Alat yang populer untuk manajemen proyek, bagan Gantt memberikan perincian yang kronologis, mudah dibaca dari tugas yang sudah selesai, saat ini dan yang akan datang serta siapa yang ditugaskan bersama dengan tanggal mulai dan akhir. Representasi grafik dari jadwal ini menawarkan pandangan tingkat tinggi tentang berapa banyak kemajuan yang sedang dibuat dan juga menyoroti setiap dependensi potensial.
Google Spreadsheet memberikan kemampuan untuk membuat bagan Gantt terperinci tepat di dalam spreadsheet Anda, bahkan jika Anda tidak memiliki pengalaman masa lalu dengan format uniknya. Untuk memulai, ikuti petunjuk di bawah ini.
Membuat Jadwal Proyek Anda
Sebelum menyelam ke dalam pembuatan grafik Gantt, Anda harus terlebih dahulu menentukan tugas proyek Anda bersama dengan tanggal yang sesuai dalam tabel sederhana.
- Luncurkan Google Spreadsheet dan buka spreadsheet baru.
- Pilih lokasi yang sesuai di dekat bagian atas spreadsheet kosong Anda dan ketik nama judul berikut di baris yang sama, masing-masing di kolomnya sendiri, seperti yang ditunjukkan di screenshot yang menyertainya: Mulai tanggal , Tanggal Akhir , Nama tugas . Untuk mempermudah Anda nanti di tutorial, Anda mungkin ingin memanfaatkan lokasi yang sama yang telah kami gunakan dalam contoh kami (A1, B1, C1).
- Masukkan setiap tugas proyek Anda bersama dengan tanggal yang sesuai di kolom yang sesuai, menggunakan sebanyak mungkin baris yang diperlukan. Mereka harus terdaftar dalam urutan kejadian (top to bottom = first to last) dan format tanggal harus seperti berikut: MM / DD / YYYY.
- Aspek pemformatan lain dari tabel Anda (perbatasan, bayangan, penjajaran, styling font, dll.) Adalah murni sewenang-wenang dalam kasus ini, karena tujuan utama kami adalah memasukkan data yang akan digunakan oleh bagan Gantt nanti di tutorial. Ini sepenuhnya terserah Anda apakah Anda ingin melakukan modifikasi lebih lanjut sehingga tabel lebih menarik secara visual. Namun, jika Anda melakukannya, penting bahwa data itu sendiri tetap berada di baris dan kolom yang benar.
Membuat Tabel Perhitungan
Memasukkan tanggal awal dan akhir saja tidak cukup untuk membuat bagan Gantt, karena tata letaknya sangat bergantung pada jumlah waktu aktual yang melewati dua tonggak penting tersebut. Untuk menangani persyaratan ini, Anda perlu membuat tabel lain yang menghitung durasi ini.
- Gulir ke bawah beberapa baris dari tabel awal yang kami buat di atas.
- Ketik nama judul berikut di baris yang sama, masing-masing di kolomnya masing-masing, seperti yang ditunjukkan pada screenshot yang menyertainya: Nama tugas , Mulai Hari , Durasi total .
- Salin daftar tugas dari tabel pertama Anda ke dalam Nama tugas kolom, memastikan bahwa mereka terdaftar dalam urutan yang sama.
- Ketik rumus berikut ke dalam Mulai Hari kolom untuk tugas pertama Anda, menggantikan 'A' dengan huruf kolom yang berisi Mulai tanggal di meja pertama Anda dan '2' dengan nomor baris: = int (A2) -int ($ A $ 2) . Hit the Memasukkan atau Kembali kunci saat selesai. Sel sekarang harus menampilkan angka nol.
- Pilih dan salin sel di mana Anda baru saja memasukkan rumus ini, baik menggunakan pintasan keyboard atau Edit -> Salin dari menu Google Spreadsheet.
