Jika Anda bekerja di organisasi nirlaba, Anda mungkin telah menjadi bagian dari acara penggalangan dana, apakah itu sebuah gala yang berlebihan atau jam senang sederhana di bar di sudut. Banyak organisasi, terutama yang kecil, mengandalkan acara ini untuk mengumpulkan banyak uang dalam waktu singkat.
Tetapi ketika Anda ditarik ke komite perencanaan (atau bahkan harus merancang acara sepenuhnya pada Anda sendiri), itu tidak lagi hanya malam yang menyenangkan yang bisa Anda hadiri. Sekarang, Anda harus mengerjakan semua detail untuk menciptakan malam yang tak terlupakan - yang akan membuat peserta Anda tertarik untuk memberikan sedikit uang pada topi Anda.
Tentu saja, ukuran organisasi Anda dan tingkat donor Anda akan menentukan jenis acara terbaik untuk menjadi tuan rumah, dan itu pasti akan mempengaruhi cara Anda merencanakan. Tetapi tidak peduli ukuran atau skala penggalangan dana Anda, dalam pengalaman saya, saya telah menemukan ada beberapa elemen kunci yang membuat acara ini bekerja. Jika Anda memulai acara penggalangan dana pertama Anda, pastikan Anda memiliki lima kebutuhan ini.
1. Anggaran
Anda pernah mendengar ungkapan "dibutuhkan uang untuk menghasilkan uang" -dan itu 100% benar untuk acara-acara tertentu. Tentu, jika Anda cukup persuasif, Anda mungkin bisa mendapatkan beberapa hal penting yang disumbangkan ke acara Anda - seperti ruang acara, minuman keras, makanan, dan bahkan hiburan. Namun terlepas dari kemurahan hati itu, Anda masih akan membutuhkan sejumlah uang tunai untuk beberapa pengeluaran lainnya, seperti transportasi, makanan untuk staf dan sukarelawan, dan tips.
Untuk memastikan Anda dapat mengayunkannya, buat anggaran sebelum Anda mulai merencanakan detailnya. Dengan pemahaman yang baik tentang situasi keuangan Anda, Anda akan dapat dengan mudah mencari tahu apakah Anda memiliki dana untuk merencanakan makan malam dengan duduk - atau jika Anda harus puas dengan resepsi kasual khusus minuman. Kemudian, ketika Anda mulai menerima sumbangan dan membuat rencana yang solid, pantau anggaran Anda dengan cermat. Anda harus menyeimbangkan biaya tak terduga dengan sumbangan baru atau menyesuaikan rencana Anda sesuai kebutuhan.
2. Juara
Untuk memiliki acara yang sukses, orang perlu menyumbang dan muncul. Tetapi untuk mendapatkan cukup donor untuk hadir, Anda tidak bisa menjadi satu-satunya orang yang mempromosikan acara tersebut. Anda akan membutuhkan sekelompok orang lain yang bersedia memberikan pengumpulan dana kepada teman, rekan kerja, dan jaringan mereka - dan, tentu saja, untuk menginspirasi mereka untuk memberi.
Inilah yang disebut "komite tuan rumah" Anda, yang biasanya terdiri dari orang-orang yang sudah mendukung organisasi dengan uang atau waktu mereka. Selain mengenal organisasi Anda dengan baik, semua orang di komite harus memiliki lingkaran kontak yang luas yang akan mereka dorong untuk hadir.
Meskipun setiap organisasi menggunakan komite tuan rumah dengan cara yang sedikit berbeda, saya sudah paling sukses ketika saya secara langsung melibatkan kelompok dalam proses perencanaan. Tentu saja, tingkat keterlibatan mereka tergantung pada individu, jadi gunakan penilaian Anda: Beberapa orang lebih dari senang untuk mengambil cangkir di Costco atau mengumpulkan sponsor perusahaan besar, sementara yang lain lebih suka hanya nama mereka tercantum pada undangan dan membuat beberapa panggilan telepon ke teman-teman mereka.
