Apakah Anda bekerja untuk perusahaan kecil, perusahaan besar, atau apa pun di antaranya, komunikasi yang baik dan berbagi informasi secara teratur sangat penting untuk kesuksesan. Sama tuanya dengan bisnis itu sendiri, rapat dimaksudkan untuk menjadi cara yang berharga untuk memastikan semua orang bekerja keras menuju bintang utara yang sama.
Namun, kebanyakan dari kita membenci mereka. Seperti yang mungkin Anda ketahui dengan sangat baik, rapat seringkali kontraproduktif dan menghabiskan lebih banyak waktu daripada nilainya. Tidak ada yang lebih buruk daripada meninggalkan ruangan bertanya-tanya apa yang baru saja Anda lakukan selama satu jam, terutama pada hari yang penuh sesak.
Tetapi apakah mereka harus seperti itu? Nggak. Untuk memanfaatkan rapat apa pun yang Anda jadwalkan atau hadiri, Anda hanya perlu secara sadar menghindari waktu yang paling menyebalkan. Memerlukan pertolongan? Kami mengumpulkan daftar trik yang dapat Anda gunakan untuk pertemuan yang lebih pendek dan lebih produktif yang lebih cenderung menjadi penggunaan waktu semua orang yang luar biasa.
1. Usir Masalah Teknis
Detik yang dihabiskan untuk gangguan teknis dapat dengan cepat berubah menjadi beberapa menit atau, lebih buruk, memakan waktu setengah pertemuan. Ini sangat umum terjadi ketika berkomunikasi dengan orang-orang yang tidak hadir secara fisik. Karena hal terakhir yang diinginkan siapa pun adalah duduk sambil mencoba membuat laptop Anda terhubung ke proyektor atau mendengarkan 10 menit “bisakah Anda mendengarkan saya sekarang?” Dari seseorang yang bergabung dari jarak jauh, dapatkan diri Anda dilengkapi dengan alat yang tepat untuk membuat semuanya berjalan dengan lancar.
Selain teknologi berbagi layar dan proyeksi untuk semua orang di tempat, perangkat lunak andal yang menghubungkan Anda dengan rekan tim jarak jauh sangat penting. Versi gratis Rapat Skype adalah solusi hebat, karena siapa pun dapat dengan cepat bergabung dengan URL khusus (dan mudah diingat) dari perangkat apa pun - tanpa harus menghabiskan waktu mendaftar akun atau menggali nomor dial.
2. Rencanakan Pertemuan Lebih Pendek
Pertemuan tradisional selama satu jam bisa berlangsung lama, dengan sedikit tekanan untuk menyelesaikan dan melanjutkan. Jadi, merencanakan pertemuan yang lebih singkat dapat menghasilkan efisiensi yang luar biasa - tidak ada waktu untuk dihabiskan!
Saat membuat rapat, tantang diri Anda untuk benar-benar jujur tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan - dan mungkin untuk menjadwalkan waktu yang sedikit lebih sedikit daripada yang Anda pikir Anda butuhkan. Ingatlah bahwa panjang rapat tidak selalu harus dalam peningkatan 30 menit dan bahwa mencukur hanya lima atau 10 menit yang tidak Anda perlukan, masing-masing dapat bertambah dengan cepat.
Kiat pro: Pertimbangkan mengatur pengatur waktu di komputer Anda yang dapat dilihat semua orang selama rapat - menonton waktu berlalu akan membantu Anda tetap di jalur.
3. Tetapkan Agenda Tertentu dan Tetap padanya
Membuat agenda mungkin tampak seperti praktik yang sudah ketinggalan zaman, tetapi itu sebenarnya salah satu cara yang paling berguna untuk membuat rapat bergerak maju dengan cepat. Pikirkan tentang hal ini: Jika Anda hanya mengirim undangan untuk membahas "penawaran produk" tanpa konteks lain, semua orang dapat datang ke pertemuan dengan ide-ide berbeda tentang apa yang akan dibahas, dan Anda akan membuang waktu untuk masuk ke halaman yang sama.
Alih-alih, kirimkan agenda satu atau dua hari sebelumnya, dan sespesifik mungkin. Coba format sederhana berikut untuk setiap topik yang perlu Anda diskusikan:
- Topik tertentu
- Apa yang perlu dipersiapkan menjelang pertemuan
- Pembaruan apa yang akan diberikan selama pertemuan
- Pertanyaan apa yang perlu dijawab selama pertemuan
Sangat penting untuk menetapkan jumlah waktu untuk setiap topik - ini akan membuat Anda jujur tentang apa yang secara realistis sesuai dengan rapat dan memberi Anda kebebasan untuk memajukan orang-orang ketika saatnya untuk item agenda berikutnya.
