Sebagian besar dari kita, pada satu titik atau lain, mengalami saat, hari, atau bahkan periode waktu yang lama ketika kita merasa seperti kita benar-benar mengerikan dalam berkomunikasi. Mungkin seseorang tidak memahami niat Anda. Atau percakapan tidak sesuai keinginan Anda. Atau hasil yang Anda minta tidak masuk seperti yang diharapkan.
Anda dapat mencoba dan mengarahkan jari pada sesuatu yang lain, tetapi jika Anda telah melihat pola kegagalan komunikasi yang konsisten dengan orang yang berbeda, kemungkinan itu adalah sesuatu yang Anda lakukan. (Dan bahkan jika Anda cukup pandai mengekspresikan diri, Anda selalu bisa berdiri untuk menjadi sedikit lebih baik.)
Berikut adalah lima kesalahan umum dan semua cara Anda dapat mulai memperbaikinya hari ini:
1. Anda Tidak Membayar Perhatian
Anda tahu apa yang ingin Anda sampaikan - dan sejujurnya, itu hanya setengah dari percakapan yang benar-benar Anda fokuskan. Akibatnya, Anda hanya mendengar apa yang dikatakan orang-orang di sekitar Anda dan Anda tidak terlibat secara efektif dalam percakapan.
Solusinya
Memperhatikan orang lain dan benar - benar mendengarkan apa yang mereka katakan sangat penting untuk mencapai saling pengertian dan alur percakapan. Sekarang, ada banyak saran tentang bagaimana terlihat bertunangan, seperti sering melakukan kontak mata atau mengangguk setuju. Tetapi tip favorit saya adalah untuk tidak terlalu khawatir dengan kelihatannya tertarik, dan benar-benar mendengarkan. Seperti yang dikatakan Celeste Headlee dalam pembicaraan TED baru-baru ini, “Tidak ada alasan untuk belajar bagaimana menunjukkan Anda memperhatikan jika Anda sebenarnya memperhatikan. ”
Jadi, minimalkan gangguan dan simpan telepon Anda. Uji diri Anda dengan mencoba menyatakan kembali poin orang lain dengan frasa seperti "Jika saya mengerti apa yang Anda katakan …"
2. Anda Tidak Menyinggung Masalah
Entah Anda terus-menerus membicarakan sesuatu yang tidak relevan, atau sebaliknya Anda membagikan detail yang tidak perlu. Akibatnya, makna Anda miring dan orang lain kehilangan minat.
Solusinya
Cobalah untuk berkomunikasi sesingkat dan seringkas mungkin. Ini efektif karena sejumlah alasan. Pertama, itu memaksa Anda untuk memahami apa yang sebenarnya ingin Anda sampaikan: Jika Anda tidak membiarkan diri Anda ruang untuk bertele-tele atau membelok ke luar topik, Anda akan tetap berpegang pada informasi yang paling penting. Kedua, mengurangi kemungkinan miskomunikasi. Jika Anda hanya menulis dua kalimat, jauh lebih sulit untuk kehilangan makna Anda daripada jika Anda menulis enam paragraf. Ketiga, itu menunjukkan rasa hormat terhadap waktu orang lain. Akhirnya, ini mendorong timbal balik. Dengan menjadi lebih ringkas, Anda akan mendorong orang lain di organisasi atau grup Anda untuk menjadi sama ringkasnya. Jadi, apakah Anda sedang menulis email atau bersiap untuk berpidato, tanyakan pada diri Anda apakah Anda dapat memotong bulu tambahan.
Terkait : 5 Tips untuk Menulis Email Lebih Pendek yang Tidak Mendapat Kasar atau Tiba-tiba
3. Anda Jangan Mendorong Komunikasi Dua Arah
Jika Anda seorang bos yang hanya memberikan perintah, atau karyawan yang tidak pernah mengajukan pertanyaan, Anda menutup pintu pada dialog yang bermakna. Sebagian besar pekerjaan membutuhkan semacam pertukaran, dan Anda tidak ingin dilihat sebagai orang yang tidak dapat didekati.
Solusinya
Saya tidak menyarankan Anda menanggapi setiap email, atau Anda harus mengamanatkan dua pertanyaan yang diajukan untuk setiap tugas yang Anda tetapkan. Alih-alih, fokuslah untuk membuat orang merasa disambut untuk mengajukan pertanyaan atau memberikan lebih banyak informasi. Petunjuk: Salah satu cara untuk mendorong perilaku ini adalah dengan memodelkannya. Jika Anda mengambil langkah pertama, orang lain akan merasa lebih nyaman melakukan hal yang sama.
4. Anda Tidak Menggunakan Platform yang Tepat
Ada puluhan media berbeda untuk menyampaikan pesan, dan sebagian besar dari kita menggunakannya setiap hari, baik itu dalam percakapan dengan teman-teman kita, orang-orang terkasih, rekan kerja, atau kenalan. Dan kebanyakan orang memiliki preferensi ("Saya tidak mendapatkan Twitter!" "Saya tidak menelepon, saya hanya mengirim sms." "Saya tidak pernah memeriksa email pribadi saya.")
Solusinya
Alih-alih memilih favorit pribadi Anda, Anda harus selalu berusaha untuk memilih media yang paling tepat untuk situasi tersebut. Misalnya, Anda mungkin tidak perlu mengadakan rapat secara langsung untuk memberi tahu karyawan Anda tentang perubahan kebijakan baru ketika email sudah mencukupi. Anda dapat melewati pesan instan kolega Anda larut malam saat Anda tidak memerlukan respons hingga jam kerja. Sebelum Anda memilih email, panggilan telepon, pertemuan langsung, IM, tweet, atau teks, pertimbangkan apakah metode komunikasi Anda akan memengaruhi reaksi orang lain.
5. Anda Jangan Meminta Umpan Balik
Tidak ada seorangpun yang sempurna. Anda dapat mengikuti semua saran "praktik terbaik" yang dapat Anda temukan di internet, tetapi akan selalu ada area pribadi kecil untuk perbaikan.
Solusinya
Pergi keluar dari cara Anda untuk meminta umpan balik rekan-rekan dan atasan Anda (ini bisa formal atau informal yang Anda inginkan). Misalnya, Anda dapat meminta petunjuk selama ulasan kinerja tahunan, atau Anda dapat dengan santai melibatkan klien Anda dalam percakapan dan bertanya kepada mereka apakah ada yang dapat Anda lakukan untuk membuat kemitraan lebih kuat atau parameternya lebih jelas, atau Anda bahkan dapat meminta kolega Anda langsung bagaimana mereka lebih suka mendapatkan informasi. Anda tidak akan pernah sempurna, tetapi setiap langkah yang Anda ambil untuk menjadi lebih baik adalah langkah ke arah yang benar.
Ketika Anda mulai menerapkan strategi ini, jangan berkecil hati jika Anda tidak melihat perubahan haluan segera. Seperti keterampilan lainnya, komunikasi membutuhkan latihan untuk melihat peningkatan; dan bahkan ketika Anda meningkatkan, perubahan akan kecil dan halus untuk memulai. Setelah upaya yang konsisten dan terukur Anda akan menemukan diri Anda membuat kesan pertama yang lebih baik dan merasa seperti Anda bisa menyampaikan maksud Anda. Bukan hanya itu, tetapi orang-orang di sekitar Anda juga akan memperhatikan, dan itu akan membuat semua kerja keras Anda sepadan.
