Jika Anda tidak dapat meninggalkan kantor saat jam menunjukkan pukul 6 sore setiap hari, Anda tahu rasanya selalu memiliki satu hal lagi yang harus dilakukan. Tentu saja, itu benar-benar mengalahkan jempol Anda sampai Anda bisa keluar dengan kepulan asap (gaya kartun, tentu saja). Tapi, itu juga bisa menjadi tanda bahwa di suatu tempat, entah bagaimana, waktu Anda bisa dikelola lebih baik di siang hari.
Pekerja keras, orang-orang yang ambisius umumnya peduli dengan bagaimana mereka menghabiskan hari-hari mereka. Itu adalah sesuatu yang bisa disetujui oleh freelancer, karyawan penuh waktu, artis, wirausahawan - siapa pun, benar-benar - siapa pun.
Bagaimana jika saya katakan ada alat kecil praktis yang disebut Toggl yang dapat membantu Anda menjadi lebih teliti dan efisien? Program gratis ini dirancang untuk memberi Anda lebih banyak kejelasan dan wawasan tentang gangguan hari Anda. Tujuan utamanya sederhana: untuk mencatat dengan tepat berapa menit masuk ke setiap tugas yang Anda lakukan. Dan melakukannya semudah menekan "Mulai" dan "Berhenti" saat Anda bekerja atau memasukkan rentang jam aktual saat Anda melakukan tugas yang diberikan.
Fitur dasar gratis, yang berarti Anda dapat merekam waktu untuk tugas saat Anda melakukannya, melihat bagaimana berbagai proyek bertumpuk satu sama lain, dan berapa banyak waktu yang mereka ambil digabungkan. Anda juga dapat menerima ikhtisar mingguan dari alur kerja Anda. Tersedia di dalam peramban, melalui desktop, atau pada perangkat seluler Anda, program ini memungkinkan Anda untuk bekerja sendiri atau dalam tim yang terdiri atas lima orang secara gratis. Ini bekerja dengan baik untuk sebuah grup seperti halnya untuk individu - anggota yang berbeda dapat melacak rincian masing-masing bagian proyek.
Fitur tambahan, seperti menambahkan lebih banyak anggota tim, akan dikenakan biaya, tetapi untuk tujuan saya, versi gratisnya baik-baik saja.
Berbicara tentang tujuan saya, inilah caranya dan mengapa saya memutuskan untuk menggunakannya. Mungkin itu akan membantu Anda menentukan apakah perlu memeriksa sendiri.
Apa yang Saya Ketahui Sebelum Saya Mulai Menggunakan Toggl
Pada tingkat dasar, saya memiliki perasaan tentang bagaimana waktu saya dihabiskan, dan bahwa saya dapat membagi tanggung jawab saya menjadi kecil, sedang, atau besar dalam hal konsumsi energi dan waktu. Saya membuat daftar tugas yang harus saya lakukan, dengan mempertimbangkan apakah saya tahu sesuatu akan memakan waktu sekitar 15 menit atau dua jam.
Saya juga tahu kebiasaan apa yang memungkinkan saya menjadi lebih produktif. Dimulai sejak dini hari, menyisihkan waktu setiap minggu untuk membuat daftar tugas yang harus dilakukan, dan memberi saya fleksibilitas untuk istirahat membantu saya tetap bersemangat dan melakukan tugas. Tetapi karena saya memiliki posisi jauh yang memungkinkan saya untuk, lebih atau kurang, mengatur jadwal saya sendiri, saya juga memiliki fleksibilitas untuk istirahat lebih lama dan bekerja (atau tidak bekerja) selama jam-jam aneh.
Jadi, saya tertarik menggunakan Toggl untuk memahami bagaimana distribusi waktu saya ditambahkan, dan untuk melihat apakah saya bisa mendapatkan lebih banyak lagi dari hari itu. Ini adalah perbedaan penting untuk dikenali: Saya mulai menggunakan platform dengan perkiraan yang baik tentang motivator dan tujuan saya untuk perbaikan yang sudah ada dalam pikiran .
Apa yang Saya Pelajari Setelah Menggunakan Toggl
Berapa Lama Setiap Proyek Dibutuhkan
Memiliki waktu konkret untuk referensi terasa seperti saya tiba-tiba memberi label harga pada setiap proyek. Dan menempatkan angka nyata dalam perspektif membuat saya lebih disengaja tidak hanya tentang bagaimana saya menghabiskan waktu saya, tetapi juga proyek apa yang saya setujui dan ingin saya habiskan untuk usaha.
Berikut adalah contoh daftar tugas yang mungkin kelihatan rusak:
Proyek Pelacakan Waktu Adalah Proyek di Sendiri
Saya berani bertaruh Anda tidak terbiasa menekan tombol setiap kali Anda memulai dan menyelesaikan tugas. Saya juga tidak. Karena saya tidak terbiasa dengan program ini, kecuali saya memberi diri saya pengingat, saya akan lupa untuk mulai melacak. Toggl mencoba membuat ini semudah mungkin bagi Anda - situs web ini mudah dan menyediakan fungsi pengingat untuk melacak.
