyata. Fakta bahwa Gmail memungkinkan Anda untuk membagi kotak masuk menjadi lima sub-folder hanya dapat berarti satu hal: Sebagian besar email yang kami terima adalah omong kosong total. Dan ketika Anda mengirim catatan kepada seorang kolega, atasan Anda, atau manajer perekrutan, itu kemungkinan mendarat di suatu tempat antara sesuatu yang kritis dan spam Viagra atau GIF BuzzFeed.
Jadi, bagaimana Anda memastikan pesan Anda diperhatikan dan - lebih penting lagi - baca? Tempatkan diri Anda pada posisi penerima Anda, dan pastikan setiap email yang Anda tulis menjawab lima pertanyaan ini.
1. Mengapa Saya Harus Membuka Ini?
Baris subjek Anda adalah ID penelepon email Anda - itu akan menentukan apakah akan dijawab atau diabaikan. Buatlah spesifik dan langsung sehingga penerima Anda tahu persis apa yang diharapkan dari pesan tersebut. Jika Anda membutuhkan rekan kerja Anda untuk memberikan umpan balik pada hari Selasa, jangan mengubur catatan di baris terakhir. Beri judul email Anda "Balas pada hari Selasa: catatan dari rapat hari ini" alih-alih "Hai" (yang setara dengan mendengar "kami perlu bicara").
Jika Anda melamar pekerjaan, gunakan kata-kata kunci seperti nama posisi atau pengalaman Anda untuk menonjol. Menulis “Manajer Komunitas dengan Pengalaman 4 Tahun” adalah cara yang singkat dan manis untuk menawarkan kredensial Anda di muka.
2. Siapa Anda?
Jika Anda menulis kepada seseorang untuk pertama kalinya - misalnya, seorang manajer perekrutan atau seseorang yang Anda dengar berbicara di suatu acara tetapi tidak bertemu - Anda akan ingin menjalin hubungan secepat mungkin. Misalnya, sebelum saya menulis email dingin ke sebuah perusahaan tentang posisi freelance terbuka, saya mengetahui bahwa pendiri dan saya sama-sama kuliah di perguruan tinggi yang sama. Saya memasukkan "Yale tawas" pada subjek saya dan kalimat pertama dari email saya; Saya mendapat jawaban dan menjadwalkan wawancara dalam waktu 48 jam.
Gunakan landasan bersama apa pun yang dapat Anda temukan - sekolah, teman atau minat bersama, asosiasi profesional - untuk memberi tahu penerima bahwa Anda layak terhubung. Atau jika Anda bekerja di perusahaan besar dan Anda menghubungi seorang eksekutif yang pernah Anda temui sebelumnya, pengingat cepat kapan dan di mana Anda terakhir terhubung akan membantu menyatukan ingatannya.
3. Apa yang Anda Butuhkan?
Inilah sebabnya mengapa Anda menulis di tempat pertama! Sekarang saatnya untuk penjelasan besar, kan? Belum. Bertujuan untuk menjadi jelas dan meyakinkan dalam satu atau dua kalimat. Di tempat kerja, anggap email Anda hanya kontak awal singkat yang dapat mengatur percakapan langsung melalui telepon atau secara langsung jika diperlukan penjelasan lebih lanjut.
Ini khususnya berlaku untuk email dingin ketika penerima tidak mengantisipasi pesan Anda. Jika Anda menulis untuk meminta pertemuan kopi, lebih spesifik tetapi tinggalkan ruang untuk intrik. Misalnya, tulis "Saya ingin membagikan apa yang telah saya pelajari tentang pemasaran konten serta belajar bagaimana saya dapat berkontribusi pada proyek Anda saat ini." Ingat: Orang yang sibuk tidak ingin otaknya "dipilih, " yang mereka inginkan untuk menjadi lebih pintar dengan bertukar ide.
4. Apa untungnya bagi saya?
Pikirkan email Anda sebagai transaksi: Apa yang Anda inginkan dari penerima Anda harus menguntungkannya sama seperti menguntungkan Anda. Di tempat kerja, kita semua meminta persetujuan dari kolega, manajer, dan pelanggan kami. Bagaimana apa yang Anda minta dapat membantu penerima Anda melakukan ini? Jelaskan secara eksplisit dengan frasa seperti, "Saya bisa menjadi aset bagi tim Anda, " "ini dapat membantu menyajikan ide-ide Anda lebih jelas, " atau bahkan "umpan balik pelanggan menunjukkan bahwa mereka mencari solusi seperti ini."
5. Apakah Anda Menghargai Itu?
Dengan begitu banyak email pribadi yang tiba di kotak masuk kami setiap hari, buat email Anda menonjol dengan menunjukkan sedikit kemanusiaan. Apakah Anda sedang berbicara dengan kolega atau kontak dingin, Anda meminta waktu orang itu untuk menindaklanjuti email Anda. Tunjukkan bahwa Anda menghargai upaya dengan menandatangani dengan "terima kasih" atau "dengan tulus" (serius, "terbaik" terlalu membingungkan). Etiket kecil akan sangat membantu untuk mendapatkan respons yang Anda inginkan.
Simpan pertanyaan-pertanyaan ini di Post-it note dan periksa pesan Anda sebelum menjawab. Anda tidak hanya akan menguasai kerajinan email, Anda akan menjadi komunikator yang sangat baik dalam pengaturan profesional apa pun.