4. Tunjukkan, Jangan Katakan
Sebuah gambar mengatakan 1.000 kata - dan itu juga berlaku untuk rapat! Gambar, grafik, dan bagan seringkali dapat membantu Anda berkomunikasi dengan jelas alih-alih berbicara di setiap titik - belum lagi menghemat waktu semua orang.
Jadi saat Anda bersiap, pikirkan visual yang dapat membuat komunikasi pikiran Anda lebih mudah. Mengapa menghabiskan waktu menjelaskan pembaruan produk saat Anda dapat mendemonstrasikannya langsung? Mengapa mencoba memunculkan kata-kata untuk membagikan ide kompleks ketika diagram dapat melakukannya dalam hitungan detik?
Jika Anda berada di ruangan dengan semua rekan kerja Anda, jangan takut untuk melompat dan menggunakan papan tulis atau membalikkan komputer Anda untuk memamerkan apa yang sedang Anda kerjakan. Jika Anda bertemu dengan orang-orang yang jauh ini mungkin sulit, tetapi produk seperti Rapat Skype gratis sering kali menawarkan banyak alat kolaborasi yang memudahkan berbagi pikiran dan temuan visual di layar. Misalnya, pengunggah PowerPoint Skype Rapat yang gratis (dengan alat interaktif seperti laser pointer virtual) atau fitur berbagi layar memungkinkan Anda melalui visual yang telah Anda persiapkan dengan matang sebelumnya, dan alat papan tulis virtual memungkinkan kolega Anda membuat ide secara real time.
5. Ketahui Cara Membiarkan Semua Orang Menimbang
Ya, rapat haruslah semuanya tentang kolaborasi, tetapi ketika semua orang mencoba untuk berbicara tentang karya mereka, percakapan dapat dengan cepat menjadi lebih lama dari yang dimaksudkan semua orang. Jadi, cobalah mencari cara kreatif untuk semua orang menimbang tanpa harus menyita waktu rapat.
Misalnya, jajak pendapat atau tunjukkan cepat adalah cara yang berguna untuk menghindari terlalu banyak pendapat atau diskusi yang dengan cepat berubah menjadi setiap orang saling berbicara satu sama lain ketika mencoba untuk mendapatkan konsensus cepat - buang-buang waktu yang membuat frustrasi. Jika Anda mengadakan pertemuan virtual, Anda dapat menggunakan fitur IM terintegrasi seperti penawaran produk gratis Skype Meeting untuk membuat orang mengajukan pertanyaan untuk dijawab pada akhirnya, atau memungkinkan orang untuk menyuarakan pemikiran yang tidak mendesak untuk ditindaklanjuti. setelah rapat.
6. Hentikan Rapat yang Sebenarnya Tidak Perlu Anda Kunjungi
Meskipun sepertinya Anda perlu menghadiri setiap pertemuan yang diundang, tidak apa-apa untuk memilih salah satu yang Anda tahu tidak akan menggunakan waktu Anda dengan baik. Jika Anda tidak mempresentasikan atau tidak berkorelasi erat dengan sesuatu yang sedang Anda kerjakan, mungkin lebih baik untuk mengejar poin-poin kunci sesudahnya.
Ingatlah bahwa karyawan yang baik dan rekan setim yang kuat tahu bagaimana memprioritaskan dan menjadi produktif. Keputusan dan hasil Anda memengaruhi semua orang, jadi ingatkan diri Anda bahwa cara Anda menggunakan waktu juga berdampak pada tim Anda.
Tidak yakin bagaimana memilih dengan anggun? Bicaralah dengan penyelenggara secara langsung untuk memberi tahu dia bahwa meskipun Anda menghargai keterlibatan Anda, Anda berada dalam alur yang baik dengan apa pun yang sedang Anda kerjakan dan lebih suka untuk mengejar ketinggalan nanti. Jika penyelenggara adalah bos Anda, pastikan untuk menyertakan catatan tentang kemajuan Anda dan rencana spesifik Anda untuk bergerak maju dengan sesuatu seperti, “Saya senang dengan diskusi hari ini, tetapi saya masih mencari nomor untuk Project Blue. Apakah Anda keberatan jika saya menundukkan kepala dan membaca catatan nanti? "
Rapat dapat benar-benar menjadi waktu terbaik yang dihabiskan dalam hari Anda, selama mereka direncanakan dengan cermat dan dikelola dengan baik. Trik ini akan membantu Anda sampai di sana!
