Saya tahu ada sejuta dan satu cara berbeda untuk mengelola tugas harian Anda menggunakan teknologi. Dan meskipun saya biasanya memiliki apresiasi yang sehat untuk solusi digital, saya selalu menjadi seseorang yang mengelola daftar tugas saya dengan pena dan kertas tua yang bagus. Tidak hanya itu membantu saya menjadi sangat efisien selama hari-hari sekolah bisnis saya yang sibuk, memprioritaskan tugas-tugas saya, dan bekerja bahkan ketika saya tidak memiliki data sel, tetapi secara harfiah tidak ada yang lebih memuaskan daripada memindahkan tugas yang sudah selesai dari pekerjaan yang sebenarnya. lakukan daftar.
Jika Anda kesulitan menemukan sistem organisasi yang cocok untuk Anda, atau Anda hanya ingin mencoba menumpahkan kekacauan digital dan kembali ke dasar-dasarnya, maka saya akan merekomendasikan untuk mencoba metode ini! Inilah cara melakukannya.
1. Dapatkan Real, Hard Copy Planner
Jelas, langkah pertama dalam melakukan ini adalah mendapatkan alat yang berfungsi untuk Anda. Penting untuk menggunakan perencana cetak yang cocok dengan gaya organisasi dan pekerjaan Anda. Sebagai contoh, saya menggunakan perencana Poppin karena mereka menampilkan jadwal mingguan di sebelah kiri dan kertas bergaris di sebelah kanan, mereka muat di dompet saya, dan harganya cukup murah.
Saya suka melihat seluruh minggu di satu halaman, tetapi jika Anda menyukai jenis tampilan yang berbeda, periksa Moleskine, yang memiliki banyak format berbeda, atau - jika Anda ingin mendapatkan analog dengan belanja Anda juga - pergilah ke lokal Anda Barnes & Noble dan jelajahi pilihannya yang luar biasa hingga Anda menemukan yang tepat.
2. Sebutkan Semua Komitmen Teratas Anda untuk Minggu Ini
Saya selalu memulai dengan membuat daftar semua kewajiban utama yang saya miliki di jadwal mingguan saya, supaya saya bisa memahami apa yang perlu saya rencanakan. Saya ingin memasukkan tugas dan acara pribadi dan profesional untuk benar-benar mendapatkan gambaran lengkap untuk minggu ini.
Misalnya, jika saya harus mempersiapkan pertemuan besar pada hari Rabu tetapi harus berhenti bekerja pada pukul 6 sore pada hari Selasa untuk menghadiri makan malam ulang tahun, maka saya akan tahu bahwa saya mungkin harus bekerja lembur pada hari Senin.
3. Tuliskan dan Prioritaskan Tugas Anda
Begitu saya mulai mengisi kalender dengan komitmen utama saya, saya membagi sisi kertas perencana saya menjadi empat kotak, dengan kotak kanan atas mewakili tugas-tugas penting / tidak mendesak, kiri atas mewakili tugas-tugas penting / mendesak, dan dua kotak terbawah mewakili tugas yang tidak penting / tidak mendesak dan tidak penting / mendesak.
Kemudian, saya menulis semua tugas yang harus saya selesaikan untuk minggu ini, memastikan untuk mencantumkannya dalam kotak yang sesuai. Misalnya, "bayar tagihan kartu kredit" selalu masuk dalam kotak penting / mendesak, sementara "beli mantel musim dingin" penting / tidak mendesak.
Ini berfungsi sebagai sistem prioritas yang dipanggang, karena memaksa saya untuk mengidentifikasi apa yang harus saya kerjakan dan kapan.
Penting juga untuk memanggil tugas-tugas yang tidak penting / mendesak, yang sering saya prioritaskan di atas item-item penting jangka panjang jika saya tidak hati-hati. Sebagai contoh, saya sedang mengerjakan tiga makalah penelitian jangka panjang semester ini, yang sepertinya tidak pernah sesulit besok dan bisa dengan mudah tersesat dalam kebisingan daftar pekerjaan yang harus dilakukan. Sistem prioritas ini memaksa saya untuk mengakui bahwa mengerjakan makalah itu penting dan mulai menulisnya terlebih dahulu.
4. Buat Jadwal Harian (dan Sertakan Waktu Henti)
Semua perencanaan mingguan ini bagus, tetapi bagaimana hal ini membantu saya mengetahui apa yang sebenarnya harus dilakukan pada hari tertentu? Setiap pagi, saya mengeluarkan selembar kertas kosong (saya menggunakan kertas printer putih, tetapi Anda juga bisa mendapatkan buku catatan jika Anda ingin sedikit mengelompokkan prosesnya) dan melakukan tiga hal.
Pertama, saya menuliskan waktu dalam sehari dari jam 8 pagi - 11 malam secara bertahap selama 30 menit dan memasukkan setiap pertemuan, kelas, dan komitmen pribadi yang saya miliki. Kemudian, saya melihat perencana mingguan saya dan mengeluarkan tugas yang ingin saya selesaikan hari itu, berusaha memastikan untuk menarik setidaknya satu item dari masing-masing dari empat kotak saya. Akhirnya, saya memasukkan semua tugas ke kalender saya, mengisi waktu di sekitar pertemuan.
Karena tugas biasanya memakan waktu lebih lama untuk diselesaikan dalam praktek, aturan praktis saya adalah menganggarkan 1, 5 kali jumlah waktu yang saya pikir akan saya butuhkan, hanya untuk memastikan saya dapat memasukkan semuanya. Saya juga selalu memastikan untuk membangun waktu henti di sore hari dan satu jam untuk pergi ke gym, yang keduanya saya butuhkan untuk menjaga kewarasan saya!
5. Cross Things Off
Ini adalah bagian favorit saya dari proses: menyelesaikan tugas ketika saya menyelesaikannya. Saya suka menggunakan pena berwarna, hanya untuk membuat hal-hal sedikit lebih menyenangkan. Saya biasanya melacak jadwal harian saya dan kemudian mencoret semua item dari daftar tugas mingguan saya di akhir setiap hari.
6. Membawa Barang yang Belum Selesai
Pada akhir minggu, penting untuk memastikan barang-barang yang belum selesai dibawa ke minggu-minggu mendatang sehingga mereka tidak lolos dari keretakan. Pada hari Minggu malam, saya biasanya duduk dengan pena merah dan mencoret item yang tidak lengkap satu per satu saat saya memutuskan apakah akan "membatalkan" atau memindahkannya ke minggu-minggu mendatang. Salah satu keindahan dari perencana kertas adalah bahwa Anda dapat benar-benar mendorong tugas-tugas yang tidak punya waktu untuk Anda, karena Anda dapat menuliskannya di mana pun Anda inginkan - saya sebenarnya baru saja memindahkan baris "belanja liburan" saya ke minggu pertama bulan Desember karena Saya tahu saya tidak akan punya waktu untuk itu sampai saat itu.
Saya tahu proses ini mungkin terdengar rumit, tetapi menghabiskan hanya 20 menit per hari untuk perencanaan dapat membantu menghemat waktu Anda. Saya tahu saya cenderung membuang-buang balok pendek (mis., 30 menit di antara kelas) jika saya tidak memikirkan apa yang ingin saya lakukan, tetapi jika saya sudah membuat jadwal, maka saya tidak perlu berpikir dua kali tentang apa yang seharusnya saya lakukan dengan waktu saya.
Semoga ini bisa membantu Anda menghilangkan kepenatan keputusan, dan menyelesaikan lebih banyak hal.
