Jika Anda pernah memimpin rapat, Anda mungkin juga berpengalaman mencoba menarik kembali sesi yang cepat berubah menjadi kacau.
Mungkin Anda berurusan dengan banyak orang yang banyak bicara - atau seseorang yang tampaknya memiliki rentang perhatian empat tahun. Mungkin setiap orang di sana memiliki ide bagus untuk dibagikan - atau mungkin bayi kerajaan akhirnya dinamai, dan hanya itu yang dapat dibicarakan oleh siapa saja.
Apa pun alasannya, rapat dapat, dan dilakukan, lepas kendali. Tetapi jika Anda yang bertanggung jawab atas pertemuan itu, Anda ingin terlihat di atas segalanya dan menghindari membuang waktu semua orang dengan pertemuan yang tidak efisien.
Menjaga agar kelompok tetap di jalur bisa lebih mudah diucapkan daripada dilakukan, tetapi dengan beberapa perencanaan yang cerdas dan beberapa hari strategi, Anda akan berada di jalan menuju pertemuan tim yang lebih fokus.
Mulailah dengan Rencana
Langkah pertama dalam membangun kontrol adalah menyiapkan agenda. Dan maksud saya, agenda mengetik yang baik, kuno, dan bisa dikirim ke peserta sebelumnya (dan kemudian ditampilkan atau dibagikan pada pertemuan itu sebagai pengingat ramah). Mungkin terasa terlalu jelas untuk menuliskan semuanya, tetapi percayalah, memiliki beberapa detail di atas kertas akan membantu Anda - dan semua orang - terfokus pada apa sebenarnya pertemuan itu.
Saat menyusun rencana Anda, pikirkan tujuan akhir yang ingin Anda capai dalam rapat (mis. Apakah ini sesi curah pendapat, atau apakah Anda perlu menyelesaikan beberapa item tindakan utama?). Kemudian, bekerjalah mundur untuk menentukan apa yang perlu didiskusikan untuk mencapai tujuan itu, pertanyaan apa yang perlu dijawab, dan tanggung jawab apa yang perlu ditugaskan. Pastikan semua yang longgar ini mendapat tempat dalam agenda, jadi semua orang tahu apa yang diharapkan sebelum mereka tiba.
Selain item agenda ini, pikirkan juga orang-orang yang akan hadir. Akan ada berapa orang? Apakah mereka saling kenal? Apa kepribadian mereka? Apa yang biasanya mengalihkan perhatian mereka? Ini akan membantu Anda memutuskan apakah Anda perlu menambah waktu tambahan di awal sesi. Misalnya, jika Anda tahu peserta rapat Anda ingin terlibat dalam pembicaraan pribadi sebelum memulai, rencanakan beberapa menit bagi semua orang untuk mengeluarkan obrolan dari sistem mereka sebelum mulai berbisnis.
Fasilitasi untuk Fokus
Langkah Anda selanjutnya adalah membuat ruang pertemuan yang mencegah gangguan dan interupsi. Mulailah dengan ruang fisik, pastikan ruangan tertutup dari kebisingan luar dan percakapan dan bebas dari gangguan visual seperti layar video berulang atau bahan di atas meja. Dan tepat sebelum rapat dimulai, simpan telepon Anda dan tutup laptop Anda - itu adalah pertanda halus bagi orang lain bahwa mereka harus melakukan hal yang sama.
Kemudian, atur panggung untuk produktivitas. Pastikan agenda tersedia - baik dengan memiliki salinan cetak atau dengan menariknya ke atas layar - dan pastikan untuk menyatakan kembali tujuan untuk pertemuan tersebut saat Anda menyambut semua orang (misalnya, “Kami di sini hari ini untuk menyelesaikan detailnya. untuk acara penggalangan dana. "). Juga, pastikan untuk mengingatkan orang-orang tentang kapan pertemuan seharusnya selesai. Cukup dengan mengatakan, "Saya tahu kita semua harus melakukan banyak hal, jadi mari kita coba dan simpan ini dalam waktu kurang dari 30 menit, " akan mengingatkan orang-orang bahwa Anda ingin pertemuan yang efisien sama seperti yang mereka lakukan.
Pada lebih banyak catatan logistik, jika Anda memiliki materi pertemuan tambahan, bagikan saat Anda melanjutkan daripada di awal sesi. Saya pernah mendengar orang lain menyarankan bahwa pendekatan ini mengganggu, tetapi saya telah belajar bahwa mayoritas orang akan membaca di depan dan menggagalkan pertemuan jika mereka memiliki kesempatan untuk melihat apa yang akan terjadi.
Membawa Grup Kembali
Agenda yang jelas dan ruang rapat yang bersih berjalan jauh untuk menjaga hal-hal di jalur, tetapi tidak peduli seberapa hati-hati Anda merencanakan pertemuan Anda, gangguan masih bisa terjadi. Di situlah seni transisi ikut bermain. Sebelum Anda pergi ke sebuah rapat, pastikan Anda dipersenjatai dengan beberapa cara sopan, namun efektif, untuk mengarahkan kembali percakapan ke tempat yang Anda inginkan. Inilah beberapa favorit saya:
Bungkus itu
Sama seperti esai yang baik (ya, kita semua ingat itu), Anda harus mengakhiri rapat Anda dengan ringkasan singkat. Nyatakan dengan jelas apa yang telah dicapai dan apa pun yang harus dilakukan, langkah selanjutnya, atau tanggung jawab. Ini tidak perlu dirinci - pada kenyataannya, itu seharusnya tidak bertahan lebih dari satu atau dua menit - tetapi membantu membungkuk pada pertemuan Anda untuk mengatakan sesuatu seperti: “Terima kasih semuanya. Kami telah membuat kemajuan besar dalam menyelesaikan logistik acara. Emily akan menghubungi koordinator acara dengan perincian ini, dan saya akan mengirimkan daftar email to-dos final semua orang. "
Mari kita hadapi itu, ketika Anda menempatkan sekelompok orang di sebuah ruangan kecil, mungkin sulit untuk membangun dan mempertahankan kontrol. Pergi ke pertemuan Anda berikutnya dengan rencana, agenda, dan beberapa jalur utama untuk membuat semua orang kembali ke jalurnya dapat membuat semua perbedaan.
Beritahu kami! Bagaimana Anda mengendalikan rapat Anda?
