Bagaimana Mengurutkan Data di Excel

Artikel ini mencakup metode penyortiran data yang berbeda dalam Excel. Informasi yang dapat ditemukan di bagian yang berbeda dari artikel ini termasuk instruksi tentang cara:

1. Urutkan Kolom Tunggal menggunakanUrutkan & Filter atau Tombol Hot
2. Sortir Beberapa Kolom
3. Urutkan berdasarkan Tanggal atau Waktu
4. Urutkan berdasarkan Hari dalam Seminggu, Bulan, atau Daftar Kustom lainnya
5. Urutkan berdasarkan Baris - Mengurutkan Ulang Kolom

Memilih Data yang akan Disortir

Sebelum data dapat diurutkan, Excel perlu mengetahui kisaran yang tepat yang akan diurutkan, dan biasanya, Excel cukup bagus dalam memilih area data yang terkait, jadi selama ketika itu memasuki kondisi berikut terpenuhi:

1. Tidak ada baris atau kolom kosong yang tersisa dalam area data terkait.
2. Baris dan kolom kosong ditinggalkan di antara area data terkait.

Excel akan menentukan, cukup akurat, jika area data memiliki nama bidang dan mengecualikan baris dari catatan yang akan disortir. Namun, memungkinkan Excel untuk memilih rentang yang akan diurutkan dapat berisiko - terutama dengan sejumlah besar data yang sulit untuk diperiksa.

Untuk memastikan bahwa data yang benar dipilih, sorot rentang sebelum memulai pengurutan. Jika rentang yang sama akan diurutkan berulang kali, pendekatan terbaik adalah memberinya Nama.

Urutkan Urutan Kunci dan Urut Urutan di Excel

Penyortiran membutuhkan penggunaan kunci urut dan semacam pengurutan. Itu kunci semacam adalah data dalam kolom atau kolom yang ingin Anda urutkan; itu diidentifikasi oleh judul kolom atau nama field. Pada gambar di atas, kunci urut yang mungkin adalah ID Pelajar, Nama, Usia, Program, dan Bulan Dimulai Dalam bentuk cepat, mengklik satu sel dalam kolom yang berisi kunci pengurutan cukup untuk memberi tahu Excel apa kunci jenisnya.

Untuk nilai teks atau numerik, dua opsi untuk urutan pengurutan naik dan turun.

Saat menggunakan Urutkan & Filter tombol di Rumah tab pita, opsi urutan pengurutan di daftar turun bawah akan berubah tergantung pada jenis data dalam rentang yang dipilih.

Sort Cepat menggunakan Sort & Filter

Di Excel, semacam cepat dapat dilakukan menggunakan Urutkan & Filter tombol di Rumah tab pita.

Langkah-langkah untuk melakukan semacam cepat adalah:

1. Klik pada sel di kolom yang berisi kunci urut.
2. Klik pada Rumah tab pita.
3. Klik Urutkan & Filter tombol untuk membuka menu drop-down opsi urut.
4. Klik salah satu dari dua opsi untuk mengurutkan masuk naik atau turun memesan.

Urutkan Banyak Kolom Data di Excel

Selain melakukan semacam cepat berdasarkan satu kolom data, fitur pengurutan khusus Excel memungkinkan Anda untuk mengurutkan beberapa kolom dengan menentukan beberapa kunci pengurutan. Dalam jenis multi-kolom, kunci urut diidentifikasi dengan memilih judul kolom di kotak dialog Urutkan.

Seperti halnya quick sort, kunci sortir didefinisikan dengan mengidentifikasi judul kolom atau nama field, dalam tabel yang berisi kunci sortir.

Sortir pada Multiple Columns Example

Pada contoh di atas, langkah-langkah berikut diikuti untuk mengurutkan data dalam rentang H2 untuk L12 pada dua kolom data - pertama dengan nama, dan kemudian berdasarkan usia.

1. Sorot rentang sel yang akan diurutkan.
2. Klik pada Rumah tab pita.
3. Klik pada Urutkan & Filter ikon pada pita untuk membuka daftar drop-down.
4. Klik Kustom Sortir dalam daftar drop-down untuk memunculkan Menyortir kotak dialog.
5. Di bawah Kolom menuju ke kotak dialog, pilih Nama dari daftar drop-down untuk mengurutkan data berdasarkan kolom Nama.
6. Itu Sort On opsi disetel ke kiri Nilai-nilai - karena jenisnya didasarkan pada data aktual dalam tabel.
7. Di bawah Urutan Sortir judul, pilih Z ke A dari daftar drop-down untuk mengurutkan data Nama dalam urutan menurun.
8. Di bagian atas kotak dialog, klik pada Tambahkan Tingkat tombol untuk menambahkan opsi sortir kedua.
9. Untuk kunci urutan kedua, di bawah Kolom judul, pilih Usia dari daftar tarik-turun untuk mengurutkan rekaman dengan nama duplikat berdasarkan kolom Umur.
10. Dibawah Urutan Sortir judul, pilih Terbesar ke Terkecil dari daftar drop-down untuk mengurutkan data Umur dalam urutan menurun.
11. Klik baik di kotak dialog untuk menutup kotak dialog dan mengurutkan data.

