Cara Mempertahankan File PST Kecil dengan Mengarsipkan Surat Lama Anda

Karena tumpukan email yang Anda simpan di Outlook tumbuh, maka biasanya, waktu yang dibutuhkan Outlook untuk melakukan apa yang Anda inginkan. Batas ukuran file PST terlihat. (File PST atau "Folder Pribadi", tentu saja, adalah tempat Outlook menyimpan semua data Anda, termasuk kalender, kontak, dan email.)

File PST Kecil Adalah File PST Cepat

Either way, itu membayar untuk menjaga ukuran file PST utama Anda kecil dan mudah dikelola. Anda dapat membuat Outlook melakukan beberapa hal menggunakan AutoArchive. Atau Anda membagi pesan Anda antara lebih banyak file PST, yang bisa tanpa rasa sakit dan cepat.

Arsipkan Surat Lama di Outlook dan Pertahankan Berkas PST Kecil

Untuk membuat arsip pesan lama di Outlook terpisah dari file PST yang Anda gunakan setiap hari:

1. 1. Di Outlook 2007:
      1. Memilih File> Manajemen File Data dari menu di Outlook.
   2. Di Outlook 2016:
      1. Klik Mengajukan.
      2. Pergi ke Info kategori.
      3. Klik Pengaturan akun.
      4. Memilih Pengaturan akun … dari menu yang telah ditampilkan.
      5. Pergi ke File Data tab.
2. Klik Menambahkan :
   1. Di Outlook 2016:
      1. Masukkan nama untuk arsip di bawah Nama file:.
      2. Pilih format yang diinginkan di bawah Simpan sebagai tipe:; biasanya, pilih File Data Outlook.
   2. Di Outlook 2007:
      1. Pilih format yang diinginkan. Kecuali Anda mungkin perlu mengakses data dengan Outlook 2002 atau lebih awal secara langsung, aman untuk menyorotnya File Folder Pribadi Outlook Office (.pst).
      2. Klik baik.
      3. Masukkan nama file yang diinginkan.
         1. Arsip tahunan bekerja dengan baik, dan menamai file PST setelah setahun masuk akal. Tentu saja, Anda dapat memilih arsip bulanan jika Anda memiliki banyak surat besar untuk ditangani atau skema lain. Pastikan saja ukuran file PST yang dihasilkan adalah sekitar 1-2 GB. File yang lebih besar cenderung kurang efisien.
      4. Klik baik.
      5. Ketik file arsip yang diinginkan nama file PST Nama:.
         1. Sekali lagi, masuk akal untuk memberi nama arsip Anda setelah isinya.
3. Opsional, lindungi akses dengan kata sandi.
4. Klik baik.
5. Sekarang klik Dekat.

Pindahkan Mail ke Arsip

Untuk mengisi arsip PST yang baru Anda buat:

• Seret dan lepaskan seluruh folder ke folder akar yang baru muncul di bawah Folder Surat.
  • Ini berguna jika Anda sudah memiliki Arsipkan folder yang berisi, katakanlah, semua surat tahun lalu. Cukup masukkan ke arsip PST.
• Atau, untuk mengarsipkan item individual:
  • Klik pada folder root yang dinamai setelah arsip Anda PST di bawah Folder Surat dengan tombol kanan mouse.
  • Memilih Folder baru … dari menu.
  • Ketik nama folder yang diinginkan.
  • Yakinkan Item Mail dan Post s dipilih di bawah Folder berisi: jika Anda ingin mengarsipkan email. Untuk pengarsipan item lain, pilih kategori yang sesuai.
  • Klik baik.
  • Seret dan lepas individual atau grup email ke folder yang baru dibuat.
• Untuk memindahkan semua email sebelum tanggal tertentu dalam folder (atau folder yang disarangkan):
  • • Di Outlook 2016:
      • Klik Mengajukan.
      • Pergi ke Info kategori.
      • Klik Alat Pembersih.
      • Memilih Arsipkan… dari menu yang telah muncul.
    • Di Outlook 2007:
      • Memilih File> Arsip … dari menu di Outlook.
  • Yakinkan Arsipkan folder ini dan semua subfolder: dipilih.
  • Sorot folder yang diinginkan.
  • Tentukan email tanggal yang sebelumnya (katakanlah, tahun ini 1 Januari) Anda ingin pindah ke bawah Arsip item yang lebih lama dari: __ .
  • Menggunakan Jelajahi … tombol untuk memilih arsip file PST yang dibuat di atas.
  • Klik baik.
• Secara opsional, gabungkan file PST langsung Anda untuk mengklaim ruang yang baru saja dibebaskan segera.

Tutup File PST Arsip

Setelah Anda mengarsipkan semua item, Anda bisa menutup file PST di Outlook:

1. Klik pada folder root arsip Anda di bawah PST Folder Surat dengan tombol kanan mouse.
2. Memilih Tutup "___" dari menu.

Mengakses Mail Dari File PST Arsip Tertutup

Untuk mengambil pesan dari file PST arsip yang telah Anda tutup:

1. 1. Di Outlook 2016:
      1. Klik Mengajukan.
      2. Memilih Buka & Ekspor.
      3. Klik Buka File Data Outlook.
   2. Di Outlook 2007:
      1. Memilih File> Buka> File Data Outlook … dari menu di Outlook.
2. Sorot file PST arsip yang diinginkan.
3. Klik Buka.

File PST dan foldernya akan muncul di bawah Folder Surat, siap beraksi.