Bulan lalu, saya menawarkan tiga tips untuk manajemen proyek yang lebih baik, termasuk cara mendelegasikan dengan benar, bagaimana memanfaatkan alat secara maksimal, dan cara menutup proyek Anda dengan cara yang bermakna. Tetapi manajemen proyek menghadirkan begitu banyak tantangan unik, dengan bidang penelitian luas yang terus-menerus menghadirkan pendekatan dan perspektif baru, jadi saya tidak bisa tidak menindaklanjuti dengan beberapa saran lagi.
Kiat-kiat ini fokus pada pengelolaan secara proaktif beberapa hal yang dapat menyelinap pada Anda dan menggagalkan kesuksesan Anda. Terkadang terasa seperti setan-setan kecil yang gagal mengintai di setiap sudut, menunggu untuk memberi Anda “gotcha!” Inilah cara manajemen risiko, manajemen perubahan, dan manajemen lingkup akan meningkatkan peluang Anda untuk sukses.
1. Perhatikan Tutup Risiko Anda
Risiko adalah ancaman yang belum terwujud, dan hal pertama yang dapat Anda lakukan untuk mencegahnya terwujud hanyalah mengetahui bahwa itu ada. Jika Anda mengembangkan aplikasi baru yang dapat digunakan pelanggan untuk membayar tagihan mereka, risiko dapat berkisar dari yang lebih kecil atau sedang (anggota tim akan dipindahkan, membuat Anda kekurangan staf) hingga yang utama (perubahan dalam peraturan pembayaran seluler mengharuskan Anda untuk gunakan teknologi yang sama sekali berbeda). Anda tidak dapat mencegah setiap risiko terjadi, tetapi akun yang komprehensif dan bijaksana dari segala risiko yang mungkin dapat membantu Anda mengelola kemungkinan itu.
Selama fase perencanaan proyek Anda, kembangkan log risiko di mana Anda dapat melacak risiko apa pun yang mungkin menjadi tantangan bagi timeline Anda, anggaran Anda, atau kemampuan keseluruhan Anda untuk menyelesaikan proyek. Ada banyak templat yang berbeda yang tersedia secara online, tetapi kebanyakan dari mereka menyarankan termasuk deskripsi risiko, tanggal di mana risiko itu muncul, kemungkinan itu akan terjadi, dan beratnya konsekuensi jika itu terjadi. Setiap risiko harus memiliki pemilik yang ditugaskan untuk memantaunya dan, yang paling penting, serangkaian tindakan bermakna yang dapat diambil untuk mengurangi kemungkinan risiko itu terjadi (jika ada). Sebagai contoh, risiko bahwa server bisa gagal, menyebabkan hilangnya data orang, mungkin probabilitas rendah tetapi keparahan tinggi, puas dengan rencana mitigasi untuk menginstal server cadangan. Meskipun probabilitasnya rendah, dampaknya akan sangat besar sehingga langkah awal dan aman untuk memperhitungkan kemungkinannya akan sepadan dengan biaya dan upaya.
Ingat bahwa ini harus menjadi dokumen yang hidup, bernafas, dan risiko baru harus diperhitungkan dan dipantau saat timbul selama proyek.
2. Letakkan Landasan untuk Perubahan
Manajemen proyek tentu berarti Anda mengganggu status quo dengan cara tertentu. Dan bukan rahasia lagi bahwa banyak orang menemukan perubahan, yah, sulit, untuk sedikitnya. Dalam buku putih untuk Project Management Institute, konsultan Marge Combe membahas konsep kesiapan perubahan baik sebagai modal - manusia dan sebaliknya - sebuah organisasi siap untuk mendedikasikan untuk perubahan, dan kemauan psikologis orang-orang yang kerjasama diperlukan untuk mengimplementasikan perubahan. Jika Anda tidak mampu melakukan perubahan, atau jika semua pekerja Anda berbaris di luar dengan tanda-tanda protes, Anda jelas tidak dalam posisi untuk bergerak maju.
