Jika saat ini Anda dipekerjakan - dan sebagai manusia - maka Anda tahu banjir besar email. Anda mendapatkan lebih banyak daripada yang dapat Anda balas setiap hari, dan sering kali hal itu membuat Anda tidak melakukan "pekerjaan aktual" Anda. Tetapi di dunia modern ini, berada di atas kotak masuk Anda adalah suatu keharusan jika Anda akan mengesankan atasan Anda dan maju.
Sekarang, banyak orang menilai seberapa baik mereka menangani email dengan jumlah email yang mereka pakai. "Saya menghabiskan tiga jam sore ini dan menjawab 120 email" adalah alasan untuk merayakan dan menyombongkan hak di sebagian besar kantor. Tetapi dalam kebanyakan kasus, itu adalah kesalahan besar.
Yang benar adalah, ada tiga jenis email:
Ketika dihadapkan dengan blok waktu untuk menyerang kotak masuk mereka, kebanyakan orang mulai dengan quickies. Sangat memuaskan untuk menghindarinya, jumlah total email di inbox Anda turun lebih banyak, dan mereka tidak membutuhkan terlalu banyak kekuatan otak.
Tetapi Anda sebenarnya harus mengambil pendekatan yang berlawanan. Ini adalah metafora batu tua, kerikil, pasir: Bayangkan bahwa Anda diberi toples kaca yang mewakili waktu Anda, serta batu, kerikil, dan pasir. Satu-satunya cara untuk mendapatkan semuanya adalah mulai dengan hal-hal terbesar: batu Anda. Jika Anda mengisi botol Anda dengan pasir terlebih dahulu, Anda tidak akan pernah bisa memasukkan semuanya.
Dalam istilah email, pastikan Anda tidak mengisi botol Anda dengan pasir dengan menjawab email cepat dan mudah terlebih dahulu - Anda tidak akan pernah sampai ke yang besar dan penting. Sebaliknya, ketika dihadapkan dengan blok waktu dua jam, Anda harus selalu mulai dengan email yang membutuhkan 30 menit atau lebih, dan dapatkan setidaknya satu atau dua dari yang dilakukan sebelum melakukan yang lebih cepat. Di sisi lain, jika Anda hanya memiliki 15 menit sebelum rapat berikutnya, itu adalah waktu yang tepat untuk mengeluarkan email cepat.
Cara termudah untuk menerapkan strategi ini dalam kehidupan sehari-hari Anda adalah dengan menambahkan dua tag (atau filter di Gmail): "balasan cepat" dan "membutuhkan waktu yang terfokus." Karena itu, setiap email yang tidak ditandai akan masuk ke dalam kategori tengah, membutuhkan lima hingga 30 menit.
Ketika Anda tahu bahwa Anda memiliki blok waktu padat yang tidak terputus, mulailah dengan membuka folder waktu fokus Anda, dan putuskan mana yang paling Anda butuhkan untuk diatasi. Mengenali betapa jarangnya blok waktu yang besar itu adalah kunci kesuksesan: Ketika Anda memilikinya, manfaatkan sepenuhnya! Dan lain kali Anda memiliki waktu luang beberapa menit sambil menunggu bus atau mengantre untuk kopi, buka folder "balasan cepat" Anda alih-alih memeriksa Instagram.
