Gunakan Tombol Pintasan Excel untuk Menyimpan Pekerjaan Anda dengan Cepat

Anda telah menempatkan banyak pekerjaan ke dalam spreadsheet Excel Anda, jangan biarkan lolos karena Anda lupa menekan tombol simpan. Gunakan tips ini untuk menjaga pekerjaan Anda aman dan disimpan untuk lain kali Anda membutuhkan file penting itu. Atau, jika Anda perlu berbagi pekerjaan Anda, pelajari cara mudah melakukannya dengan fungsi simpan PDF.

Gunakan Excel Simpan Tombol Pintas

Selain menyimpan file buku kerja menggunakan opsi Simpan yang terletak di bawah Menu file atau Simpan ikon di Toolbar Akses Cepat, Excel memiliki opsi untuk menyimpan menggunakan tombol pintas pada keyboard. Kombinasi tombol untuk pintasan ini adalah:

Ctrl + S

Jika file telah disimpan sebelumnya, penunjuk tetikus akan berubah menjadi ikon jam pasir saat penyimpanan berlangsung. Jika tidak, jika buku kerja disimpan untuk pertama kalinya, Save As kotak dialog akan terbuka.

Simpan Pertama Kali

Ketika file disimpan untuk pertama kalinya, dua bagian informasi harus ditentukan dalam Save As kotak dialog, termasuk nama file dan lokasi di mana itu akan disimpan.

Nama file dapat berisi hingga 255 karakter termasuk spasi.

Hemat Sering

Sejak menggunakan Ctrl + S pintas adalah cara mudah untuk menyimpan data, adalah ide yang baik untuk sering menyimpan - setidaknya setiap lima menit - untuk menghindari hilangnya data jika terjadi crash komputer.

Pinning Save Locations

Sejak Excel 2013, dimungkinkan untuk menyematkan lokasi tersimpan yang sering digunakanSave As . Melakukannya membuat lokasi mudah diakses di bagian atas daftar Folder Terbaru. Tidak ada batasan untuk jumlah lokasi yang dapat disematkan. Untuk memasang pin lokasi penyimpanan:

1. KlikMengajukan> Save As.
2. DalamSave As jendela, letakkan penunjuk mouse pada lokasi yang diinginkan di bawahFolder terbaru - Di ujung kanan layar, gambar horizontal kecil pin dorong muncul untuk lokasi itu.
3. Klik padapinuntuk lokasi itu. Gambar berubah menjadi gambar vertikal dari push pin-drop-down yang menunjukkan bahwa lokasi sekarang disematkan ke bagian atas Folder Terkini daftar.
4. Untuk melepas pin pada lokasi, klik padagambar pin dorong vertikallagi untuk mengubahnya kembali menjadi pin horizontal.

Simpan Lembar Kerja Excel sebagai File PDF

Salah satu fitur yang pertama kali diperkenalkan di Excel 2010 adalah kemampuan untuk mengonversi atau menyimpan file spreadsheet Excel di Format PDF. File PDF (Portable Document Format) memungkinkan orang lain untuk melihat dokumen tanpa perlu program asli, seperti Excel, yang diinstal di komputer mereka.

Sebagai gantinya, pengguna dapat membuka file dengan program pembaca PDF gratis seperti Adobe Acrobat Reader. File PDF juga memungkinkan Anda untuk membiarkan orang lain melihat data spreadsheet tanpa memberi mereka kemampuan untuk mengubahnya.

Menyimpan Lembar Kerja Aktif dalam Format PDF

Saat menyimpan file dalam format PDF, secara default hanya saat ini, atau aktif worksheet - yaitu lembar kerja di layar - disimpan. Langkah-langkah untuk menyimpan lembar kerja Excel dalam format PDF menggunakan ExcelSave As opsi jenis file adalah:

1. Klik padaMengajukantab daripita untuk melihat opsi menu yang tersedia.
2. Klik pada Save As pilihan untuk membuka dialog Save As.
3. Pilih lokasi untuk menyimpan file di bawahSave In baris.
4. Ketikkan nama untuk file di bawahNama filegaris di bagian bawah.
5. Klik panah ke bawah di ujungSimpan sebagai tipe baris.
6. Gulir daftar untuk menemukan dan klik pada PDF (* .pdf)opsi untuk membuatnya muncul diSimpan sebagai tipe garis kotak dialog.
7. KlikMenyimpanuntuk menyimpan file dalam format PDF dan tutup kotak dialog.

Simpan Seluruh Workbook dalam Format PDF

Seperti yang disebutkan, defaultSave As opsi hanya menyimpan lembar kerja saat ini dalam format PDF. Ikuti langkah-langkah ini untuk menyimpan seluruh buku kerja Anda sebagai file PDF:

1. Buka Save As kotak dialog.
2. Buka Opsi lanjutan.
3. Klik padaPDF (* .pdf) opsi untuk membuat tombol Opsi muncul di baris Simpan sebagai jenis kotak dialog.
4. Klik pada tombol untuk membukaPilihankotak dialog.
5. Memilih Seluruh Workbookdi bagian Publikasikan apa.
6. Klikbaikuntuk kembali keSave As kotak dialog.
7. KlikMenyimpanuntuk menyimpan buku kerja Anda dalam format PDF dan tutup kotak dialog.

Tombol Opsi hanya akan terlihat setelah jenis file diubah menjadi PDF (* .pdf) di kotak dialog Save As. Ini memberi Anda sejumlah pilihan mengenai informasi dan data apa yang disimpan dalam format PDF.

Simpan Otomatis ke OneDrive

Jika Anda menggunakan Microsoft Office 365, Excel secara otomatis akan menyimpan autosave pekerjaan Anda setiap kali Anda memilih penyimpanan cloud OneDrive perusahaan sebagai lokasi penyimpanan Anda. Fitur baru ini menyimpan dokumen Anda setiap beberapa detik, sehingga Anda tidak perlu menekan tombol Save atau tombol pintasan yang terkait - itulah satu aspek yang kurang perlu Anda khawatirkan saat bekerja.

Agar fungsi AutoSave berfungsi, Anda harus menyimpan dokumen Anda ke lokasi di folder OneDrive Anda. Fungsi AutoSave tidak berfungsi dengan lokasi lain di PC atau Mac Anda.

Jika Anda memiliki Office 365 dan menyimpan file Anda ke OneDrive, pastikan bahwa Penyimpanan otomatis fungsi diaktifkan dengan memeriksa sakelar pengalih di sudut kiri atas layar Excel. Saat diaktifkan, tombol akan berkata Di. Untuk mematikan fitur dan menyimpan pekerjaan Anda secara manual, cukup klik pada sakelar untuk mengubahnya Mati.