Opsi validasi data Excel termasuk membuat daftar drop-down yang membatasi data yang dapat dimasukkan ke dalam sel tertentu ke daftar entri yang telah ditetapkan.
Ketika daftar drop-down ditambahkan ke sel, panah ditampilkan di sebelahnya. Mengeklik panah akan membuka daftar dan memungkinkan Anda memilih salah satu item daftar untuk masuk ke dalam sel.
Data yang digunakan dalam daftar dapat ditemukan:
- pada lembar kerja yang sama dengan daftar
- pada lembar kerja yang berbeda di buku kerja yang sama
- di buku kerja yang berbeda
Tutorial: Menggunakan Data Tersimpan dalam Buku Kerja yang Berbeda
Dalam tutorial ini, kita akan membuat daftar drop-down menggunakan daftar entri yang terletak di buku kerja yang berbeda.
Keuntungan menggunakan daftar entri yang terletak di buku kerja yang berbeda termasuk memusatkan data daftar jika digunakan oleh banyak pengguna dan melindungi data dari perubahan yang tidak disengaja atau disengaja.
catatan: Ketika data daftar disimpan dalam buku kerja terpisah, kedua buku kerja harus terbuka agar daftar berfungsi.
Mengikuti langkah-langkah dalam topik tutorial di bawah ini memandu Anda dalam membuat, menggunakan, dan mengubah daftar tarik-turun yang serupa dengan yang terlihat pada gambar di atas.
Instruksi tutorial ini, bagaimanapun, tidak termasuk langkah-langkah format untuk lembar kerja.
Ini tidak akan mengganggu menyelesaikan tutorial. Lembar kerja Anda akan terlihat berbeda dari contoh di halaman 1, tetapi daftar drop-down akan memberi Anda hasil yang sama.
Topik Tutorial
- Membuka File dan Menyimpan Data Tutorial
- Menciptakan Dua Rentang Bernama
- Membuka Kotak Dialog Validasi Data
- Memasuki Sumber Data dan Menyelesaikan Daftar Turun
- Mengubah Item Daftar
- Opsi untuk Melindungi Daftar Turun
Memasukkan Data Tutorial
Membuka Dua Buku Kerja Excel
Seperti disebutkan, untuk tutorial ini data untuk daftar drop-down akan ditempatkan di buku kerja yang berbeda dari daftar drop-down.
Untuk tutorial ini ikuti langkah-langkah berikut:
- Buka dua buku kerja Excel kosong
- Simpan satu buku kerja dengan nama itu sumber-data.xlsx - buku kerja ini akan berisi data untuk daftar drop-down
- Simpan buku kerja kedua dengan nama drop-down-list.xlsx - buku kerja ini akan berisi daftar drop-down
- Biarkan kedua buku kerja terbuka setelah menyimpan.
Memasukkan Data Tutorial
- Masukkan data di bawah ini ke sel A1 hingga A4 dari sumber-data.xlsx buku kerja seperti yang terlihat pada gambar di atas.
-
A1 - Roti jahe A2 - Lemon A3 - Oatmeal Raisin A4 - Chocolate Chip
- Simpan buku kerja dan biarkan terbuka
- Masukkan data di bawah ini ke dalam sel B1 dari drop-down-list.xlsx buku kerja.
-
B1 - Jenis Cookie:
- Simpan buku kerja dan biarkan terbuka
- Daftar drop-down akan ditambahkan ke sel C1 dari buku kerja ini
Menciptakan Dua Rentang Bernama
Menciptakan Dua Rentang Bernama
Rentang bernama memungkinkan Anda untuk merujuk ke rentang sel tertentu dalam buku kerja Excel.
Rentang bernama memiliki banyak kegunaan di Excel termasuk menggunakannya dalam rumus dan saat membuat grafik.
Dalam semua kasus, rentang bernama digunakan sebagai pengganti berbagai referensi sel yang menunjukkan lokasi data dalam lembar kerja.
Ketika digunakan dalam daftar drop-down yang terletak di buku kerja yang berbeda, dua rentang bernama harus digunakan.
- Satu dibuat untuk daftar item dalam buku kerja tempat data berada
- Yang kedua dibuat di buku kerja tempat daftar drop-down berada. Rentang bernama kedua ini menautkan ke kisaran bernama di buku kerja pertama
Langkah-langkah Tutorial
Rentang Bernama Pertama
- Pilih sel A1 - A4 dari sumber-data.xlsx buku kerja untuk menyorot mereka
- Klik pada Kotak Nama yang terletak di atas kolom A
- Ketik "Cookies" (tanpa tanda kutip) di Kotak Nama
- tekan MEMASUKKAN kunci pada keyboard
- Sel A1 sampai A4 dari sumber-data.xlsx buku kerja sekarang memiliki nama rentang Kue
- Simpan buku kerja
The Second Named Range
Rentang bernama kedua ini tidak menggunakan referensi sel dari drop-down-list.xlsx buku kerja.
Sebaliknya, akan, seperti yang disebutkan, tautan ke Kue nama rentang di sumber-data.xlsx buku kerja.
Ini diperlukan karena Excel tidak akan menerima referensi sel dari buku kerja yang berbeda untuk rentang bernama. Itu akan, bagaimanapun, kecuali nama jangkauan lain.
