Ada jenis kegelisahan khusus yang muncul ketika meninggalkan pertemuan dengan perasaan yang bahkan kurang yakin apa tujuannya daripada ketika Anda berjalan (dalam hal ini, mungkin seseorang membutuhkan panduan ini untuk menjalankan rapat yang efektif, templat agenda rapat ini, atau artikel ini menguraikan kapan Anda benar-benar harus menjadwal ulang pertemuan itu).
Sekalipun masalahnya tidak terlalu ekstrem - mungkin Anda memiliki percakapan yang merangsang dan menarik - masih mengecewakan jika tampaknya tidak ada yang keluar dari situ. Tapi ada solusi sederhana: email pasca-pertemuan.
“Tujuan utamanya adalah agar semua orang bertanggung jawab pada harapan yang sama. Jadi, Anda memiliki tim di halaman yang sama yang berupaya mencapai tujuan yang sama, yang menjaga segala sesuatu tetap efisien dan produktif dan juga membuat frustrasi, ”kata Heather Yurovsky, pelatih karier Muse dan pendiri Shatter & Shine. "Tidak ada yang suka merasa seperti mereka duduk dalam pertemuan yang memiliki momentum bagus dan kemudian tidak ada yang terjadi setelah itu."
Baca terus untuk semua yang perlu Anda ketahui tentang mengirim email pasca-pertemuan yang sempurna - sehingga Anda tidak pernah bertanggung jawab untuk menghalangi kemajuan pada apa pun yang Anda temui.
Siapa Yang Harus Mengirim Email Pasca Rapat?
Oke, mungkin Anda semua setuju dengan ide email tindak lanjut. Tapi bagaimana Anda tahu kalau Andalah yang seharusnya mengirimnya?
Seringkali itu jelas. Jika Anda mengatur pertemuan, membuat agenda, dan menjalankannya, maka kemungkinan Anda harus menjadi orang yang menutup lingkaran dengan surat penawaran pasca-pertemuan.
"Biasanya jelas pada akhir pertemuan siapa yang bertanggung jawab, tetapi kadang-kadang tidak, terutama jika itu mungkin proyek baru yang belum dimiliki oleh satu departemen secara teknis, " kata Yurovsky. "Anda hanya ingin memastikan bahwa Anda tidak datang seperti Anda menggonggong perintah pada orang lain dan itu benar-benar berasal dari orang yang tepat bahwa orang akan mendengarkan dan menghormati kepemilikan dan tenggat waktu."
Jika ini adalah situasi yang lebih ambigu, pikirkan apakah masuk akal bagi Anda untuk melangkah ke tugas itu. “Di akhir pertemuan, jika tidak jelas siapa yang bertanggung jawab untuk itu dan Anda merasa siap untuk mengirim email itu sesudahnya, kemudian angkat tangan dan berkata, 'Hei, senang mengirim email pasca-pertemuan, kecuali ada orang hal lain yang terasa lebih tepat untuk datang dari mereka, '"kata Yurovsky. "Jadi, kamu menjadi sukarelawan. Anda tidak memanggil siapa pun untuk memakainya, tetapi Anda juga memberi orang lain kesempatan untuk mengatakan, 'Oh tidak, saya pikir itu benar-benar perlu datang dari Joe.' "
Siapa yang Harus Dicakup?
Setelah bidang "dari" diselesaikan, saatnya untuk memikirkan bidang "ke" dan "cc". Pastikan Anda mengirim catatan ke semua peserta rapat, termasuk siapa saja yang ada di daftar undangan tetapi mungkin tidak dapat hadir. Kemudian pikirkan apakah ada orang yang Anda sadari seharusnya hadir dalam pertemuan tersebut serta para pemangku kepentingan lainnya yang perlu mengambil tindakan atau memiliki visibilitas pada topik tersebut. Terakhir, jika Anda berurusan dengan lebih banyak kolega senior, pertimbangkan untuk menyalin asisten mereka.
Kapan Harus Keluar?
