Konfrontasi (terutama konfrontasi kerja) tidak pernah menyenangkan bagi siapa pun. Tetapi bahkan lebih tidak nyaman daripada mencoba mengatakan sesuatu yang tidak menyenangkan ke wajah seseorang mencoba untuk mengekspresikan perasaan itu melalui email.
Sebagai salah satu pendiri dari sebuah organisasi yang sepenuhnya virtual yang memiliki lebih dari 120 kontributor di seluruh dunia, saya mendapatkan bagian yang adil dari email-email konfrontasi yang canggung. Jadi, apa yang harus Anda lakukan jika Anda berada dalam kesulitan mengirim email? Berikut ini beberapa tips.
1. Jangan Resort ke Email Kecuali Anda Harus
Ini seharusnya tidak perlu dikatakan, tetapi ini penting: Email tidak boleh sebelum pilihan pertama Anda untuk komunikasi konfrontasi. Bahkan, itu seharusnya hanya digunakan sebagai jalan terakhir.
Jangan mengirim email konfrontasi kepada seseorang kecuali Anda sudah mencoba untuk menghubunginya dengan cara lain yang mungkin tidak berhasil, atau jika masalahnya sangat mendesak sehingga ia perlu segera diberi tahu dan satu-satunya yang tersedia opsi adalah email. Selain itu, email konfrontasi hanya boleh digunakan untuk masalah yang lebih kecil, tidak besar, peristiwa yang mengubah hidup (seperti memecat seseorang; idealnya, setidaknya itu dilakukan di Skype atau platform di mana Anda dapat melihat wajah seseorang).
Ada dua alasan utama untuk alasan ini. Pertama, interaksi tatap muka (bahkan jika itu melalui Skype atau Google Hangout) memungkinkan orang lain untuk menangkap isyarat wajah dan bahasa tubuh sampai taraf tertentu, yang dapat membantu Anda lebih memahami maksud Anda. Kedua, kata-kata dalam surel dapat dikeluarkan dari konteks dengan sangat mudah (seperti halnya konteks surel itu sendiri), dan Anda tidak ingin situasi meledak di wajah Anda (isyarat bahwa orang lain pergi ke bos Anda untuk mengeluh tentang email mu).
Namun, pasti ada saat-saat ketika Anda harus menggunakan email, dan percayalah, dalam situasi itu, lebih baik untuk berkomunikasi melalui email daripada tidak sama sekali.
2. Jadilah sejelas dan sespesifik mungkin
Bagian terpenting dari menulis email adalah hanya mengatakan apa yang ingin Anda katakan. Keluarkan komentar Anda atau pemikiran sampingan lainnya (ini tidak seharusnya berupa novel), dan langsung saja pada intinya. Seluruh email konfrontasi Anda seharusnya hanya beberapa kalimat, dan tujuannya adalah untuk memindahkan komunikasi offline dan ke kehidupan nyata secepat mungkin.
Apa artinya? Jangan bertele-tele, jangan memuntahkan semua yang terlintas dalam pikiran, dan tentu saja jangan minta maaf atas apa yang Anda katakan. Anda masih dapat melakukan ini tanpa kejam - sebagai contoh, periksa email di bawah ini yang saya kirim ke salah satu penulis saya yang berkontribusi.
Juga, jika Anda merasa tidak dapat menjelaskan kasus Anda dalam enam kalimat atau lebih sedikit, mungkin subjeknya terlalu besar dan berbulu untuk email. Lagi pula, Anda tidak ingin meminimalkan situasi sulit. Sebuah email pendek yang membahas tenggat waktu yang terlewat, kualitas penugasan, ketidakhadiran, atau kemajuan adalah baik-baik saja - tetapi Anda hanya bisa membayangkan betapa mengerikannya mengirim email yang mengatakan, “Hai-dan-jadi, hanya ingin memberi tahu Anda sedang ditulis. Keren."
3. Tawarkan untuk Tersedia untuk Chat
Masalah lain yang muncul ketika Anda menghadapi seseorang melalui email adalah bahwa komunikasi online sangat sepihak. Orang lain tidak bisa langsung tidak setuju dengan Anda; sebaliknya, mereka menerima email Anda, membacanya, merespons, dan sebagainya. Dengan demikian, perlu beberapa saat bagi kedua belah pihak untuk menyampaikan poin mereka, dan biasanya tidak banyak yang tercapai.
Meskipun Anda mengirim konfrontasi melalui email, Anda harus memberi orang lain opsi untuk merespons melalui media yang berbeda. Mengakhiri surat dengan sesuatu seperti, "Pasti beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan, dan jika Anda ingin membahas ini lebih lanjut, kami benar-benar dapat makan siang atau naik Skype."
4. Pikirkan Sebelum Mengirim
Sebelum Anda mengirim surel melalui dunia maya, pikirkan dalam hati, Jika atasan saya melihat ini, apa yang akan mereka pikirkan tentang apa yang saya katakan? Melakukannya dapat mencegah Anda mengirim email yang terlalu keras atau yang memberikan getaran berbeda dari yang Anda harapkan. Jika Anda berpikir bos Anda akan mendapatkan pesan yang salah dengan melihat email Anda tanpa konteks, maka inilah saatnya untuk kembali ke papan gambar.
Jika memungkinkan, coba dan tulis email Anda sehari (atau setidaknya beberapa jam) sebelum Anda mengirimnya. Jika Anda menulis korespondensi di tengah kemarahan, Anda perlu waktu untuk menenangkan diri sebelum orang itu melihat pesan Anda. Tidak banyak keputusan besar yang dibuat dalam kemarahan, dan Anda tentu tidak ingin reputasi Anda dalam bahaya karena Anda mengirim satu email yang tidak terlalu hati-hati.
5. Bersiaplah Untuk Menjawab (Atau Tidak)
Tentu saja, email adalah jalan dua arah; pastikan Anda siap untuk setiap dan semua reaksi ketika Anda mengirimkan segala bentuk konfrontasi. Selain itu, luangkan waktu untuk memikirkan apa yang akan Anda lakukan dalam skenario yang berbeda, seperti jika orang di ujung sana tidak merespons atau jika dia meledak pada Anda 10 menit kemudian.
Misalnya, jika penulis yang saya kirimi email di atas tidak merespons dalam tiga atau empat hari, saya akan mengirim email tindak lanjut dengan tenggat waktu atau ultimatum (sesuatu seperti, "Jika saya tidak mendengar kabar dari Anda dengan, Saya akan menganggap Anda tidak lagi tertarik untuk menulis untuk Prospek "). Ini memberi sedikit tekanan pada lawan bicara untuk merespons.
Dan jika Anda menerima respons kasar atau marah, luangkan waktu (setidaknya beberapa jam) sebelum merespons. Dapat tergoda untuk membalas dan juga sangat mudah bagi satu pesan untuk berubah menjadi zona perang email. Dan lagi, tujuan utama Anda adalah keluar dari balik perisai email dan membicarakan hal-hal secara langsung.
