Bayangkan ini. Anda berada di meja Anda dan Anda perlu berbicara dengan HR. Sebenarnya, ini adalah percakapan yang sudah Anda rencanakan untuk beberapa minggu terakhir. Singkatnya, komentar ofensif rekan kerja Anda mencegah Anda menyelesaikan pekerjaan dan menyelesaikan sendiri situasi yang tidak berfungsi atau bukan pilihan. Sudah cukup serius bahwa Anda merasa perlu melibatkan seseorang dari sumber daya manusia dan mulai mendokumentasikan apa yang terjadi.
Hal pertama yang pertama, saya minta maaf Anda berada dalam situasi ini. Ini tidak menyenangkan. Tetapi, dalam banyak kasus, dapat diperbaiki. Namun, karena Anda mungkin sudah tahu, bagaimana Anda mendekati ini tidak hanya rumit tergantung di mana Anda bekerja, tetapi juga karena itu adalah situasi yang tidak nyaman. Anda tidak ingin menjadi pengadu dan Anda juga tidak ingin terlihat seperti pengeluh. Namun ketika sebuah situasi serius dan berbicara kepada pelaku tidak berhasil (atau tidak sesuai), Anda harus mengatasinya dengan HR.
Dan itulah sebabnya saya menjabarkan email yang perlu Anda kirim untuk memulai percakapan.
1. Mulailah dengan Ucapan Terima Kasih
Kebanyakan orang merespons pujian dengan baik. Jadi, dimulai dengan pengakuan atas betapa sibuknya mereka dan berbagi rasa terima kasih Anda kepada orang yang meluangkan waktu dan pertimbangan untuk membaca email Anda, merupakan langkah awal yang baik untuk dilakukan.
2. Nyatakan Masalah yang Ingin Diatasi
Kunci kejelasan dalam hidup. Jika Anda memiliki masalah dengan rekan kerja atau insiden yang terjadi di tempat kerja, bisakah Anda mendefinisikan dengan jelas apa masalah Anda? Dengan tenang merinci fakta-fakta tentang apa yang terjadi dan menunjukkan mengapa ini merupakan masalah menunjukkan pentingnya posisi Anda.
3. Nyatakan Penalaran di Balik Posisi Anda
Setelah menjelaskan situasinya, pastikan Anda telah dengan jelas menyatakan alasan perasaan Anda. Pastikan bahwa pembaca tahu bagaimana perasaan Anda tentang situasi yang terjadi, jadi dia tahu di mana Anda berdiri.
4. Berikan Solusi
Melakukan ini menunjukkan bahwa Anda telah meluangkan waktu untuk menilai situasi dan Anda dengan sadar mencari resolusi positif untuk masalah ini.
5. Akhiri Dengan Ucapan Terima Kasih
Rasa terima kasih tidak pernah bisa diremehkan. Meluangkan waktu untuk berterima kasih kepada pembaca karena meninjau surel secara total akan menunjukkan kepada pembaca bahwa Anda menghargai perhatian mereka terhadap masalah ini. Ini membantu pembaca memahami mengapa mereka perlu mengambil tindakan atas keprihatinan Anda.
Berurusan dengan situasi sulit bukanlah hal yang menyenangkan, tetapi itu adalah suatu keharusan. Berita baiknya adalah ketika Anda menangani mereka dengan strategi dan persiapan, mereka menjadi jauh lebih mudah dikelola.
Dengan itu, Anda dapat mengirim email ini dan tidak mendapatkan respons yang Anda inginkan. Bahkan, hal itu bahkan dapat memperburuk keadaan. Dan karena saya tidak tahu bos Anda atau departemen SDM Anda, saya tidak bisa memberi tahu Anda apakah itu akan terjadi atau tidak. Namun, Anda perlu tahu bahwa jika itu terjadi, Anda memiliki opsi: tingkatkan situasi atau cari pekerjaan baru.
Meskipun mencari pekerjaan baru tampaknya tidak adil bagi Anda (karena tidak), penting juga bahwa Anda bekerja di tempat yang Anda tidak hanya dihormati, tetapi juga merasa aman.