Sebagai hasil dari mendefinisikan kunci sortir kedua, dalam contoh di atas, dua catatan dengan nilai identik untuk Nama lapangan selanjutnya disortir dalam urutan menurun menggunakan Usia lapangan, menghasilkan catatan untuk siswa Wilson, 21 tahun, sebelum rekor Wilson kedua, berusia 19.

Baris Pertama: Judul Kolom atau Data

Rentang data yang dipilih untuk penyortiran dalam contoh di atas termasuk judul kolom di atas baris pertama data.

Excel mendeteksi baris ini berisi data yang berbeda dari data di baris berikutnya sehingga diasumsikan baris pertama menjadi judul kolom dan menyesuaikan opsi yang tersedia di Menyortir kotak dialog untuk memasukkan mereka.

Satu kriteria yang digunakan Excel untuk menentukan apakah baris pertama berisi judul kolom adalah pemformatan. Dalam contoh di atas, teks di baris pertama adalah font yang berbeda dan itu adalah warna yang berbeda dari data di sisa baris.

Jika baris pertama tidak berisi judul, Excel menggunakan huruf kolom, seperti Kolom D atau Kolom E, sebagai pilihan dalam Kolom opsi dari Menyortir kotak dialog.

Excel menggunakan perbedaan seperti itu dalam membuat tekadnya pada apakah baris pertama adalah baris judul, dan cukup bagus untuk membuatnya benar, tetapi itu tidak sempurna. Jika Excel membuat kesalahan, kotak dialog Urutkan berisi kotak centang - Data saya memiliki header - yang dapat digunakan untuk mengganti pilihan otomatis ini.

Urutkan Data berdasarkan Tanggal atau Waktu di Excel

Selain menyortir data teks berdasarkan abjad atau angka dari yang terbesar ke terkecil, opsi sortir Excel termasuk menyortir nilai tanggal. Tersedia urutan sortir untuk tanggal termasuk:

• Ascending order - tertua ke terbaru;
• Urutan menurun - terbaru hingga terlama.

Sortir Cepat vs. Sort Dialog Box

Karena tanggal dan waktu hanyalah data angka yang diformat, untuk mengurutkan pada satu kolom, seperti Tanggal dipinjam dalam contoh kami, metode quicksort dapat digunakan dengan sukses. Untuk jenis yang melibatkan beberapa kolom tanggal atau waktu, kotak dialog Urutkan perlu digunakan - sama seperti ketika menyortir beberapa kolom angka atau data teks.

Urutkan berdasarkan Contoh Tanggal

Untuk melakukan sortir cepat berdasarkan tanggal dalam urutan menaik - paling lama hingga terbaru - untuk contoh pada gambar di atas, langkah-langkahnya adalah:

1. Sorot rentang sel yang akan diurutkan.
2. Klik pada Rumah tab pita.
3. Klik pada Urutkan & Filter ikon pada pita untuk membuka daftar drop-down.
4. Klik Kustom Sortir dalam daftar drop-down untuk memunculkan Menyortir kotak dialog.
5. Di bawah Kolom menuju ke kotak dialog, pilih Dipinjam dari daftar drop-down untuk mengurutkan data berdasarkan kolom Nama.
6. Itu Sort On opsi disetel ke kiri Nilai-nilai - karena jenisnya didasarkan pada data aktual dalam tabel.
7. Di bawah Urutan Sortir judul, pilih Terlama ke Terbaru dari daftar drop-down untuk mengurutkan tanggal
8. Klik baik di kotak dialog untuk menutup kotak dialog dan mengurutkan data.

Jika hasil penyortiran menurut tanggal tidak berubah seperti yang diharapkan, data dalam kolom yang berisi kunci sortir mungkin berisi tanggal atau waktu yang disimpan sebagai data teks daripada sebagai angka (tanggal dan waktu hanya data angka yang diformat).

Data Mixed dan Quick Sorts

Saat menggunakan metode quick sort, jika catatan yang berisi data teks dan angka digabungkan bersama, Excel mengurutkan data angka dan teks secara terpisah dengan menempatkan rekaman dengan data teks di bagian bawah daftar yang diurutkan.

