Pengajuan laporan pengeluaran berada di peringkat atas dengan saluran akar pada skala kesenangan saya. Terlepas dari kenyataan bahwa perusahaan saya secara sah berutang banyak uang kepada saya, saya hampir selalu takut harus mengajukan laporan itu.
Ini mungkin berakar pada pekerjaan pertama saya di luar perguruan tinggi, ketika saya meminta bimbingan atasan saya tentang biaya apa yang sesuai untuk perjalanan bisnis yang akan datang. Dia hanya berkata, "Gunakan penilaian terbaikmu."
Um, terima kasih. Mengingat bahwa saya belum pernah melakukan perjalanan bisnis, saya merasa bahwa penilaian terbaik saya mungkin berbeda dari miliknya.
Tapi, saya pikir itulah intinya. Ketika saya menjadi manajer dan karyawan saya mengajukan pertanyaan yang sama, saya mendapati diri saya memberikan jawaban yang samar-samar. Saya ingin menguji staf saya untuk melihat bagaimana mereka menangani diri mereka sendiri tanpa pengawasan - jika mereka menjadi hog-liar dan menghabiskan ratusan dolar pada minuman keras suatu malam, saya mungkin mempertanyakan keterampilan pengambilan keputusan mereka (dan ya, saya mungkin juga akan melewatkannya untuk promosi di tempat orang yang menangani tantangan dengan bijaksana).
Moral dari cerita ini? Ketika bos Anda mengatakan "Gunakan penilaian terbaik Anda" ketika menghabiskan uang receh perusahaan, dia bersungguh-sungguh. Bagaimana Anda menangani pengeluaran Anda akan banyak berbicara tentang Anda sebagai karyawan, dan itu juga dapat memengaruhi reputasi Anda dengan bos Anda.
Untungnya, saya telah mengembangkan beberapa trik selama bertahun-tahun - dan ini berguna untuk membantu saya memeriksa ketika saya mengumpulkan kwitansi.
Tonton dan Belajar
Cara terbaik untuk mengukur berapa banyak yang harus Anda belanjakan adalah dengan mengawasi rekan kerja Anda yang lebih berpengalaman. Kemungkinannya adalah, Anda akan makan, minum, dan tinggal di tempat yang sama, sehingga Anda akan memiliki banyak kesempatan untuk berhenti dan melihat apa yang mereka lakukan terlebih dahulu.
Berikut ini sebuah contoh: Ketika Anda dan kolega Anda pergi makan malam, biarkan orang lain memesan terlebih dahulu, dan perhatikan biaya pesanan masing-masing orang. Ketika tiba giliran Anda, pastikan pick Anda adalah yang paling murah, atau dalam kisaran yang sama dengan pesanan dengan harga lebih murah di grup. Tidak, hanya karena bos Anda memesan filet mignon, tidak berarti Anda harus mengikutinya. Tetapi ketika pelancong veteran semuanya memesan salad Cobb, ikuti langkah mereka, dan bos Anda tidak akan pernah mempertanyakan biaya makan Anda.
Dan bagaimana jika tidak ada orang lain di perjalanan Anda? Coba lakukan riset sebelumnya. Tanyakan kepada rekan kerja Anda hal-hal seperti, “Saya sedang menuju ke Chicago - dapatkah Anda menyarankan beberapa tempat makan?” Cari tahu di mana sisa tim biasanya, dan Anda akan memiliki beberapa tempat yang Anda tahu aman untuk dibiayai.
Jangan Serakah
Ini mungkin tampak jelas, tetapi saya dapat memberi tahu Anda dari pengalaman, mudah untuk merasa seperti Anda bisa hidup sedikit ketika kantor Anda menerbangkan Anda, membayar hotel Anda, dan mengirim Anda ke makan malam mewah dengan klien. Dan, sementara Anda mungkin melihat orang lain menghidupkannya karena mereka tahu orang lain akan mengambil tabnya, lebih baik bertaruh untuk menjaga pengeluaran Anda seminimal mungkin jika memungkinkan.