Jadi apa yang bisa Anda lakukan untuk meletakkan dasar bagi perubahan, apakah besar atau kecil? Aspek nyata dari manajemen perubahan sedikit lebih mudah untuk dihadapi. Jika jelas Anda tidak memiliki uang, peralatan, atau kapasitas teknologi untuk menyelesaikan pekerjaan, maka ini adalah hal-hal yang harus segera Anda atasi.
Ini pekerjaan budaya dan psikologis yang membutuhkan eksekusi lebih hati-hati. Jika karyawan atau pelanggan menolak perubahan, luangkan waktu untuk memahami alasannya. Mungkin ada kesalahpahaman yang bisa Anda selesaikan, atau kesalahan besar dengan rencana Anda yang belum Anda pertimbangkan. Tim staf administrasi mungkin menggerutu tentang peralihan dari pemrosesan formulir kertas ke formulir elektronik. Alih-alih menganggap tim itu tahan terhadap perubahan, diskusi dengan mereka tentang pemesanan mereka mungkin mengungkapkan bahwa sistem elektronik tidak memiliki cara untuk menangani pengecualian, yang pada akhirnya akan mengarah pada disorganisasi dan dua proses terpisah. Memahami perspektif staf yang akan menggunakan hari ini demi hari dapat membantu memastikan bahwa perubahan itu melayani seluruh organisasi.
Organisasi dengan orang-orang yang terbuka terhadap perubahan dan yang memahami perubahan serta manfaatnya bagi mereka jauh lebih mungkin untuk melihat bahwa perubahan terjadi secara mulus daripada yang membuat orang-orang mereka dalam kegelapan.
3. Pikirkan Lingkup Merayap Sebagai Musuh Fana Anda
Cakupan creep - ketika parameter proyek Anda secara bertahap melebihi batas asli yang Anda buat - sering menjadi penggelincir proyek. Dan ini sebagian besar karena sepertinya masuk akal untuk memperluas ruang lingkup asli Anda. Anda mungkin mendapati diri Anda menampar dahi Anda dalam momen "mengapa saya tidak memikirkan itu" atau diyakinkan oleh pemangku kepentingan bahwa bel atau peluit tambahan akan menghemat jam kerja setiap hari.
Sebagai aturan, jangan - saya ulangi, jangan - tunduk pada tuntutan ini.
Tentu saja, kadang-kadang persyaratan berubah, dan mungkin lebih mudah untuk mengubah permainan hari ini daripada kembali ketika semua dikatakan dan dilakukan. Tetapi penambahan ini sering bertambah, mengantarkan Anda langsung ke alam semesta yang tidak bahagia karena terlalu banyak anggaran dan tidak sesuai jadwal.
Cara terbaik untuk mencegah creep lingkup adalah menghabiskan lebih banyak waktu dan energi di depan persyaratan pengumpulan, mewawancarai mereka dengan keahlian materi pelajaran, dan mengajukan pertanyaan yang tepat untuk memastikan Anda tidak kehilangan apa pun. Dan dalam hal yang tak terhindarkan yang Anda lakukan, pertimbangkan dengan cermat biaya dan manfaat dari perubahan pada ruang lingkup Anda. Jika perlu, simpan daftar tambahan perangkat tambahan fase dua yang dapat Anda kunjungi kembali setelah proyek awal selesai.
Begitu banyak mendapatkan hasil yang Anda inginkan pada timeline yang Anda butuhkan dapat dilacak kembali menjadi proaktif. Latih diri Anda untuk mencium suatu masalah sebelum masalah itu muncul, dan untuk merasakan tarik-menarik ruang lingkup sebelum masalah itu mengirimkan Anda ke lubang cacing gangguan. Anda tidak akan memikirkan segalanya, tetapi tinjauan ke depan mengalahkan balik setiap hari.