3. Banyak Peluang untuk Memberi
Aturan pertama penggalangan dana adalah bertanya. Dan tentu saja, ketika Anda menjadi tuan rumah sebuah acara, semua orang tahu bahwa mereka akan diharapkan untuk membayar harga tiket. Tapi, Anda juga bisa memasukkan peluang lain untuk diberikan kepada peserta.
Jenis permintaan yang paling umum datang dalam bentuk undian atau lelang diam-diam (dan ya, Anda bisa melakukan keduanya). Sangat mudah untuk mendapatkan hadiah untuk jenis kegiatan ini dengan meminta bisnis lokal untuk berkontribusi; Anda hanya perlu memastikan bahwa hadiahnya cocok dengan audiens Anda. Dengan kata lain, paket hari spa akan sangat baik di acara makan siang bertema Hari Ibu - tidak begitu banyak di turnamen golf. Kadang-kadang ini bisa berarti menghindari hadiah sama sekali dan malah meminta donor menawar elemen program: $ 100 untuk batu bata di pusat komunitas baru Anda, misalnya, atau $ 1.000 untuk beasiswa.
Jika Anda tahu bahwa tamu Anda bukan tipe orang yang mau mengeluarkan lebih banyak uang, minta mereka untuk mendaftar menjadi sukarelawan untuk program dan inisiatif Anda yang akan datang. Ini akan melibatkan mereka dalam misi Anda dan membuat mereka lebih mungkin untuk memberi lagi di masa depan - dan memberi tahu teman-teman mereka tentang Anda.
4. Seluruh Pengalaman
Menyumbang ke acara dianggap oleh banyak orang sebagai pertukaran yang setara - mereka memberi Anda uang, dan Anda memberi mereka pengalaman. Maka tugas Anda adalah menjadikan acara itu pengalaman yang luar biasa sehingga, agar adil, mereka perlu menyumbang lebih banyak lagi.
Beberapa organisasi melakukan ini dengan tamu dan hiburan kelas atas. Tetapi, jika Anda tidak memiliki Beyonce atau Bill Clinton di speed dial Anda, Anda mungkin ingin mempertimbangkan tempat eksklusif, kegiatan yang tidak biasa (menari maraton, siapa pun?), Atau makan malam kelas atas. Lebih penting lagi, pikirkan cara untuk mencerminkan misi Anda dalam acara tersebut. Jika Anda adalah organisasi layanan langsung, Anda dapat mengundang klien untuk berbicara. Sekolah atau program seni dapat memajang karya siswa mereka. Dengan menawarkan tamu Anda pengalaman yang mencerminkan keunikan organisasi Anda, Anda menawarkan pengalaman yang tidak bisa ditiru. Dan itu benar-benar tak ternilai.
5. Tindak Lanjut
Yang mengejutkan, elemen terpenting dari penggalangan dana adalah tindak lanjut yang terjadi setelah acara. Jangan tergoda untuk berpuas diri Anda (atau merawat mabuk Anda); dapatkan di telepon, kirim email, dan perbarui situs web Anda. Anda akan ingin secara pribadi menjangkau setiap donor (atau donor potensial) yang Anda temui malam sebelumnya dan mengucapkan terima kasih atas dukungan mereka. Ini bisa menjadi kesempatan sempurna untuk mengatur sebanyak mungkin pertemuan tindak lanjut yang Anda bisa - langkah pertama untuk mengolahnya untuk sumbangan mereka berikutnya.
Dan jangan lupakan vendor dan sukarelawan Anda! Berterimakasihlah karena telah membantu Anda menjadikan malam ini sukses. Mereka mengerti bahwa Anda lelah, jadi email cepat baik-baik saja, tetapi bagi siapa pun yang benar-benar memberi di atas dan di luar, catatan tulisan tangan sangat berkelas. (Percayalah, mereka akan mengingat rasa terima kasih Anda ketika acara Anda berikutnya bergulir.)
Setiap acara membutuhkan banyak waktu dan upaya untuk menjadi sukses. Tetapi dengan mengikuti tips di atas, Anda akan dapat menyelenggarakan acara yang membuat dan menumbuhkan pengikut yang akan membawa lebih banyak orang - dan uang - ke organisasi Anda. Dan siapa yang tahu? Anda mungkin juga bersenang-senang!