Membuat item proyek yang berbeda (seperti menguraikan, menyusun, mengedit, dan mengunggah sebagai bagian terpisah dari pembuatan artikel, misalnya) juga memungkinkan saya untuk secara mental menciptakan hambatan antara tugas-tugas - yang berarti saya tidak lagi mengalir dari satu ke yang berikutnya seperti zombie dengan autopilot.
Ini adalah hal yang mudah untuk dilupakan atau dilepaskan, jadi jika Anda serius dalam memahami kebiasaan produktivitas Anda, Anda juga harus serius mengingatkan timer kapan pun Anda memulai tugas baru.
Hari yang Lambat Membuat Perbedaan Besar
Anda tahu pagi itu ketika Anda bangun dengan perasaan benar-benar beristirahat? Anda tidak akan menghantam semua lampu hijau setiap hari, tetapi Toggl membantu Anda memahami seberapa besar dampak tingkat energi Anda terhadap efisiensi Anda. Ketika saya memformat dan mengunggah buletin Inspirasi Minggu The Muse, misalnya, dua suntikan espresso dapat berarti perbedaan antara 30 menit dan satu jam membangunnya.
Ada Lebih Banyak Waktu di Hari Ini daripada yang Saya Pikirkan
Terutama sebagai pekerja jarak jauh, saya jelas berada di kamp bahwa jika pikiran saya tidak sepenuhnya fokus pada tugas yang sedang saya tangani, saya harus beristirahat atau mengalihkan energi saya sampai saya dapat membawa perhatian penuh saya ke proyek. Tetapi ini juga berarti bahwa hari-hariku akan dimulai lebih awal dan berakhir lebih lama dari hari kerja normal karena aku memiliki keleluasaan untuk makan siang santai, jalan-jalan berkelok-kelok mencari inspirasi, atau tidur larut malam tergantung suasana hatiku.
Dengan Toggl, saya dapat memvisualisasikan gambaran besar penggunaan waktu saya dalam satu minggu. Dan melihat bagaimana segala sesuatunya membuat saya selaras ketika saya melakukan yang terbaik dan paling cepat, dan ketika pikiran saya terjebak merenungkan semua kemungkinan untuk Grey's Anatomy musim depan (ya, itu masih mengudara). Inilah cara mengetahui angka-angka membuat saya menjadi lebih baik dalam perencanaan strategis untuk minggu depan:
Melihat konsumsi waktu dari tugas yang sama pada waktu yang berbeda dalam sehari membantu saya menyadari ketika saya memiliki lebih banyak energi untuk kegiatan tertentu. Ingat ketika saya memberi tahu Anda bahwa membuat buletin mingguan kurang dari waktu setelah saya minum kopi di pagi hari daripada setelah makan siang? Mengetahui hal itu telah menghemat beberapa jam setiap minggu dengan meninggalkan lebih banyak tugas langsung ketika pikiran saya masih fokus kembali.
Demikian juga, melihat konsumsi waktu tugas yang berbeda pada waktu yang sama memungkinkan saya untuk mencari tahu ketika pada hari itu saya merasa paling baik mengerjakan sesuatu. Jika saya mendapatkan tugas-tugas berat memukul awal, saya merasa lebih santai (dan kurang bersalah) daripada hari-hari ketika saya bergegas melalui email saya hal pertama di pagi hari untuk mendapatkan segala sesuatu yang lain.
Sebelum saya menemukan Toggl, saya berpikir bahwa stres yang terkait dengan pekerjaan adalah sesuatu yang diberikan - bahwa bekerja dengan potensi penuh Anda berarti menghabiskan waktu berjam-jam pada hari-hari tertentu atau memilih untuk makan siang di hari lain. Siapa pun yang mengabdikan diri pada pekerjaannya tahu apa yang saya maksud: Memasukkan jam kerja harus menjadi bukti nyata dari upaya dan komitmen yang bermakna terhadap posisi tersebut.
Tetapi yang saya pelajari dari percobaan ini adalah bahwa menghemat waktu tidak membuat Anda kurang berinvestasi dalam pekerjaan. Jika ada, itu menunjukkan bahwa Anda berkomitmen untuk mengarahkan hasil rumah seefisien mungkin.
Melacak penggunaan waktu Anda dapat sepenuhnya membuka mata Anda terhadap apa yang berhasil dan tidak berhasil untuk Anda. Dan jika menjadi aset yang lebih kuat untuk perusahaan Anda tidak membantu tekanan darah Anda menetap, maka memiliki beberapa jam kelonggaran setiap minggu tentu saja akan.
