Untuk alasan apa pun, Anda ketinggalan pekerjaan Anda. Daftar tugas Anda berada di luar kendali, Anda kehilangan tenggat waktu, dan kotak masuk Anda penuh dengan email dari rekan kerja yang menindaklanjuti hal-hal yang Anda janjikan kepada mereka beberapa minggu yang lalu.
Ketika segalanya benar-benar mengerikan, perbaikan cepat atau daftar tugas yang harus dilakukan tidak akan memperbaiki situasi. Untuk mengambil kendali lagi, saatnya untuk mengambil langkah mundur, menilai situasi, dan membuat beberapa langkah yang lebih strategis untuk membersihkan piring Anda.
Pertama, Anda perlu membuat apa yang saya sebut “daftar wastafel dapur.” Batalkan waktu pada jadwal Anda untuk pertemuan dengan diri sendiri (saya sarankan sarapan di luar kantor). Kemudian, pada pertemuan itu, tuliskan semua yang Anda lakukan sekarang. Mulailah dengan mengidentifikasi pengelompokan utama pekerjaan (mis., Komunikasi Klien, Pelaporan Internal, Perekrutan), pastikan untuk menambahkan keranjang "Lainnya" untuk semua item lain-lain yang mau tidak mau muncul. Kemudian, tuliskan semua yang Anda butuhkan untuk dilakukan di atas kertas. Tidak ada item yang terlalu kecil atau terlalu kecil untuk membuat daftar. Penting untuk menghadapi kenyataan apa yang perlu Anda lakukan untuk menentukan keseriusan situasi - dan seberapa ekstrem strategi yang Anda perlukan untuk menempatkannya.
Biasanya, setelah melakukan daftar wastafel dapur, Anda akan menemukan diri Anda di salah satu dari dua kamp. Perkemahan pertama adalah jika Anda melihat segalanya dan rasanya seperti banyak, tetapi dengan sedikit perspektif, beberapa hal ditata kembali, dan beberapa minggu mode binatang buas, itu bisa terjadi. Itu hanya akan menjadi beberapa minggu yang sibuk.
Tetapi, jika Anda melihat daftar wastafel dapur Anda dan tahu bahwa tidak mungkin menyelesaikan semua itu, Anda berada di Camp Two. Entah bagaimana, Anda telah menggigit jauh lebih banyak daripada yang bisa Anda kunyah, dan Anda benar-benar kewalahan dan putus asa di belakang. Baiklah, saya di sini untuk memberi tahu Anda bahwa inilah saatnya untuk menghadapi kenyataan itu dan membuat beberapa perubahan.
Untuk membuatnya lebih mudah pada diri Anda yang lelah, berikut adalah tujuh strategi yang dapat membantu mengendalikan kehidupan kerja Anda:
1. Pangkas Pohon
Lihatlah tugas-tugas di daftar wastafel dapur Anda dan putuskan mana yang bisa dilepas seluruhnya. Saya tahu, itu terdengar menakutkan - bahkan tidak mungkin. Tetapi saya berani bertaruh bahwa ada beberapa hal yang tidak benar - benar perlu dilakukan saat ini (setidaknya tidak oleh Anda). Apa pun yang tidak kritis harus mendapatkan kapak.
2. Sederhanakan Keluaran Menggunakan aturan 80/20.
Apakah ada tugas atau proyek di mana 20% dari upaya akan menghasilkan 80% dari dampaknya? Misalnya, bos Anda menginginkan analisis kompetitif untuk produk baru yang ia pikir akan diluncurkan. Sebelum memberikannya novel tentang lanskap kompetitif, apakah satu halaman pada setiap pesaing serius cukup untuk membantu membuat keputusan itu? Atau, jika sebagian besar pemasukan yang Anda hasilkan sebagai tenaga penjualan berasal dari transaksi yang lebih besar, tetapi Anda menghabiskan separuh waktu Anda untuk transaksi kecil yang hampir tidak menggerakkan jarum, bisakah Anda mengalihkan waktu dan perhatian Anda pada penawaran yang lebih besar? Iya nih? Pergilah dengan tugas atau proyek tersebut.
3. Otomatisasi atau Alih Daya
Pakar produktivitas, Stever Robbins, menulis artikel hebat tentang aturan 30/3. Ini menjelaskan bahwa sesuatu yang membutuhkan waktu 30 menit sehari menambah hingga tiga minggu setahun. Tiga minggu penuh! Dapatkan kembali waktu itu dengan melihat apakah ada tugas yang lebih kecil yang dapat Anda otomatisasi atau outsourcing menggunakan alat pihak ketiga, seperti Assistant.to, untuk mempercepat penjadwalan.
4. Minta Bantuan
Bicaralah dengan bos Anda, kolega, karyawan, bahkan departemen lain untuk melihat apakah ada yang bisa membantu mengambil beberapa beban kerja. Siapa tahu - mungkin karyawan magang Anda sangat ingin mendapatkan basah di PowerPoint, atau mungkin Dan dari Penjualan memiliki model Excel Anda dapat dengan mudah beradaptasi untuk memperkirakan anggaran Anda. Lihatlah ke daerah-daerah di mana ada beberapa tumpang tindih dengan pekerjaan kolega untuk penyerahan yang paling jelas. (Lihat kiat-kiat delegasi ini jika Anda perlu bantuan memulai percakapan itu.)
5. Mulai Sequencing
Jika semua yang tertinggal dalam daftar Anda perlu terjadi dan Anda tidak akan mendapatkan bantuan, maka itu harus terjadi - tidak semuanya sekaligus. Lihatlah tenggat waktu Anda untuk menentukan item mana yang benar-benar mendesak dan jadwal mana yang dapat didorong kembali. Manajer Anda dapat dan seharusnya membantu Anda dalam menentukan prioritas dan urutan.
6. Lewati Moratorium Ya
Strategi ini tidak membantu menangani masalah Anda saat ini, tetapi sangat penting untuk tetap memeriksanya. Sampai semuanya terkendali lagi, Anda harus menjadi raja atau ratu dari "Tidak!" Jangan mengambil proyek tambahan sampai Anda berhasil keluar dari kekacauan ini.
7. Sarankan Penyewaan
Jika Anda sudah mencoba semua hal di atas dan masih menemukan diri Anda berenang di to-dos, mungkin sudah waktunya untuk meminta menambahkan seseorang ke tim Anda. Bergantung pada budaya dan anggaran perusahaan Anda, pertimbangkan bantuan paruh waktu, magang, atau sementara sebagai opsi berbiaya lebih rendah.
Dan jika semuanya gagal, nyatakan harus dilakukan daftar kebangkrutan dan pindah ke Bali. Hanya bercanda, Anda tidak akan gagal. Anda hanya akan berada di bawah tekanan yang sedikit lebih dari biasanya sampai Anda menyelesaikan semua ini - tetapi saya berjanji, Anda akan sampai di sana.