Excel mungkin juga menyertakan judul kolom dalam hasil semacam, menafsirkannya sebagai hanya baris lain dari data teks daripada sebagai nama bidang untuk tabel data.

Kemungkinan Sortir Urutan

Jika kotak dialog Urutkan digunakan, bahkan untuk mengurutkan pada satu kolom, Excel mungkin menampilkan pesan yang memperingatkan Anda bahwa ia telah menemukan data yang disimpan sebagai teks dan memberi Anda pilihan untuk:

• Sortir apa pun yang terlihat seperti angka sebagai angka.
• Urutkan nomor dan nomor yang disimpan sebagai teks secara terpisah.

Jika Anda memilih opsi pertama, Excel akan berusaha menempatkan data teks di lokasi yang benar dari hasil pengurutan. Pilih opsi kedua dan Excel akan menempatkan catatan yang berisi data teks di bagian bawah hasil pengurutan - seperti halnya dengan jenis cepat.

Menyortir Data berdasarkan Days of the Week atau Bulan di Excel

Anda juga dapat mengurutkan data berdasarkan hari dalam seminggu atau berdasarkan bulan dalam setahun menggunakan daftar kustom bawaan yang sama yang digunakan Excel untuk menambahkan hari atau bulan ke lembar kerja menggunakan gagang isian. Daftar ini memungkinkan penyortiran berdasarkan hari atau bulan secara kronologis daripada dalam urutan abjad.

Seperti opsi sortir lainnya, menyortir nilai berdasarkan daftar kustom dapat ditampilkan dalam urutan naik (Minggu hingga Sabtu / Januari hingga Desember) atau urutan menurun (Sabtu hingga Minggu / Desember hingga Januari).

Pada gambar di atas, langkah-langkah berikut diikuti untuk mengurutkan sampel data dalam rentang H2 untuk L12 berdasarkan bulan dalam setahun:

1. Sorot rentang sel yang akan diurutkan.
2. Klik pada Rumah tab pita.
3. Klik pada Urutkan & Filter ikon pada pita untuk membuka daftar drop-down.
4. Klik Kustom Sortir dalam daftar drop-down untuk memunculkan Menyortir kotak dialog.
5. Di bawah Kolom menuju ke kotak dialog, pilih Bulan Dimulai dari daftar drop-down untuk mengurutkan data berdasarkan bulan-bulan dalam setahun.
6. Itu Sort On opsi disetel ke kiri Nilai-nilai - karena jenisnya didasarkan pada data aktual dalam tabel.
7. Di bawah Urutan Sortir menuju, klik panah ke bawah di samping default A sampai Z pilihan untuk membuka menu drop-down.
8. Di menu, pilih Daftar Kustom untuk membuka Daftar Kustom kotak dialog.
9. Di jendela kiri kotak dialog, klik sekali pada daftar: Januari Februari Maret April… untuk memilihnya.
10. Klik baik untuk mengkonfirmasi pilihan dan kembali ke Menyortir kotak dialog.
11. Daftar yang dipilih -Januari Februari Maret April - akan ditampilkan di bawah Memesan heading.
12. Klik baik untuk menutup kotak dialog dan mengurutkan data berdasarkan bulan dalam setahun.

Secara default, daftar khusus hanya ditampilkan dalam ascending memesan di Daftar Kustom kotak dialog. Untuk mengurutkan data dalam urutan menurun menggunakan daftar kustom setelah memilih daftar yang diinginkan sehingga ditampilkan di bawah Memesan menuju ke kotak dialog Urutkan:

1. Klik panah ke bawah di samping daftar yang ditampilkan, seperti Januari Februari Maret April…, untuk membuka menu drop-down.
2. Di menu, pilih opsi daftar kustom yang ditampilkan dalam urutan menurun, seperti Desember, November, Oktober, September …
3. Klik baik untuk menutup kotak dialog dan mengurutkan data dalam urutan menurun menggunakan daftar kustom.

Urutkan berdasarkan Baris untuk Menyusun Ulang Kolom di Excel

Seperti yang ditunjukkan dengan opsi sortir sebelumnya, data biasanya diurutkan menggunakan judul kolom atau nama kolom, dan hasilnya adalah penataan ulang seluruh baris atau rekaman data. Opsi sortir yang kurang dikenal, dan oleh karena itu, kurang digunakan di Excel adalah mengurutkan berdasarkan baris, yang memiliki efek mengatur ulang urutan kolom dari kiri ke kanan dalam lembar kerja

Salah satu alasan untuk menyortir berdasarkan baris adalah untuk mencocokkan urutan kolom antara berbagai tabel data. Dengan kolom dalam urutan kiri ke kanan yang sama, lebih mudah untuk membandingkan catatan atau menyalin dan memindahkan data di antara tabel.

