Sayangnya, daftar tugas Anda tidak akan turun sampai nol sampai hari Anda mati. Jadi jika Anda berpikir bahwa Anda hanya akan mencapai produktivitas nirwana ketika daftar Anda kosong dan kalender Anda adalah kanvas terbuka, yah, itu tidak mungkin terjadi - setidaknya selama Anda memiliki pekerjaan, keluarga, teman, dan kehidupan untuk dikelola.
Jika Anda seperti kebanyakan orang, Anda memiliki daftar hal-hal yang cukup besar untuk dilakukan, bersama dengan banjir to-dos baru yang hampir konstan dan perasaan yang meluap-luap bahwa semuanya perlu dilakukan sekarang .
Banyak orang mencoba menangani tugas-tugas pribadi mereka dengan mengurutkannya berdasarkan prioritas, dan mulai dari atas. Tampak logis - tetapi sebenarnya mereka sudah mundur. Pada kenyataannya, sebelum Anda memikirkan prioritas, ada tiga faktor yang perlu Anda pertimbangkan, karena mereka masing-masing sebenarnya membatasi pilihan Anda tentang apa yang harus Anda (dan bahkan dapat) lakukan selanjutnya.
Jadi, jika Anda merasa kewalahan, dan tidak yakin harus mulai dari mana - sisihkan daftar "prioritas utama" Anda, pertimbangkan tiga faktor ini, dan manfaatkan mereka untuk membantu Anda mengurutkan kelebihan opsi Anda ke dalam kumpulan yang lebih mudah dikelola. pilihan.
Batasan # 1: Konteks
Jika Anda tidak berada di tempat yang tepat, tidak memiliki alat yang tepat, atau tidak berada di depan orang yang tepat untuk melakukan suatu tindakan, Anda tidak dapat mengambil tindakan itu. Pikirkan tentang hal itu - pernah bekerja, dalam rapat, dan tiba-tiba ingat Anda perlu membeli sampo? Kecuali Anda meninggalkan pertemuan itu, "beli sampo" tidak terjadi pada saat itu. Itu termasuk dalam daftar yang disebut "Tugas" ketika Anda keluar dan sekitar. (Kecuali jika Anda seperti suami saya yang berpikir kehidupan sampo dapat diperpanjang selamanya dengan menembakkan air ke dalamnya dan mengencerkannya ketika sudah hampir kosong.)
Konteks akan selalu menjadi batasan pertama Anda. Anda tentu dapat mengubah konteks Anda, untuk sampai ke tempat, alat, atau orang yang tepat untuk mengambil tindakan yang baru saja terlintas dalam pikiran. Tetapi kecuali jika Anda melakukannya, pilihan Anda dibatasi oleh faktor itu terlebih dahulu.
Metode Getting Things Done dari David Allen menunjukkan bahwa Anda terutama mengurutkan daftar tugas berdasarkan konteks, seperti @ Komputer, @ Rumah, @ Merek. Ini menghemat waktu dengan mencegah Anda dari slogging melalui pilihan yang bahkan tidak dapat Anda buat - karena Anda tidak berada dalam konteks yang benar.
Batasan # 2: Waktu Tersedia
Faktor kedua yang berperan adalah berapa banyak waktu yang Anda miliki. Jika Anda memiliki proyek besar untuk dikerjakan, tetapi Anda harus bangkit kembali ke pertemuan berikutnya atau menjemput anak-anak Anda dalam 10 menit, mungkin bukan upaya yang baik untuk memulai. Mungkin Anda butuh waktu lama hanya untuk mengikuti irama itu sebelum Anda harus melepaskannya.
Jadi, ketika waktu adalah faktor, cari pilihan yang sesuai dengan waktu Anda yang tersedia. Mungkin dalam 10 menit itu, yang terbaik bukanlah Anda memeriksa kotak masuk dan membaca setengah banyak surel yang harus Anda baca kembali. Mungkin sebaliknya, Anda akan mendapat manfaat lebih dari keluar dan menghirup udara segar, atau membuat panggilan cepat di mana Anda tahu Anda akan mendapatkan pesan suara seseorang.
Batasan # 3: Sumberdaya
Faktor ketiga yang perlu dipertimbangkan adalah seperti apa energi Anda. Saya tidak tahu tentang Anda, tetapi Jumat sore setelah minggu kerja yang panjang dan sibuk bukanlah waktu untuk menyelami apa pun yang akan membutuhkan banyak bandwidth mental. Alih-alih, saya membuat pilihan yang cocok dengan energi mental dan fisik saya. Bukan untuk mengatakan tidak ada waktu saya hanya perlu "bangkit" dan tetap berada di sana, tapi saya ingin sadar tentang apa yang saya pilih dan mencocokkannya ketika saya pikir saya akan membawa diri saya yang terbaik, kapan pun Saya bisa.
Menarik dalam Prioritas
Kami mengatakan di awal untuk mengesampingkan "prioritas" -tapi sekarang, ini dia kembali. Sementara konteks, ketersediaan waktu, dan sumber daya akan membatasi pilihan Anda tentang hal-hal yang harus Anda tangani selanjutnya, mereka masih tidak cukup untuk membantu Anda memutuskan mana yang akan memberi Anda nilai paling. Di sinilah prioritas bersinar - itu menjadi strategi Anda.
Jika Anda berpikir untuk memutuskan berdasarkan prioritas berarti Anda harus memiliki hidup dan pekerjaan Anda "semuanya sudah dipikirkan, " saya akan membuatnya lebih mudah bagi Anda. Anda hanya perlu tahu apa yang telah Anda komit - sepenuhnya. Pertama, tangkap semua yang telah Anda buat perjanjian, akan, bisa, atau seharusnya tentang, secara pribadi dan profesional, sehingga Anda percaya Anda membuat keputusan terhadap inventaris penuh dari apa yang telah Anda komit.
Lalu, ajukan dua pertanyaan prioritas sederhana ini:
Seringkali, Anda akan menyadari bahwa setengah dari proyek dan tugas yang Anda lakukan tidak dapat secara realistis diselesaikan pada waktu yang Anda miliki, juga tidak ada gunanya mengambilnya sekarang, atau sedikit risiko untuk memarkirnya di masa depan. Hal-hal semacam ini masuk dalam daftar "Suatu hari Mungkin" bagi saya. Saya belum menyerah pada ide itu - saya hanya mengatakan, "tidak sekarang."
Coba ajukan dua pertanyaan itu pada email berikutnya yang Anda dapatkan yang meminta Anda melakukan sesuatu. Atau buku berikutnya yang Anda katakan pada diri sendiri bahwa Anda harus membaca. Atau rapat berikutnya Anda diminta untuk hadir. Mungkin hanya membantu Anda mengarungi pilihan-pilihan Anda dengan lebih mudah, mengetahui bahwa Anda hanya dapat melakukan begitu banyak, dan bahwa Anda membuat pilihan terbaik yang Anda bisa.
