Jika itu bagus untuk membalas, seharusnya lebih baik untuk membalas semuanya. Kanan? Tidak selalu. Jika jawabannya sangat penting bagi semua penerima, maka "Balas Semua" harus digunakan.
Sebagian menjawab semua skenario adalah karena kecelakaan di mana satu penerima tidak menyadari bahwa mereka mengklik atau mengetuk opsi itu. Namun, sebagian besar kemungkinan karena fakta bahwa orang itu tidak menyadari kapan harus mengirim Balas Semua pesan.
Either way, itu umumnya menjengkelkan kepada orang lain yang terlibat dalam pesan grup. Menggunakan etiket email yang tepat, baik di tempat kerja maupun secara sosial, sangat penting. Inilah mengapa yang terbaik untuk menggunakan Balas Semua dengan hati-hati.
Kapan Membalas Semua
Gunakan fitur Balas Semua email program Anda hanya jika balasan Anda diperlukan untuk mengetahui pengirim asli dan semua orang di kotak To: and Cc: di email asli.
Jangan membalas ke semua saat:
- Hanya pengirim asli yang perlu mengetahui balasan Anda,
- Komentar Anda akan sangat penting untuk mengetahui pengirim asli dan beberapa penerima lainnya.
- Lakukan balasan normal dalam kasus ini, lalu tambahkan pilih penerima lain secara manual. Anda dapat menyalin alamat mereka dari email asli jika itu membantu.
- Pesan Anda sederhana seperti "Terima kasih!" atau "Aku juga."
- Terima kasih, pemberitahuan Anda mungkin baik-baik saja untuk dikirim, tetapi jangan mengirimnya ke setiap penerima lainnya. Hanya pengirim yang benar-benar perlu mengetahui perasaan Anda tentang pesan, bukan setiap orang dalam grup.
Balas semua harus disediakan untuk kasus khusus saja. Ini hanya boleh digunakan jika Anda perlu mengirim pesan yang sama ke setiap penerima dalam grup. Jika tidak, jika Anda tidak perlu melakukan itu, Anda harus membalas hanya kepada individu yang relevan. Ini mungkin hanya membalas pengirim atau menggunakan kolom Cc: atau Bcc: untuk beberapa penerima tertentu.
Sebagai contoh, pertimbangkan untuk meminta email apakah Anda ingin datang ke pesta pensiun akhir pekan ini. Anggap saja itu dikirim ke 30 orang lain dan Anda ditanya tidak hanya jika Anda akan pergi tetapi jika Anda dapat membawa beberapa makanan atau membantu dengan cara lain.
Biasanya tidak tepat dalam situasi ini untuk mengirim balasan kepada orang lain dan menjelaskan bahwa Anda tidak dapat pergi karena Anda harus bekerja akhir pekan ini dan bahwa anak Anda juga sakit, jadi ini bukan akhir pekan yang baik untuk Anda. Detail tersebut relevan dengan pengirim tetapi mungkin tidak untuk semua orang yang diundang.
Namun demikian, ada kalanya Anda harus membalas semua dan kapan Anda diharapkan membalas semua. Mungkin ini melibatkan diskusi kelompok tentang proyek kerja atau hal lain yang secara langsung melibatkan penerima lainnya.
Apapun masalahnya, Anda harus selalu memikirkannya sebelum mengirim email massal kepada orang lain. Ini bahkan lebih buruk ketika beberapa orang mengirim balasan semua pesan satu demi satu, dan Anda mendapatkan selusin email dalam rentang satu atau dua menit. Mereka tidak hanya sulit untuk melacak tetapi juga mengganggu jika Anda tidak perlu membacanya.
