Tahukah Anda bahwa Anda dapat menambahkan lapisan perlindungan ke dokumen atau file Microsoft Office yang penting? Melakukannya dapat menjadi perlindungan penting, terutama saat Anda membagikan file tersebut dengan pembaca atau editor tertentu yang Anda ajak berkolaborasi.
Ketika Anda mengenkripsi konten digital, Anda mengubah bahasanya menjadi gobbledygook yang kemudian harus diterjemahkan agar dapat dibaca.
Anda dapat melakukan ini untuk dokumen Microsoft Office dengan mengatur kata sandi. Ini berarti hanya penerima yang tahu kata sandi itu harus dapat membaca dokumen Anda. Anda juga dapat menyesuaikan pengaturan kata sandi untuk memungkinkan beberapa pengguna mengedit dokumen.
Cara Mengatur Kata Sandi Dokumen
-
Untuk versi program Office yang lebih lama, pilih Tombol Office Ikon> Mempersiapkan > Enkripsikan Dokumen. Untuk versi yang lebih baru, pilih Mengajukan > Info > Lindungi Dokumen > Enkripsi dengan Kata sandi.
-
Ketikkan kata sandi yang ingin Anda tetapkan dan klik baik.
-
Masukkan kembali kata sandi untuk verifikasi dan klik baik.
-
Dokumen Anda sekarang harus dilindungi, tetapi selalu tetapi itu selalu merupakan ide yang baik untuk memeriksa ulang. Tutup dokumen lalu buka kembali. Anda harus diminta memasukkan kata sandi sebelum mengerjakan dokumen ini. Jika Anda tidak melihat ini, Anda mungkin perlu mencoba langkah-langkah ini lagi.
Tips dan Pertimbangan Tambahan
- Harap dicatat bahwa beberapa program Microsoft Office dapat mengikuti pendekatan yang sedikit berbeda. Misalnya, dalam beberapa versi Microsoft PowerPoint, Anda harus mengklikMicrosoft Office tombol>Save As > Alat-alat (temukan ini di dekat bagian bawah Simpan sebagai kotak dialog)> Pilihan umum > File sharing > Ubah Kata Sandi. Dari sana, Anda dapat mengetikkan kata sandi pilihan Anda. Karena pendekatan ini jauh lebih mudah, saya sarankan untuk selalu mencoba metode di atas terlebih dahulu untuk program Microsoft Office tertentu, tetapi jika Anda tidak menemukan alat kata sandi yang Anda perlukan dalam program itu, pendekatan ini dapat membantu.
- Untuk menghapus enkripsi kata sandi, ikuti urutan yang sama dengan yang Anda lakukan untuk mengatur kata sandi Anda, kecuali Anda akan menghapus kata sandi dengan mengklik di kotak itu dan backspacing.
- Untuk menetapkan kata sandi bagi mereka yang dapat mengedit dokumen (yang berarti bagi yang lain itu akan menjadi hanya-baca), pilih Kantor tombol atau Mengajukan > Save As > Alat-alat > Pilihan umum > Kata Sandi untuk Dimodifikasi: ketik kata sandi baru > ketik ulang kata sandi > baik > Menyimpan.
- Selalu berhati-hati saat mengatur kata sandi dokumen. Microsoft tidak dapat mengambil atau membuka kata sandi itu jika Anda lupa apa itu. Jadi, jika Anda adalah seseorang yang lupa kata sandi online Anda, Anda mungkin harus membatasi seberapa sering Anda menggunakan fitur ini. Pertimbangkan untuk menulis kata sandi dokumen di tempat yang aman.
- Jika Anda tertarik pada detail lebih lanjut mengenai tingkat enkripsi Microsoft, Anda mungkin menemukan pernyataan ini bermanfaat, seperti yang ditemukan di situs bantuan Microsoft untuk topik: "Anda dapat mengetik hingga 255 karakter. Secara default, fitur ini menggunakan enkripsi lanjutan AES 128-bit. Enkripsi adalah metode standar yang digunakan untuk membantu membuat file Anda lebih aman."
Yang mengatakan, perlu diketahui bahwa ini hanyalah lapisan perlindungan. Menurut pendapat saya, dokumen Microsoft Office tidak boleh dihargai sepenuhnya dilindungi, bahkan dengan kata sandi.
Pihak ketiga telah meretas enkripsi dokumen Microsoft selama bertahun-tahun, terkadang dengan tujuan menawarkan layanan untuk membantu pengguna memulihkan kata sandi mereka meskipun Microsoft tidak mengizinkannya. Kenyamanan ini hadir dengan kerugian yang pasti: artinya, orang yang tidak perlu mencoba membantu Anda juga dapat meretas enkripsi kata sandi tersebut.
Namun, tetap merupakan ide yang bagus untuk menerapkan perlindungan kata sandi, karena upaya dan biaya enkripsi enkripsi dokumen Anda dapat mencegah berbagai peretasan dan pencurian yang tidak menguntungkan ini. Ini adalah keseimbangan mengambil tindakan pencegahan di mana Anda dapat dan memahami batasan perlindungan kata sandi dokumen semacam ini.