Membuat rentang bernama kedua, oleh karena itu, tidak dilakukan dengan menggunakan Kotak Nama tetapi dengan menggunakan Manajer Nama opsi yang terletak di Rumus tab pita.
- Klik pada sel C1 di drop-down-list.xlsx buku kerja
- Klik Rumus> Pengelola Nama pada pita untuk membuka Manajer Nama kotak dialog
- Klik pada Baru tombol untuk membuka Nama baru kotak dialog
- Pada jenis Baris nama: Data
- Dalam Merujuk ke jenis garis: = 'data-source.xlsx'! Cookie
- Klik OK untuk menyelesaikan rentang bernama dan kembali ke kotak dialog Name Manager
- Klik Tutup untuk menutup kotak dialog Nama Manajer
- Simpan buku kerja
Membuka Kotak Dialog Validasi Data
Membuka Kotak Dialog Validasi Data
Semua opsi validasi data di Excel, termasuk daftar drop-down, diatur menggunakan kotak dialog validasi data.
Selain menambahkan daftar drop-down ke lembar kerja, validasi data di Excel juga dapat digunakan untuk mengontrol atau membatasi jenis data yang dapat dimasukkan ke dalam sel tertentu di lembar kerja.
Langkah-langkah Tutorial
- Klik pada sel C1 dari drop-down-list.xlsx buku kerja untuk menjadikannya sel aktif - ini adalah tempat daftar drop-down akan ditempatkan
- Klik pada Data tab dari menu pita di atas lembar kerja
- Klik pada Validasi data ikon pada pita untuk membuka menu tarik-turun
- Klik pada Validasi data di menu untuk membuka kotak dialog Validasi Data
- Biarkan kotak dialog terbuka untuk langkah selanjutnya dalam tutorial
Menggunakan Daftar untuk Validasi Data
Memilih Daftar untuk Validasi Data
Seperti yang disebutkan ada sejumlah opsi untuk validasi data di Excel selain daftar drop-down.
Pada langkah ini kita akan memilih Daftar pilihan sebagai tipe validasi data yang akan digunakan untuk sel D1 dari lembar kerja.
Langkah-langkah Tutorial
- Klik Pengaturan tab di kotak dialog
- Klik panah ke bawah di ujung Mengizinkan baris untuk membuka menu drop down
- Klik Daftar untuk memilih daftar drop-down untuk validasi data di sel C1 dan untuk mengaktifkan Sumber baris di kotak dialog
Memasuki Sumber Data dan Menyelesaikan Daftar Turun
Karena sumber data untuk daftar drop-down terletak di buku kerja yang berbeda, rentang bernama kedua yang dibuat sebelumnya akan dimasukkan dalam Sumber baris di kotak dialog.
Langkah-langkah Tutorial
- Klik pada Sumber baris
- Ketik "= Data" (tanpa tanda kutip) di baris Sumber
- Klik baik untuk menyelesaikan daftar drop-down dan menutup Validasi data kotak dialog
- Kecil panah bawah ikon yang terletak di sisi kanan sel C1
- Mengeklik panah bawah harus membuka daftar tarik turun yang berisi empat nama cookie yang dimasukkan ke sel A1 hingga A4 dari sumber-data.xlsx buku kerja
- Mengklik salah satu nama harus memasukkan nama itu ke dalam sel C1
Mengubah Daftar Drop Down
Mengubah Item Daftar
Untuk menjaga daftar drop-up up to date dengan perubahan data kami, mungkin perlu secara berkala mengubah pilihan dalam daftar.
Karena kami menggunakan rentang bernama sebagai sumber untuk daftar item kami daripada nama daftar yang sebenarnya, mengubah nama-nama cookie dalam kisaran bernama yang terletak di sel A1 sampai A4 dari sumber-data.xlsx buku kerja segera mengubah nama dalam daftar drop down.
Jika data dimasukkan langsung ke kotak dialog, membuat perubahan pada daftar melibatkan kembali ke kotak dialog dan mengedit baris sumber.
Pada langkah ini kita akan berubah lemon untuk kue dalam daftar drop down dengan mengubah data dalam sel A2 dari rentang bernama di sumber-data.xlsx buku kerja.
Langkah-langkah Tutorial
- Klik pada sel A2 di sumber-data.xlsx workbook (Lemon) untuk membuatnya menjadi sel aktif
- Mengetik kue ke dalam sel A2 dan tekan tombol Enter pada keyboard
- Klik pada panah ke bawah untuk daftar drop down di sel C1 dari drop-down-list.xlsx buku kerja untuk membuka daftar
- Butir 2 dalam daftar sekarang harus dibaca kue dari pada lemon
Opsi untuk Melindungi Daftar Turun
Opsi untuk Melindungi Daftar Turun
Karena data kami berada di lembar kerja yang berbeda dari opsi daftar drop-down yang tersedia untuk melindungi data daftar meliputi:
- Lindungi lembar kerja yang melibatkan penguncian sel A1 ke A4 pada lembar 2
- Membutuhkan kata sandi untuk memodifikasi buku kerja
- Memiliki buku kerja terbuka sebagai Hanya-baca