- Setelah formula telah disalin ke clipboard, pilih semua sel yang tersisa di Mulai Hari kolom dan tempel dengan menggunakan pintasan keyboard atau Edit -> Tempel dari menu Google Spreadsheet. Jika disalin dengan benar, Mulai Hari nilai untuk setiap tugas harus mencerminkan jumlah hari dari awal proyek yang ditetapkan untuk memulai. Anda dapat memvalidasi bahwa Mulai Hari rumus di setiap baris benar dengan memilih sel yang sesuai dan memastikan bahwa itu identik dengan rumus yang diketik di langkah 4 dengan satu pengecualian penting, bahwa nilai pertama (int (xx)) cocok dengan lokasi sel yang sesuai di tabel pertama Anda.
- Selanjutnya adalah Durasi total kolom, yang perlu diisi dengan rumus lain yang sedikit lebih rumit daripada yang sebelumnya. Ketik yang berikut ke dalam Durasi total kolom untuk tugas pertama Anda, menggantikan referensi lokasi sel dengan yang terkait dengan tabel pertama dalam spreadsheet Anda yang sebenarnya (mirip dengan apa yang kami lakukan pada langkah 4): = (int (B2) -int ($ A $ 2)) - (int (A2) -int ($ A $ 2)) . Hit the Memasukkan atau Kembali kunci saat selesai. Jika Anda memiliki masalah dalam menentukan lokasi sel yang sesuai dengan spreadsheet Anda, kunci rumus berikut akan membantu: (tanggal akhir tugas saat ini - tanggal mulai proyek) - (tanggal mulai tugas saat ini - tanggal mulai proyek).
- Pilih dan salin sel di mana Anda baru saja memasukkan rumus ini, baik menggunakan pintasan keyboard atau Edit -> Salin dari menu Google Spreadsheet.
- Setelah formula telah disalin ke clipboard, pilih semua sel yang tersisa di Durasi total kolom dan tempel dengan menggunakan pintasan keyboard atau Edit -> Tempel dari menu Google Spreadsheet. Jika disalin dengan benar, Durasi total nilai untuk setiap tugas harus mencerminkan jumlah hari antara tanggal mulai dan akhir masing-masing.
Membuat Gantt Chart
Sekarang setelah tugas Anda di tempat, bersama dengan tanggal dan durasi yang sesuai, saatnya untuk membuat bagan Gantt.
- Pilih semua sel dalam tabel perhitungan, termasuk header.
- Memilih Memasukkan pilihan di menu Google Spreadsheet, yang terletak di bagian atas layar langsung di bawah judul lembar kerja. Ketika menu drop-down muncul, pilih Grafik.
- Sebuah bagan baru akan muncul, berjudul Mulai Hari dan Durasi Total . Pilih diagram ini dan seretlah sehingga tampilannya diposisikan di bawah atau berdampingan dengan tabel yang Anda buat, sebagai lawan untuk melapisinya.
- Selain bagan baru Anda, Editor Grafik antarmuka juga akan terlihat di sisi kanan layar Anda. Memilih Jenis bagan, ditemukan di bagian atas DATA tab.
- Gulir ke bawah ke Bar bagian dan pilih opsi tengah, Stacked bar chart. Anda akan melihat bahwa tata letak bagan Anda telah berubah.
- Pilih SESUAIKAN tab di Editor Grafik .
- Memilih Seri bagian sehingga collapses dan menampilkan pengaturan yang tersedia.
- Dalam Berlaku untuk drop-down, pilih Mulai Hari.
- Klik atau ketuk Warna pilihan dan pilih Tidak ada.
- Bagan Gantt Anda sekarang dibuat, dan Anda dapat melihat masing-masing Jumlah Hari Mulai dan Jumlah Durasi dengan melayangkan kursor ke area masing-masing dalam grafik. Anda juga dapat membuat modifikasi lain yang Anda inginkan melalui Editor Grafik - serta melalui tabel yang kami buat - termasuk tanggal, nama tugas, judul, skema warna, dan banyak lagi. Klik kanan di mana saja dalam grafik itu sendiri juga akan membuka EDIT menu, yang berisi sejumlah pengaturan yang dapat disesuaikan.
