Sebagai anggota Gen Y, Anda (semoga) sudah mengetahui aturan etiket email yang paling penting: Jaga agar tetap singkat dan manis, dan jangan masukkan apa pun di email yang tidak ingin Anda sampaikan kepada nenek Anda, bos Anda, atau orang penting Anda.
Tetapi kadang-kadang, bagian paling sulit tentang menulis email bukanlah konten sama sekali - melainkan bagaimana memulai dan mengakhirinya. Terutama di tempat kerja, tidak selalu semudah memulai dengan "Dear Joe" dan menandatangani dengan "Terima kasih, Kelly."
Jadi, ketika Anda menyusun pesan ke manajer perekrutan, eksekutif, atau bahkan bos Anda, berikut ini cara untuk memastikan Anda mengunggulkan langkah cyber terbaik Anda - dari awal hingga akhir.
1. Email Dari Siapa?
Hal pertama yang pertama: Saatnya untuk menghentikan akun email "[email protected]" Anda. Sangat. Itu tidak lucu atau kreatif, itu tidak profesional. Jika Anda menggunakan akun email untuk alasan lain selain mengobrol dengan teman-teman kampus Anda, gunakan alamat yang memasukkan inisial atau nama pertama dan terakhir Anda dan tinggalkan di situ. Juga, berhati-hatilah saat menggunakan angka 0 atau 1 di alamat email Anda; sulit untuk membedakannya dari huruf besar O atau huruf kecil L.
2. Hindari Gaffing Ucapan
Memilih kata pertama dari sebuah email itu mudah- “sayang” atau “halo” sama-sama berfungsi di hampir semua situasi. Tapi itu bisa rumit setelah itu. Dalam komunikasi di tempat kerja biasa, menyapa orang dengan nama depannya biasanya baik-baik saja, dan menggunakan judul dapat membuat Anda terlihat terlalu formal, pengap, atau remaja.
Tetapi ada beberapa pengecualian: beberapa eksekutif tingkat atas lebih suka "Tuan" atau "Nyonya" sehingga patut untuk terus mendengarkan bagaimana orang lain biasanya memanggilnya. Dan itu taruhan yang aman ketika Anda bertemu dokter atau profesor medis untuk pertama kalinya bahwa mereka lebih suka dipanggil sebagai "Dr."
Saat mengirim email untuk pencarian pekerjaan Anda, yang terbaik adalah menggunakan judul. Tetapi jika Anda tidak tahu jenis kelamin orang yang Anda hubungi, jangan menebak - gunakan nama depan saja. Ya, Christina "Chris" Brown mungkin memaafkan Anda karena memanggilnya Tuan, tetapi hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah mempermalukan diri sendiri sebelum Anda masuk ke jantung email.
Terakhir, jika Anda tidak memiliki nama spesifik untuk penerima (mis., Anda mengirim pertanyaan pekerjaan ke alamat SDM pusat), "halo" sederhana sudah cukup memadai.
3. Tutup Dengan Sopan
Anda mungkin memiliki garis penutupan email favorit Anda, tetapi Anda harus selalu mempertimbangkan hubungan Anda dengan koresponden dan alasan untuk email saat keluar. Berikut intip cepat pada beberapa tagline yang umum digunakan dan pesan yang mereka sampaikan:
Hormat: Ini adalah sentimen penutupan universal dan 100% sesuai untuk sebagian besar situasi, tetapi dapat dilihat sebagai sedikit pengap atau tidak cocok untuk korespondensi dengan seseorang yang Anda kenal baik.
Salam Hormat: Frasa ini profesional, tetapi dengan sedikit kehangatan. Sudah umum untuk email bisnis yang kurang formal, seperti antara rekan kerja yang bekerja sama agak sering. Ini dapat disingkat menjadi "Salam" saat mengirim email ke seseorang yang sudah dikenal.
Terbaik: Pemberhentian ini banyak diperdebatkan dan dipandang sebagai segalanya mulai dari yang tulus hingga basi, tergantung pada filter penerima. Ini hanyalah versi singkat dari "Best regards" dan dapat mengonotasikan perasaan positif. Tapi, itu juga bisa disalahartikan sebagai tidak autentik jika Anda tidak memiliki hubungan satu-satu dengan orang yang Anda kirimi email.
Dengan Hormat: Ini adalah pengiriman formal yang sesuai ketika mengirim email kepada CEO, Ketua Dewan, atau eksekutif perusahaan tingkat tinggi.
Fondly: Ini jelas merupakan penutupan sosial, bukan yang profesional. Ini mengirimkan pesan keramahan dan minat yang tulus - tetapi dengan tingkat keakraban yang terbaik dijauhkan dari korespondensi profesional.
Salam hangat: Ini adalah versi yang lebih formal dari "sayang, " tetapi masih lebih cocok untuk email sosial.
Hormat saya: Sering dianggap agak pengap untuk email, penutupan ini mungkin paling baik digunakan untuk korespondensi yang lebih formal seperti surat cetak.
4. Jadikan Signature Anda Berguna
Pastikan baris tanda tangan Anda mencantumkan dasar-dasarnya: nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, dan informasi kontak Anda, termasuk nomor telepon dan email. Logo perusahaan juga bisa menjadi tambahan yang menyenangkan secara estetika.
Saat Anda mengirim email terkait pencarian pekerjaan, gunakan nama dan informasi kontak Anda. Namun, berhati-hatilah dengan info kontak apa yang Anda berikan - jika Anda tidak ingin calon atasan menelepon saluran yang kadang-kadang diterima oleh resepsionis Anda, maka jangan berikan nomor itu. Dan jika Anda menggunakan Facebook, Twitter, dan LinkedIn secara profesional, tidak masalah untuk memasukkan informasi itu juga.
Terkadang Anda akan melihat email termasuk tanda kutip atau bagian cerdas sebagai bagian dari tanda tangan - tetapi lanjutkan dengan hati-hati sebelum Anda berpikir bahwa email Anda memerlukan peningkatan semacam ini. Email bisnis harus berisi hal itu: bisnis. Tanda tangan Anda bukanlah tempat untuk menggembar-gemborkan kepercayaan atau minat pribadi Anda.
Saat Anda membuat email, pastikan Anda memperhatikan garis pembuka dan penutup sebanyak Anda mengerjakan konten lainnya. Jangan biarkan kemasan yang bisa dihindarkan membuat kesalahan mengganggu atau mengalihkan perhatian penerima sebelum ia sampai ke bagian terpenting email Anda - pesan.
