Terkadang Anda harus menulis email yang kasar.
Anda perlu berbagi umpan balik dengan seseorang di kantor yang berbeda, atau tidak setuju dengan pemangku kepentingan, atau memberi tahu seseorang bahwa mereka kacau - dan mengatur panggilan atau pertemuan langsung akan menjadi reaksi berlebihan (dan berisiko menjadikan situasi ini kesepakatan yang lebih besar) .
Yang mengatakan, ketika nada paling jinak dapat disalahartikan, taruhannya bahkan lebih tinggi ketika Anda memiliki sesuatu yang penting untuk dikatakan.
Sebagai seseorang yang bekerja dari jarak jauh - saya selalu mengirim email kepada orang-orang dengan umpan balik. Dan meskipun saya sudah melakukannya ratusan kali, saya masih punya sedikit lubang di perut saya ketika saya sedang menulis bahwa pekerjaan seseorang membutuhkan banyak perubahan.
Tetapi orang sering merespons jauh lebih positif daripada yang saya bayangkan. Saya menghargai formula yang saya gunakan yang membuat email yang kasar menjadi sangat baik dan membantu.
Beginilah cara memecahnya:
Baris 1: Katakan Sesuatu yang Ramah
Ketika Anda menulis kalimat pembuka (setelah salam, yaitu), akan sangat membantu untuk membayangkan itu adalah percakapan. Jika seseorang menghampiri Anda dan terjun langsung ke titik mereka, Anda akan ditunda.
Itu sebabnya garis seperti Bagaimana akhir pekanmu? atau saya harap catatan ini menemukan Anda dengan baik, seperti kelihatannya berlebihan, membantu memulai hal-hal dengan nada yang tepat.
Baris 2: Terima kasih padanya
Jika berlaku, senang mencatat upaya orang lain. Anda tidak ingin menyelami apa yang mereka lakukan salah tanpa mengakui waktu yang mereka habiskan untuk apa pun yang mereka kirim.
Ini semudah: Terima kasih banyak atas ini.
Baris 3: Tunjukkan Sesuatu yang Positif
Tidak ada yang ingin merasa seperti orang idiot (atau seperti kamu pikir mereka bodoh). Jadi, walaupun Anda tidak ingin bertele-tele, penting untuk meluangkan waktu untuk menunjukkan satu kekuatan dari pekerjaan orang lain.
Coba, saya bisa melihat ke mana akan mengarah. Misalnya, Anda dapat memberi tahu laporan langsung bahwa Anda dapat melihat bagaimana strategi yang mereka terapkan akan membantu tim beroperasi dengan lebih baik. Atau, Anda bisa memberi tahu rekan kerja bahwa mereka melakukan pekerjaan yang baik untuk menangani masalah utama klien.
Tentu saja, penting untuk menjaga komentar ini jujur. Anda harus menyebutkan sesuatu yang benar-benar bermanfaat, dan Anda seharusnya tidak memuji dengan berlebihan sehingga pesan Anda yang lain benar-benar membutakan penerima.
Tubuh Email: Perubahan Berjalan (dan Hasil)
Percaya atau tidak: Orang-orang menghargai mengetahui mengapa Anda memilih untuk melakukan sesuatu secara berbeda. Ini kontra-intuitif (karena siapa yang ingin mendengar bagaimana mereka mengacaukan detail?), Tetapi dalam kenyataannya, itu menunjukkan bahwa Anda memiliki pendapat yang tinggi tentang mereka.
Ini menunjukkan bahwa Anda tidak akan setuju dengan mereka hanya demi itu. Lebih dari itu, itu menunjukkan Anda berpikir mereka cukup pintar untuk belajar dari umpan balik dan memenuhi harapan Anda untuk maju.
Untuk menghindari perincian yang terlalu banyak tentang apa yang salah, batasi diri Anda pada kalimat yang mengikuti format …. Dan jika Anda memiliki lebih dari satu perubahan, gunakan peluru.
Ini terlihat seperti ini:
Atau:
- Anda akan melihat bahwa kami membuat beberapa perubahan pada deck pitch, berdasarkan umpan balik dari tim kepemimpinan.
- Sejalan dengan itu, saya ingin melihat perubahan itu dilakukan melalui aspek lain dari presentasi, karena kami ingin mereka konsisten.
Baris Terakhir
Selalu akhiri dengan menanyakan apakah Anda dapat mengklarifikasi sesuatu atau menjawab pertanyaan apa pun.
Sementara Tolong beri tahu saya jika saya bisa menjawab pertanyaan, mungkin tampak jelas, itu memiliki tujuan. Itu membuat seluruh semangat email Anda lebih kolaboratif.
Tiba-tiba, beranjak dari, mengatakan "ini adalah perubahan - periode" ke "di sini adalah perubahan - apakah Anda akan memberi tahu saya jika ada di antara mereka yang tidak masuk akal?" Itu menunjukkan Anda masih menghargai pendapat orang lain.
Lalu, yang tersisa hanyalah tanda-tanda - tanda standar apa pun (terbaik, tulus, terima kasih!) Akan berhasil.
Menyatukan Semuanya
- Contoh perubahan dan bagaimana hasilnya akan positif
- Jika berlaku: contoh perubahan dua dan bagaimana hasilnya akan positif
- Jika berlaku: contoh perubahan tiga dan bagaimana hasilnya akan positif
Sekarang setelah Anda menyusun umpan balik yang benar-benar membangun, luangkan waktu sejenak untuk memikirkan baris subjek Anda. Mungkin yang Anda butuhkan hanyalah menekan balasan, tetapi bisa jadi perubahan kecil memengaruhi keseluruhan nada. (Tahukah Anda bahwa "hari ini" lebih disukai daripada "mendesak"? Lebih lanjut tentang itu - dan kata-kata lain yang harus dihindari - di sini.)
Tidak setiap pesan yang Anda kirim akan dipenuhi dengan pujian - dan itu tidak masalah. Jika Anda meluangkan waktu untuk menulisnya dengan serius, itu akan memakan waktu lama.
