Apapun data yang Anda miliki, a spreadsheet, seperti Excel, adalah tempat yang bagus untuk menyimpannya. Excel memiliki alat bawaan untuk membantu Anda melacak data, dan untuk menemukan informasi spesifik saat Anda menginginkannya. Dengan ratusan kolom dan ribuan barisnya, spreadsheet Excel dapat menyimpan sejumlah besar data.
Excel juga lebih mudah digunakan daripada program database lengkap seperti Microsoft Access. Data dapat dimasukkan dengan mudah ke dalam spreadsheet, dan, hanya dengan beberapa klik mouse Anda dapat menyortir data Anda dan menemukan apa yang Anda inginkan.
Memasukkan Data ke dalam Tabel Excel
Format dasar untuk menyimpan data di Excel adalah sebuah tabel. Dalam sebuah tabel, data dimasukkan dalam baris. Setiap baris dikenal sebagai catatan. Setelah tabel dibuat, alat data Excel dapat digunakan untuk mencari, menyortir, dan menyaring catatan untuk menemukan informasi spesifik.
Memasukkan Data Tabel Anda
Langkah pertama dalam membuat tabel adalah memasukkan data. Ketika melakukannya, penting untuk memastikan bahwa itu dimasukkan dengan benar. Sebagai contoh, pastikan untuk tidak meninggalkan sel kosong saat membuat tabel Anda, tindakan seperti itu dapat menyebabkan masalah di masa depan.
Kesalahan data, yang disebabkan oleh entri data yang salah, adalah sumber dari banyak masalah yang terkait dengan manajemen data. Jika data dimasukkan dengan benar di awal, program ini lebih mungkin memberi Anda kembali hasil yang Anda inginkan.
Baris dan Kolom Excel
Baris dalam Tabel
Sebagaimana disebutkan di atas, baris data dikenal sebagai catatan. Saat memasukkan catatan, ingatlah pedoman ini:
- Jangan tinggalkan baris kosong di tabel yang dibuat, tidak juga antara judul dan baris pertama data.
- Rekor dapat berisi data tentang hanya satu item tertentu.
- Rekaman juga harus mengandung SEMUA data dalam daftar tentang item itu. Tidak boleh ada informasi tentang item di lebih dari satu baris.
- Untuk membuat daftar, tabel data harus berisi setidaknya dua rekaman data.
Kolom dalam Tabel
Sementara baris dalam tabel disebut sebagai catatan, kolom dikenal sebagai ladang. Setiap kolom membutuhkan heading untuk mengidentifikasi data yang dikandungnya; judul-judul ini disebut nama-nama lapangan.
- Nama bidang digunakan untuk memastikan bahwa data untuk setiap catatan dimasukkan dalam urutan yang sama.
- Pastikan bahwa semua data dalam kolom dimasukkan menggunakan format yang sama. Jika Anda mulai memasukkan angka sebagai angka (seperti 10 atau 20) simpanlah. Jangan mengubah bagian melalui dan mulai memasukkan angka sebagai kata (seperti sepuluh atau dua puluh). Konsisten.
- Jangan tinggalkan kolom kosong di meja.
- Untuk membuat daftar, tabel harus setidaknya dua kolom lebar.
Membuat Daftar di Excel
Menggunakan Opsi Filter
Setelah data dimasukkan dengan benar ke dalam meja dengan header yang tepat, dapat dikonversi ke daftar menggunakan Filter pilihan.
- Memilih salah satu sel di dalam tabel.
- Memilih Beranda> Urutkan & Filter> Filter dari tab Beranda.
- Tabel sekarang akan menampilkan panah drop-down kecil di samping setiap tajuk.
Mengelola Daftar Data Anda
- Akan ada panah yang menunjuk ke bawah di samping setiap nama bidang yang membuka menu drop-down ketika diklik.
- Menu drop-down berisi opsi untuk menyortir daftar dengan salah satu nama bidang dan untuk mencari daftar untuk catatan yang cocok dengan kriteria tertentu.
