Pernah melihat rapat panjang di kalender Anda dan segera mulai memikirkan cara untuk menghindarinya? Apakah sudah terlambat pulang sakit? Mungkin saya bisa memalsukan keadaan darurat keluarga, atau membuat proyek menit terakhir yang tidak bisa menunggu.
Jika ini terdengar familier, Anda tidak sendirian. Rapat bisa sangat membosankan - dan lebih buruk lagi, menghisap waktu yang sangat besar yang menjauhkan Anda dari pekerjaan yang benar-benar perlu Anda lakukan.
Tetapi sementara jam-jam di ruang konferensi tidak dapat dihindari, mereka tidak harus membuang waktu Anda. Faktanya, dengan menggunakan beberapa strategi sederhana, Anda dapat membuat rapat bermanfaat bagi Anda, mengesankan atasan dan rekan kerja Anda, dan membangun hubungan dengan semua jenis orang di kantor Anda saat Anda berada di sana.
1. Bersiaplah
Seorang bos pernah mengatakan kepada saya bahwa Anda harus datang ke setiap pertemuan yang siap untuk menyumbangkan sesuatu - lagipula, Anda diundang karena suatu alasan. Jadi sebelum Anda pergi, pastikan Anda siap menjadi peserta aktif. Cari tahu apa yang sudah Anda ketahui tentang topik pertemuan, dan tentukan apakah ada sesuatu yang perlu Anda teliti dan pelajari sebelumnya. Catat beberapa pertanyaan yang Anda rencanakan untuk diajukan dalam rapat. Bahkan jika Anda sedang terburu-buru, pastikan Anda tahu apa yang akan dibahas dan apa yang akan Anda lakukan dengan informasi tersebut. Tidak ada yang lebih buruk daripada duduk dalam pertemuan panjang, hanya untuk menyadari kemudian bahwa Anda seharusnya membuat catatan rinci atau mengumpulkan informasi untuk suatu proyek.
2. Berusaha untuk Jaringan
Kelebihan pertemuan adalah mereka memberi Anda kesempatan untuk bergaul dengan orang-orang baru di perusahaan Anda. Saya memiliki pekerjaan di mana satu-satunya saat saya bertemu seseorang di luar departemen kecil saya adalah dalam sebuah pertemuan. Manfaatkan kesempatan ini dengan datang beberapa menit lebih awal sehingga Anda dapat melakukan obrolan ringan dengan orang-orang saat mereka tiba. Tanyakan kepada mereka tentang akhir pekan mereka atau hanya mengobrol tentang cuaca. Mulai dengan sedikit bersosialisasi akan menetapkan nada yang lebih positif dan mudah-mudahan membuat semua orang lebih bahagia untuk berada di sana. Selain itu, Anda dapat membuat teman baru atau bertemu seseorang yang dapat membantu memajukan karir Anda.
3. Jadikan Waktu Anda Bersinar
Jangan takut untuk berpartisipasi dalam rapat dan mengajukan pertanyaan. Meminta seseorang untuk mengklarifikasi poin atau menguraikan sesuatu yang Anda tidak terbiasa bisa sedikit menegangkan (terutama jika Anda salah satu orang termuda atau paling tidak berpengalaman dalam ruangan), tetapi itu juga dapat bekerja sesuai keinginan Anda . Rekan kerja Anda akan menyadari bahwa Anda menaruh perhatian dan berpikir kritis tentang topik yang dihadapi, dan bahwa Anda memiliki nyali untuk berbicara ketika Anda bingung atau memerlukan informasi lebih lanjut. Hei, mereka mungkin bahkan diam-diam berterima kasih padamu karena mengajukan pertanyaan yang juga mereka tanyakan.
4. Impress Dengan Keterampilan Mendengarkan Anda
Baru-baru ini saya memberikan presentasi di depan sekelompok 20 atau lebih anggota masyarakat. (Dan ya, seperti kebanyakan orang, saya berbicara di depan umum dengan saluran akar pada kesenangan saya.) Kebanyakan orang bermain dengan ponsel mereka, menghindari kontak mata, atau bahkan berbisik di antara mereka sendiri. Tetapi beberapa orang benar-benar tampak terlibat dalam presentasi saya - mereka melakukan kontak mata dengan saya, mengangguk dan tersenyum ketika saya berbicara, dan mengangkat tangan mereka ketika saya mengajukan pertanyaan. Singkatnya, mereka menjadi teman baru pembicara yang gugup ini.
Dengan mempraktikkan "keterampilan mendengarkan aktif" semacam ini, Anda tidak hanya mendapat manfaat dari memperhatikan apa yang dikatakan, Anda juga membangun hubungan dengan presenter. Jadi, duduklah di depan, hindari melirik ponsel Anda, dan mengangguk ketika pembicara menyampaikan pendapat yang Anda setujui. Profesionalisme Anda akan mengesankan rekan kerja Anda, dan pembicara dijamin akan memperhatikan dan menghargai dukungan Anda.
5. Manfaatkan Waktu Anda dengan Cerdas
Hal terburuk tentang rapat adalah bahwa mereka bisa terlihat seperti membuang-buang waktu, terutama jika percakapan mengalihkan topik atau memasukkan item yang tidak berkaitan dengan Anda. Jika ini terjadi, cobalah untuk tidak melamun atau tergelincir ke dalam koma pasca makan siang. Sebaliknya, lihat apakah Anda dapat menemukan cara untuk memaksimalkan waktu Anda. Jika Anda sudah membuat catatan, rekaplah apa yang telah Anda tulis dan cari tahu apa yang perlu segera dilakukan ketika Anda kembali ke meja Anda. Atau tulis daftar tugas Anda setelah pertemuan, atau daftar tujuan jangka pendek selama seminggu. Anda akan tetap waspada dan jauh lebih siap untuk kembali ke diskusi daripada jika Anda menghabiskan pertemuan, katakanlah, bermimpi tentang pernikahan Anda dengan Ryan Gosling.
Ya, di dunia kerja, pertemuan tidak bisa dihindari. Tetapi dengan dipersiapkan, membangun hubungan, dan menggunakan waktu Anda dengan bijak, jam-jam di ruang dewan itu bisa produktif bagi pekerjaan Anda - dan karier Anda.