Rule of thumb: Jika Anda tidak akan membelinya dengan uang Anda sendiri, jangan biaya itu. Segelas anggur dengan makan malam? Baik. Segelas anggur, ditambah tiga koktail, beberapa aplikasi, dan hidangan penutup? "Kebutuhan" untuk itu tidak akan mudah dibenarkan.
Jangan Murah
Tampaknya masuk akal jika Anda tidak mengeluarkan uang lebih dari uang receh perusahaan - tetapi bagaimana dengan barang yang lebih murah? Bisakah Anda menghabiskan latte dan bagel pagi Anda saat bepergian untuk bekerja? Secara teknis, tentu saja, Anda dapat meminta perusahaan Anda untuk mengganti uang $ 4, 67 yang Anda bayarkan untuk kopi kecil dan bagel, tetapi saya jamin Anda tidak akan mendapatkan poin apa pun ketika bos Anda melihat ini pada laporan terperinci Anda.
Sebagai contoh, saya meminta seorang karyawan menyerahkan laporan pengeluaran untuk biaya parkir $ 1 dari pertemuan klien. Apakah kamu bercanda? Saya mengembalikan uangnya, tetapi sejak saat itu saya selalu merasa seperti dia berusaha mengelabui perusahaan untuk semua yang dia bisa.
Ya, perusahaan Anda harus membayar biaya yang masuk akal ketika Anda keluar dan akan mewakili perusahaan, tetapi pengeluaran Anda akan membuat Anda terlihat tidak profesional dan tidak dewasa, belum lagi kikir. Berikut ini adalah uji coba yang baik: Jika itu adalah sesuatu yang biasanya Anda beli sendiri pada hari kerja biasa, jangan habiskan biaya itu (tetapi simpan kwitansi Anda, jika bos Anda juga menawarkan untuk membayar barang-barang kecil).
Selalu Minta Tanda Terima
Pada catatan itu, di samping menjaga pengeluaran Anda dalam batas yang masuk akal, menjaga tanda terima Anda adalah hal yang paling penting untuk diingat ketika Anda sedang bertugas di luar kantor. Saya bahkan tidak bisa menghitung berapa kali karyawan saya mengirimkan laporan pengeluaran tanpa ada bukti pengeluaran. Tidak peduli seberapa besar Anda berpikir bos Anda memercayai Anda, dia tidak bisa hanya mengambil kata-kata Anda karena Anda menghabiskan $ 256 untuk perjalanan bisnis terakhir Anda.
Ketika saya bertanya kepada seorang karyawan mengapa dia tidak memasukkan kwitansi dengan biaya yang relatif kecil - yang saya akan setujui sepenuhnya - dia mengakui dia khawatir saya mungkin tidak akan menyetujui barang tersebut, jadi dia hanya "lupa" untuk meminta tanda terima. Dia benar: saya tidak menyetujuinya. Tetapi bukan karena saya keberatan dengan pembelian itu - karena saya tidak punya bukti bahwa itu benar-benar terjadi.
Kiat cepat: Geser amplop stasioner hotel dari kamar Anda dan simpan di dompet atau tas kantor Anda. Lilitkan gelang karet besar di sekitar dompet Anda untuk mengingatkan Anda agar meminta tanda terima - lalu jatuhkan tanda terima itu dalam amplop segera setelah Anda menerimanya. Dan jika ada sesuatu yang tidak biasa tentang pengeluaran tersebut, tulislah di bagian belakang sebelum Anda menyimpannya.
Setiap perusahaan dan setiap bos memiliki pendekatan berbeda dalam menangani pengeluaran, yang berarti tidak ada aturan keras dan cepat yang berlaku untuk setiap situasi. Tetapi, patuhi panduan ini, dan bos Anda tidak akan pernah punya alasan untuk mempertanyakan penilaian terbaik Anda .
