Panggilan konferensi audio membawa banyak manfaat untuk pertemuan bisnis dan sosial, tetapi mereka datang dengan masalah umum mereka sendiri. Kegagalan untuk mengatasinya dapat berarti perbedaan antara pertemuan yang profesional, efisien, efektif dan panggilan konferensi orang miskin yang hampir tidak dipahami yang tidak mencapai tujuannya. Berikut ini tujuh masalah umum dan cara memperbaikinya.
1. Kebisingan Latar Belakang
Ini adalah suara yang berasal dari peserta selain dari suara mereka, seperti kursi berderak, obrolan latar belakang, suara mesin, gemerisik kertas, dll. Anda mendapatkan suara-suara ini sebagian besar dengan peserta yang menggunakan VoIP (voice over internet protocol) karena telepon tradisional handset memiliki mikrofon yang berdedikasi dan jarak pendek, sedangkan VoIP bekerja dengan mikrofon perangkat yang lebih masuk akal. Contohnya adalah sistem array mikrofon di komputer laptop. Beberapa orang berpartisipasi dalam konferensi menggunakan perangkat mereka secara hands-free.
Satu-satunya cara untuk memperbaiki situasi ini adalah membuat para peserta sadar akan gangguan yang mereka sebabkan, yang paling baik dilakukan melalui komunikasi sebelum panggilan konferensi. Misalnya, sebagai penyelenggara, Anda mungkin ingin menyebarkan email tentang etika panggilan konferensi sebelum sesi.
2. Echo
Gema mungkin merupakan bagian dari kebisingan latar belakang, tetapi lebih teknis dari itu. Seseorang yang berpartisipasi dalam panggilan konferensi mungkin memiliki masalah dengan telepon mereka - mungkin karena itu tidak ada pembatalan echo, misalnya. (Baca lebih lanjut tentang cara berhenti menghasilkan gema.)
Seseorang dengan gema biasanya diminta untuk menutup telepon. Jadi sekali lagi, kesadaran proaktif dari setiap masalah teknis dengan telepon dan peralatan lain yang digunakan dalam panggilan konferensi adalah penting.
3. Kurangnya Manajemen Kehadiran
Dalam panggilan konferensi audio, Anda hanya menggunakan salah satu dari indra Anda: pendengaran Anda. Anda tidak akan melihat orang yang Anda ajak bicara atau dengarkan. Kecuali Anda melacak setiap entri dan keluar dalam panggilan konferensi Anda, Anda mungkin tidak menyadari kehadiran di audiens Anda sekali jauh ke dalam konferensi.
Masalah ini tetap tanpa solusi definitif sejauh ini. Alat pertama yang menawarkan segala jenis manajemen kehadiran adalah UberConference, yang memungkinkan Anda untuk melihat siapa yang sedang berbicara, siapa yang ada di sini, siapa yang tidak, dan sebagainya. Sejumlah alat seperti itu telah dipotong akhir-akhir ini, beberapa dengan antarmuka visual yang menarik yang mewakili peserta dengan ikon. Cara terbaik untuk mengelola kehadiran peserta mungkin masih etiket sederhana: Minta setiap orang untuk mengumumkan kedatangan dan perginya mereka sebagai masalah kesopanan.
4. Musik di Tahan
Orang-orang biasanya mengatur antarmuka ponsel mereka untuk penggunaan pribadi mereka, tetapi tidak pernah untuk panggilan konferensi. Meskipun mungkin bagus untuk seseorang yang telah ditahan untuk mendengar musik, itu akan menjadi gangguan dalam panggilan konferensi. Beberapa peserta mungkin menunda konferensi saat menghadiri beberapa panggilan atau tugas lain, misalnya, sehingga secara tidak sengaja menambahkan suasana ritmis ke konferensi. Di sini sekali lagi, kampanye kesadaran etika konferensi awal bermanfaat.
5. Kurangnya Kepemimpinan
Dalam beberapa contoh, jika suatu kelompok tidak memiliki pemimpin, kekacauan justru akan memimpin. Ini sangat mungkin dalam pengaturan konferensi. Satu orang harus mengarahkan diskusi memastikan bahwa setiap orang diberikan waktu yang cukup untuk berbicara dan perhatian yang diperlukan, dan mengembalikannya ke jalur yang semestinya ada konflik yang menyimpang atau benar-benar.
6. Bahan dan Dokumen Salah urus
Banyak konferensi mengacu pada dokumen, materi, dan alat. Penyebaran informasi yang salah menyebabkan beberapa peserta menjadi gelap pada titik-titik tertentu, sehingga menyebabkan ketidaktertarikan. Berhati-hatilah, kemudian, untuk menyebarluaskan informasi dan dokumen yang relevan kepada semua peserta sebelum konferensi dimulai.
Cara lain yang lebih baik adalah menggunakan alat kolaborasi online, yang memungkinkan interaksi dengan materi tersebut.
7. Kualitas Panggilan Miskin
Ini sering terjadi dengan layanan VoIP, yang bergantung pada sejumlah faktor yang mencakup bandwidth, codec, telepon, dan perangkat lain. Tidak banyak yang dapat Anda lakukan tentang hal ini jika Anda adalah pemimpin atau pengelola konferensi. Peserta yang menderita kualitas suara yang buruk harus mengatasi masalah teknis di pihak mereka.
