Anda punya berita besar tentang perusahaan Anda, dan Anda ingin mengeluarkan berita. Langkah pertama adalah menyusun siaran pers yang menarik - tapi lalu apa?
Anda tahu Anda harus menghubungi media, tetapi melakukan itu mungkin agak menakutkan. Dan, tidak mengherankan, ada beberapa aturan yang tidak diucapkan yang mengatur hubungan antara merek dan media yang bisa rumit untuk dinavigasi.
Tetapi dengan sedikit persiapan dan beberapa pedoman, Anda dapat mengembangkan hubungan yang solid dengan kontak media Anda. Di sini, kami mendemistifikasikan proses pelemparan media dan memberikan dos dan tidak boleh dilakukan untuk mengubah siaran pers itu menjadi halaman depan (atau, jujur saja, halaman apa saja).
Bangun Daftar Media Target Anda
Anda mungkin sudah memiliki beberapa publikasi atau jurnalis yang ingin Anda beri tahu tentang pengumuman Anda. Namun, untuk mendapatkan cakupan terbaik untuk rilis Anda, Anda harus menggunakan jaringan yang luas. Pikirkan di mana Anda melakukan bisnis (atau di mana Anda ingin), dan kembangkan daftar target untuk area itu.
Sebagai contoh, katakanlah Anda memiliki basis pelanggan yang besar di St. Louis. Lakukan penggalian untuk menemukan jurnalis yang meliput industri Anda untuk wilayah St. Louis. Surat kabar lokal adalah cara yang bagus untuk memulai, tetapi jangan lupa publikasi perdagangan dan outlet online yang secara khusus berfokus pada industri Anda (seperti Publishers Weekly, Runner's World, atau PRWeek). Daftar media akan bervariasi ukurannya berdasarkan pengumuman, tetapi selalu baik untuk memiliki setidaknya 20-30 jurnalis dalam daftar penjangkauan Anda.
Setelah Anda mengidentifikasi daftar jurnalis dan publikasi Anda, tantangan berikutnya adalah mendapatkan detail kontak mereka. Meskipun Anda sering dapat menemukan apa yang Anda butuhkan dengan teman tepercaya Anda, Google, angka dan surel jurnalis yang lebih sulit dipahami mungkin memerlukan penyaringan strategis. Cobalah basis data yang komprehensif, seperti Gorkana, yang mencakup jurnalis dari seluruh dunia - yang diorganisir oleh industri yang mereka liput dan di mana mereka berbasis - dan, yang lebih penting, detail kontak mereka yang didambakan.
Siap Rilis Anda untuk Distribusi
Setelah Anda mendapatkan daftar kontak Anda, saatnya untuk mulai melempar. Sementara teknik pitching tersedia dalam berbagai bentuk dan ukuran, mereka biasanya dipecah menjadi dua bagian: distribusi siaran pers dan pitching tambahan.
Mendistribusikan Siaran Pers
Pertama, putuskan kapan Anda ingin siaran pers keluar. Petunjuk: Agar mendapat kesempatan terbaik untuk dilihat, pengumuman Anda harus dikirim antara jam 6 pagi hingga jam 10 pagi di wilayah yang dibagikan. Dan itu seharusnya tidak pernah keluar pada hari Jumat. (Ingat apa yang Anda lakukan Jumat lalu sekitar jam 3 sore? Apa pun itu, itu mungkin tidak melibatkan membaca pengumuman perusahaan.)
Selanjutnya, putuskan bagaimana Anda ingin mengirim rilis Anda ke jurnalis. Jika Anda memiliki anggaran, cara yang efektif dan hemat waktu untuk mendistribusikan rilis Anda adalah melalui newswire, seperti BusinessWire, PR Newswire, atau Marketwire. Layanan ini menawarkan akses ke daftar publikasi siap pakai tingkat atas, regional, dan perdagangan untuk memaksimalkan jangkauan Anda.
Atau, Anda dapat memilih pendekatan yang lebih pribadi, dan mengirim siaran pers Anda langsung ke semua jurnalis di daftar target media Anda melalui email. Perlu diingat, bahwa ketika mengirim rilis ke berbagai sumber, Anda ingin semua orang menerima informasi Anda secara bersamaan. Karena outlet media secara inheren kompetitif, seorang jurnalis dapat memutuskan untuk tidak meliput berita Anda jika dia tahu Anda telah membagikan rilis tersebut ke outlet lain sebelumnya.
Jika Anda menempuh jalur pengiriman email massal, apa pun yang Anda lakukan, pastikan untuk mengirim semuanya melalui BCC. Anda ingin menunjukkan kepada sumber Anda bahwa Anda menghargai privasi mereka - belum lagi, jaga kerahasiaan daftar target yang Anda teliti.
Mengirim Pitch Tambahan
Lapangan pelengkap Anda merupakan peluang bagi Anda untuk terhubung satu lawan satu dengan jurnalis target Anda. Hal ini juga memungkinkan Anda untuk menyampaikan pengumuman Anda sedikit lebih informal daripada yang Anda bisa dalam siaran pers Anda, serta menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin dimiliki wartawan tentang berita Anda.
Saat membuat nada pelengkap Anda, Anda harus menyimpannya dalam 4-6 kalimat dari pesan dan konteks terpenting Anda. Pastikan untuk menyertakan pejabat tingkat tinggi siapa, apa, di mana, kapan, serta informasi tambahan apa pun yang dapat membujuk jurnalis untuk menulis sebuah cerita.
Misalnya, jika Anda mengumumkan acara yang menyatukan wanita berpengaruh dalam teknologi, Anda harus memasukkan lokasi, waktu, dan peserta yang patut dicatat. Namun, Anda juga harus memberikan konteks atau statistik yang relevan (mis. "Wanita hanya menguasai 25% dari industri teknologi"), dan setiap sorotan yang akan menarik perhatian jurnalis untuk meliputnya (misalnya "beberapa daftar Forbes Women to Watch 2012) akan hadir ”).
Tetapi terlepas dari apakah Anda melempar wartawan target Anda di telepon atau melalui email, pastikan Anda membuatnya pendek dan manis, dan bahwa Anda terbuka tentang apa yang dapat Anda tawarkan. Jika Anda bisa memberi wartawan sesuatu yang istimewa - seperti wawancara eksklusif dengan CEO Anda - beri tahu dia sejak awal. Jika Anda ingin memberikan akses eksklusif kepada jurnalis untuk pengumuman Anda, Anda harus menyampaikan ini sebelum distribusi siaran pers, dan meminta agar ia merahasiakannya sampai siaran pers tersebut dipublikasikan.
Juga, ingat bahwa hanya karena Anda melakukan percakapan yang bersahabat dengan satu jurnalis tertentu, tidak berarti Anda harus membocorkan semua rahasia perusahaan Anda. Apa pun yang Anda katakan dapat berakhir di media cetak, jadi tetap berpegang pada pesan Anda.
Akhirnya, jangan memburu wartawan. Setelah nada awal Anda, menindaklanjuti sekali atau dua kali baik-baik saja - tetapi lebih dari itu dan Anda mendekati wilayah penguntit. Jika Anda tidak mendengar apa pun setelah dua panggilan pertama, lanjutkan.
Menjalin hubungan dengan media mungkin tampak menakutkan, tetapi ketika Anda memiliki pengumuman yang layak diberitakan, siaran pers yang dibuat dengan baik, dan nada yang kuat, Anda akan menemukan jurnalis yang tepat yang akan sama bersemangatnya dengan Anda. publikasikan berita Anda.