Menyesuaikan Urutan Kolom

Sangat jarang, bagaimanapun, adalah mendapatkan kolom dalam urutan yang benar tugas langsung karena keterbatasan dari pilihan urutan urutan naik dan turun untuk nilai-nilai. Biasanya, perlu menggunakan urutan pengurutan khusus, dan Excel menyertakan opsi untuk menyortir berdasarkan sel atau warna font atau dengan ikon pemformatan bersyarat.

Cara termudah untuk memberi tahu Excel urutan kolom adalah dengan menambahkan baris di atas atau di bawah tabel data yang berisi angka-angka 1, 2, 3, 4... yang menunjukkan urutan kolom dari kiri ke kanan. Menyortir menurut baris kemudian menjadi masalah sederhana dalam menyortir kolom terkecil ke terbesar dengan baris yang berisi angka-angka.

Setelah pengurutan dilakukan, deretan angka yang ditambahkan dapat dengan mudah dihapus.

Urutkan berdasarkan Contoh Baris

Dalam contoh data yang digunakan untuk seri ini pada opsi pengurutan Excel, Identitas Siswa Kolom selalu menjadi yang pertama di sebelah kiri, diikuti oleh Nama lalu biasanya Usia.

Dalam contoh ini, seperti yang ditunjukkan pada gambar di atas, kolom telah disusun kembali sehingga Program kolom pertama di sebelah kiri diikuti oleh Bulan Dimulai, ​Nama, dll.

Langkah-langkah berikut digunakan untuk mengubah urutan kolom ke yang terlihat pada gambar di atas:

1. Masukkan baris kosong di atas baris yang berisi nama kolom.
2. Di baris baru ini, masukkan nomor-nomor berikut dari kiri ke kanan mulai di kolom H: 5, 3, 4, 1, 2.
3. Soroti rentang H2 hingga L13.
4. Klik pada Rumah tab pita.
5. Klik pada Urutkan & Filter ikon pada pita untuk membuka daftar drop-down.
6. Klik Kustom Sortir dalam daftar drop-down untuk memunculkan Menyortir kotak dialog.
7. Di bagian bawah kotak dialog, klik Pilihan.. untuk membuka Opsi Urutkan kotak dialog.
8. Di bagian Orientasi kotak dialog kedua ini, klik Sortir dari kiri ke kanan untuk mengurutkan urutan kolom dari kiri ke kanan di lembar kerja.
9. Klik baik untuk menutup kotak dialog ini.
10. Dengan perubahan Orientasi, Kolom menuju di Menyortir kotak dialog berubah menjadi Baris .
11. Di bawah Baris judul, pilih untuk mengurutkan berdasarkan Baris 2 - baris yang berisi nomor kustom.
12. Itu Sort On opsi disetel ke kiri Nilai-nilai .
13. Di bawah Urutan Sortir judul, pilih Terkecil ke Terbesar dari daftar drop-down untuk mengurutkan angka di baris 2 dalam urutan menaik.
14. Klik baik untuk menutup kotak dialog dan menyortir kolom dari kiri ke kanan dengan angka di baris 2.
15. Urutan kolom harus dimulai dengan Program diikuti oleh Bulan Dimulai, Nama, dll.

Menggunakan Opsi Urutan Khusus Excel untuk Menyusun Ulang Kolom

Seperti yang disebutkan di atas, sementara jenis kustom tersedia dalam kotak dialog Urutkan di Excel, opsi ini tidak mudah digunakan ketika datang ke penataan ulang kolom dalam lembar kerja. Opsi untuk membuat urutan pengurutan khusus yang tersedia dalam kotak dialog Urutkan adalah untuk mengurutkan data menurut warna sel, warna font, dan ikon.

Kecuali setiap kolom telah memiliki pemformatan unik yang diterapkan, seperti font atau warna sel yang berbeda, pemformatan itu perlu ditambahkan ke sel individual di baris yang sama untuk setiap kolom agar diurutkan ulang.

Misalnya, untuk menggunakan warna font untuk menyusun ulang kolom pada gambar di atas:

1. Klik masing-masing nama bidang dan ubah warna font untuk masing-masing, seperti merah, hijau, biru, dll.
2. Di kotak dialog Urutkan, atur Sortir opsi untuk Warna huruf .
3. Dibawah Memesan, atur secara manual urutan warna nama bidang untuk mencocokkan urutan kolom yang diinginkan.
4. Setelah pengurutan, mengatur ulang warna font untuk setiap nama bidang.