"Yang terbaik adalah mengirim rekap sedekat mungkin dengan keluar dari pertemuan itu, " kata Yurovsky. "Jika rapat berakhir pada hari itu dan Anda ingin menunggu sampai hal pertama keesokan paginya, itu baik-baik saja, tetapi semakin dekat Anda ke pertemuan, semakin banyak momentum yang diciptakan dan tidak mulai jatuh ke bawah. tumpukan orang. "
Dengan kata lain, pertimbangkan rekap perpanjangan dari pertemuan dan kirimkan ketika diskusi masih segar dalam pikiran Anda dan orang lain. Jika Anda tahu sebelumnya bahwa Anda akan menjadi orang yang menangani item ini, Anda bahkan dapat merencanakan ke depan dengan memblokir waktu di kalender Anda tepat setelah pertemuan untuk menyelesaikannya.
Apa Yang Harus Di Sertakan?
"Tujuan dari surel ini adalah membuat semua orang berada di halaman yang sama, " kata pelatih karier Muse, Kristina Leonardi. Namun apa yang sebenarnya terjadi untuk mewujudkan itu “tergantung pada sifat pertemuan dan apa niatnya, apa tujuannya?” Kata Leonardi.
"Jika ada masalah atau tantangan yang sedang dihadapi dan pertemuan itu menyelesaikan masalah atau tantangan itu, itu bisa seperti ucapan terima kasih dan selamat sendiri, " jelasnya. Atau "itu bisa mengklarifikasi peran dan arahan dalam proyek tertentu atau langkah-langkah tindakan selanjutnya yang perlu diambil dan siapa yang seharusnya mengambilnya."
Sebagai pedoman umum, pikirkan tentang melakukan beberapa atau semua hal berikut ini:
- Berterima kasih kepada orang-orang atas waktu dan usaha mereka
- Merangkum poin-poin penting yang dibahas atau dibahas selama pertemuan
- Menjabarkan item tindakan dan pemilik serta tenggat waktu untuk langkah selanjutnya
- Melampirkan atau menautkan ke sumber daya dan dokumen yang relevan
- Mengundang orang untuk mengajukan pertanyaan atau berkumpul kembali
Leonardi mendesak Anda untuk tetap pendek dan manis. Tetapi bahkan ruang lingkup surel tergantung pada pertemuan. Jika Anda keluar dari rapat tim bulanan standar atau rapat pembaruan proyek yang relatif cepat dan rutin, email Anda dapat mencerminkan hal itu secara panjang lebar. Jika Anda mengirim catatan tindak lanjut setelah rapat dewan selama dua jam atau sesi strategi menyelam dalam, itu akan terlihat sedikit berbeda. Hal yang sama berlaku untuk nada Anda.
"Anda selalu ingin bersikap sopan, meskipun itu email cepat yang Anda kirim, " kata Yurovsky. "Kamu juga ingin menulis tidak hanya dalam nada organisasi, tetapi juga tentang pertemuan itu sendiri." Singkatnya, jangan meringkas pertemuan santai dengan rekan satu timmu dengan nada yang terlalu formal dan tidak mengirimkan rekapitulasi ke eksekutif yang kedengarannya seperti sedang berbicara dengan teman-temanmu di saat yang menyenangkan.
Seperti yang dikatakan Yurovsky, "mengetahui audiens Anda membuat perbedaan besar di sana."
Apakah Ada Template yang Dapat Saya Gunakan?
Semua terdengar bagus sejauh ini? Keren, sekarang Anda mungkin siap untuk melakukannya. Inilah templat yang dapat Anda gunakan sebagian atau seluruhnya, tergantung pada situasi tertentu.
- - akan selesai pada
- - akan selesai pada
- - akan selesai pada
- - akan selesai pada
Bagaimana dengan Contoh?
Inilah yang mungkin terlihat dalam praktek:
- Kami membutuhkan kejelasan dan pelatihan tambahan seputar penjualan produk baru agar dapat berhasil di Q3 serta beberapa bahan jaminan baru untuk penggunaan internal dan eksternal
- Karena berbagi taktik dalam pertemuan ini terasa sangat membantu, kami akan menguji apakah ada kerumunan setiap dua minggu untuk menyampaikan trik dan kiat lebih sering
- Atur dan jalankan sesi pelatihan - Jackie akan selesai pada 20 Juni
- Buat satu lembar untuk penggunaan internal - Rob akan selesai pada 25 Juni
- Perbarui materi presentasi untuk penggunaan eksternal - Jorge akan selesai pada 30 Juni
- Siapkan ngerumpi berulang - Quinn akan selesai pada 1 Juli
