Pernah mendapatkan perasaan tenggelam ketika Anda kembali ke email Anda setelah beberapa hari (atau bahkan berjam-jam) dihabiskan, dan Anda melihat volume pesan yang belum dijawab telah mencapai proporsi yang tidak dapat dikelola?
Kotak masuk yang sulit diatur bisa terasa seperti lubang besar yang tidak akan pernah Anda gali. Tetapi tidak harus seperti itu! Dengan beberapa langkah sederhana, Anda dapat mengatur kotak masuk Anda, mengendalikan surat masuk Anda, dan secara serius mengurangi kecemasan email Anda.
Bersihkan
Saya tahu ini akan tampak menakutkan bagi banyak orang, tetapi saya sangat menyarankan menggunakan kotak masuk Anda hanya untuk apa artinya: surat baru. Pikirkan surat siput sebagai analogi. Jika Anda meletakkan setiap paket atau surat yang Anda terima di meja dapur Anda tanpa mengarsipkannya atau membuangnya, dapur Anda akan segera menjadi tumpukan kertas yang tidak bisa dikelola. Kotak masuk Anda berfungsi dengan cara yang sama - paling efektif saat Anda menghapusnya.
Mulailah dengan menghapus semua email yang Anda terima yang Anda tidak akan pernah ingin memiliki akses lagi (seperti pengumuman penjualan minggu ini untuk penerbangan ke Maui - sayangnya, bukan tahun ini). Namun, berhati-hatilah, dan jangan menghapus item yang mungkin Anda ingin catatan down the line (seperti tanda terima dari pembelian Amazon Anda).
Kemudian, coba ajukan email yang ingin Anda simpan ke folder yang relevan atau (untuk pengguna Gmail) pengarsipan mereka. Sasaran saya adalah selalu dapat melihat semua email di kotak masuk saya tanpa harus menggulir ke bawah atau mengklik "halaman 2." Saya merasa saya kurang stres ketika saya bisa melihat sekilas semua yang saya butuhkan untuk berurusan dengan, semua ada di satu halaman. Dan, mari kita jujur: jika email ada di halaman 2, itu mungkin tidak akan ditangani.
Berhenti berlangganan
Clogger kotak surat terbesar adalah hal-hal yang Anda dapatkan secara berulang. Dan bukan hanya e-buletin yang harus disalahkan - Facebook, Twitter, dan sembilan situs kesepakatan harian yang sekarang Anda berlangganan juga mengisi kotak masuk Anda dengan pembaruan.
Jadi, lain kali Anda membuang setengah lusin email tanpa membukanya, catat apa yang Anda hapus. Jika Anda membuang email dari sumber yang sama tiga kali tanpa membukanya, saatnya untuk berhenti berlangganan. Kotak masuk Anda akan berterima kasih.
Konsolidasi, Konsolidasi, Konsolidasi
Semakin banyak orang harus berurusan dengan beberapa kotak masuk. Alamat kantor Anda, alamat .edu Anda, [email protected] Anda yang terdengar profesional, bahkan mungkin akun Hotmail lama yang tidak dapat dihapus oleh teman-teman sekolah menengah Anda dari buku alamat mereka.
Dalam kebanyakan kasus, Anda harus memisahkan email pribadi dan kantor, tetapi jika Anda memiliki fleksibilitas, menggabungkan beberapa alamat email akan memberi Anda lebih sedikit tempat untuk login dan mengelola. Salah satu opsi adalah untuk menghentikan alamat lama Anda, tetapi Anda juga dapat memilih untuk meneruskan satu alamat email ke alamat lain - jadi Anda akan dilindungi di mana pun orang mengirimi Anda email, tetapi masih dapat menyimpan segala sesuatu yang tersimpan di tempat yang sama.
Buat Kotak Masuk Anda Lakukan Pekerjaan
Salah satu fitur favorit saya dari Gmail adalah filter otomatis: Anda melatih kotak masuk Anda untuk mengetahui di mana mengirim email dan bagaimana cara memberi label. Apa pun dari ibu saya akan diajukan sebagai "Keluarga, " dan barang-barang yang dikirim ke daftar email grup teman-teman kampus saya juga akan diberi label sesuai. Dengan begitu, ketika saya mencari sesuatu nanti, selalu mudah ditemukan.
Anda juga dapat menggunakan Gmail agar beberapa email melewati kotak masuk Anda secara otomatis. Misalnya, jika Anda membayar tagihan kabel secara otomatis, seperti saya, Anda dapat mengarsipkannya secara otomatis dan menambahkan label "Keuangan." Anda tidak perlu melihatnya, tetapi jika Anda membutuhkannya, Anda tahu di mana menemukan saya t.
Rencanakan Untuk "Nanti"
Anda tahu email-email yang Anda tahu Anda tidak akan sampai sampai nanti, tetapi Anda takut Anda akan lupa? Sekarang ada plugin bernama Boomerang (saat ini tersedia untuk Gmail dan Outlook) yang sempurna untuk menghadapinya. Anda dapat menjadwalkan email untuk menghilang dan kembali lagi nanti - ketika Anda siap untuk menghadapinya - meninggalkan kotak masuk Anda lebih jelas sampai saat itu.
Boomerang juga memiliki beberapa bonus (yang sangat mengubah hidup). Ini memungkinkan Anda menjadwalkan email untuk dikirim di lain waktu, dan itu juga memungkinkan Anda mengatur email berulang. Anda juga dapat meminta Boomerang mengingatkan Anda jika seseorang tidak membalas Anda. Misalnya, ketika saya mengirim email kepada Julie pada hari Senin tentang laporan yang saya butuhkan untuk hari Jumat, saya dapat meminta Boomerang untuk membuat rantai email itu kembali ke bagian atas kotak masuk saya pada pukul 10:30 pagi pada hari Kamis jika dia belum merespons. Dan jika dia merespons, Boomerang tahu untuk tidak mengembalikan email pada hari Kamis. Cemerlang, bukan?
Siap memulai? Buat beberapa waktu minggu ini untuk merombak kotak masuk Anda. Mungkin butuh waktu beberapa jam, tetapi saya berjanji, waktu (dan stres) yang Anda hemat dalam jangka panjang akan membuat semua usaha Anda sepadan.
