Sebagian besar email kami mungkin dianggap penting, tetapi jelas tidak semuanya. Mampu membedakan pesan penting dari orang lain seperti spam atau pesan yang tidak perlu perhatian kita segera, dapat secara drastis memengaruhi waktu yang dihabiskan dengan memilah-milah email.
Sebagian besar layanan dan program email menggunakan apa yang disebut prioritas pesan untuk menunjuk yang penting dan yang tidak penting. Ada dua cara utama bahwa prioritas pesan dapat digunakan - secara manual dan otomatis, dan meskipun mungkin tampak aneh untuk dilakukan, Anda bahkan dapat menandai pesan sebagai prioritas rendah, atau tidak penting.
Bagaimana itu bekerja
Tergantung pada layanan dan program email yang Anda gunakan, Anda mungkin dapat menandai pesan sebagai penting atau tidak penting secara manual. Ketika Anda siap mengirim email, jika itu adalah fitur yang disertakan, Anda dapat mengatakan bahwa email itu penting dan harus ditandai seperti itu kepada penerima, atau Anda dapat menurunkan kepentingannya sehingga mereka tidak merasa berkewajiban untuk mengatasinya. email segera.
Email yang memiliki kepentingan tertinggi mungkin dicetak tebal di Kotak Masuk, atau ditandai merah, sementara pesan yang kurang penting mungkin berwarna abu-abu atau pindah ke bawah daftar. Spesifikasinya tergantung pada program email penerima.
Beberapa penyedia email menetapkan prioritas email secara otomatis meskipun tingkat kepentingan tidak ditentukan oleh pengirim. Ini mengasumsikan tingkat prioritas dan menyaringnya ke bagian "Penting" dari Kotak Masuk Anda. Fitur ini didasarkan pada perilaku yang diprediksi dan selalu berubah oleh layanan berdasarkan pada siapa Anda mengirim email dan apakah pesan dihasilkan secara otomatis atau dari orang sungguhan.
Klien email lain mungkin bahkan membiarkan Anda mengubah status email penting. Ini sering kali apa yang diperlukan jika penerima selalu menggunakan bendera prioritas tinggi / penting padahal seharusnya tidak, tetapi itu juga berguna jika Anda ingin semua email dari satu pengirim ditandai sebagai penting sehingga Anda tidak pernah kehilangan jejaknya.
Mengapa Itu Penting
Yang lebih suka Anda miliki: program email yang memberi tahu Anda setiap kali Anda menerima pesan - bahkan spam - atau pesan yang secara otomatis memfilter apa yang dianggapnya tidak penting dan meninggalkan Anda dengan email paling penting dalam folder terpisah atau, lebih baik lagi, di bagian paling atas Kotak Masuk Anda?
Ketika Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari email yang tidak penting, Anda dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk bekerja atau membalas email yang membutuhkan fokus dan perhatian Anda saat ini. Ini adalah salah satu cara terbaik untuk tidak hanya berkomunikasi lebih baik dan didengar lebih cepat tetapi juga dengan mudah melihat apa yang penting ketika Anda mendapat lusinan atau lebih pesan baru setiap hari.
Tergantung pada aplikasi yang Anda gunakan, klien email mungkin mengirimkan pemberitahuan tentang email baru hanya jika menganggap pesan itu penting. Anda dapat dengan mudah melihat betapa bermanfaatnya ini untuk menghapus semua email tidak penting dari pemberitahuan Anda tanpa benar-benar menghapusnya.
Mengkomunikasikan pentingnya pesan sama pentingnya dengan email karena kontak tatap muka, dan itu tidak jauh lebih sulit. Yang dibutuhkan adalah memutuskan antara prioritas tinggi atau rendah ketika Anda mengirim email.
Bagaimana cara melakukannya
Sebagian besar klien email memungkinkan Anda mengatur prioritas pesan saat menulis email. Biasanya berada di kotak tulis karena Anda dapat menetapkan tingkat penting berdasarkan per-email.
Anda dapat mengubah prioritas pesan, atau memungkinkan untuk khusus, difilter Penting lihat, dalam semua jenis klien email dan layanan email web. Beberapa contoh termasuk Mail, MS Outlook, Thunderbird, Gmail, Outlook.com, dan Yahoo Mail.
