Berapa kali Anda menerima undangan untuk rapat dan berpikir, "Ya ampun, apakah kita harus melakukan ini sekarang?" Seperti yang kita semua tahu, ada banyak waktu ketika berkumpul secara pribadi benar-benar konyol, terutama ketika itu melibatkan sekelompok besar orang yang inputnya sama sekali tidak diperlukan. Tetapi semudah mengasumsikan bahwa Anda tidak akan pernah memiliki alasan yang baik untuk menghadiri satu lagi, ada kalanya itu benar-benar cara terbaik untuk menyelesaikan tugas-tugas penting.
Jadi, sebelum Anda menolak undangan untuk pembaruan tim triwulanan, berikut adalah beberapa kali saat menghadiri adalah pilihan terbaik Anda untuk tetap berada di jalur dan memenuhi tujuan Anda.
1. Saat Anda Bersatu untuk Menghasilkan Proyek yang Peka Waktu
Beberapa pertemuan yang paling membuat frustrasi adalah pertemuan di mana Anda mengumpulkan sekelompok besar orang untuk berdiskusi, yah, tidak banyak hal sama sekali. Terkadang Anda berbicara tentang hal-hal yang menyenangkan untuk dilakukan, tetapi jangan membuat rencana aksi. Di lain waktu, Anda hanya berkumpul untuk berkumpul.
Namun, ada juga situasi ketika Anda atau rekan satu tim Anda memiliki sesuatu yang mendesak yang perlu diselesaikan secepatnya - dan banyak orang diminta untuk memastikan itu dilakukan dengan baik. Dan tentu saja, Anda dapat mengirim dokumen Google dan setuju untuk mengerjakannya “bersama.” Atau Anda bisa bertemu langsung selama 30 menit, membuat rencana, mendelegasikan tugas, dan memulai.
Pada akhirnya, beberapa kiriman yang paling baik diselesaikan sebagai sebuah tim - jadi jika Anda atau siapa pun yang bekerja dengan Anda meminta bantuan, jangan terlalu membuat keributan tentang menambahkan pertemuan lain ke kalender Anda.
2. Ketika Tim Anda Bertabrakan Mengepalai Email
Di dunia yang ideal, Anda dan rekan tim Anda tidak akan pernah tidak setuju dan akan bekerja bersama dalam harmoni yang sempurna setiap hari. Kenyataan dari kebanyakan tim, bagaimanapun, adalah bahwa sebagian besar kelompok saling berhadapan pada satu titik atau lainnya. Meskipun akan lebih mudah untuk mengabaikannya ketika ada sesuatu yang sedikit membeku di antara rekan kerja Anda dan terus berlanjut, Anda tahu itu hanya akan menciptakan lebih banyak masalah di kemudian hari.
Hampir selalu jauh lebih produktif untuk hanya menyiarkan semua keluhan Anda dengan proyek secara terbuka (atau pendekatan kolega terhadap proyek) dan mencari cara untuk menyelesaikan konflik sehingga Anda dapat mencapai tenggat waktu Anda.
Dan cara terbaik untuk melakukannya? Temukan ruang konferensi dan tatap satu sama lain saat Anda memberikan umpan balik. Anda mungkin tergoda untuk melakukan ini melalui email atau obrolan, tetapi jujur - Anda tahu Anda hanya akan membuat kemajuan jika Anda melakukan ini secara langsung, dalam rapat yang sebenarnya.
Karena sembilan kali dari 10, kritik konstruktif terasa jauh lebih keras ketika dikatakan di hadapan Anda, lalu ketika masuk ke kotak masuk Anda. Selain itu, komentar tidak langsung tentang pilihan font presentasi Anda terasa jauh lebih pribadi ketika itu bagian dari percakapan yang sedang berlangsung dengan keras, dan bukan satu-satunya baris dalam tanggapan berantai email.
3. Ketika Anda Membutuhkan Umpan Balik Tentang Sesuatu
Sekali lagi, Anda mungkin tergoda untuk mengatakan, “Mari kita tidak bertemu. Jangan ragu untuk mengirim saya pemikiran Anda tentang hal ini melalui email. ”Tetapi mari kita menjadi kenyataan - kadang-kadang membantu mendengar pikiran rekan kerja Anda tentang sesuatu secara langsung.
Ini tidak harus pertemuan yang panjang, dan dalam banyak kasus Anda bahkan mungkin tidak memerlukan agenda resmi. Tetapi beberapa ide yang berasal dari hanya membicarakannya secara langsung sering kali sangat luar biasa. Dan jika Anda menghindari mengatur ini untuk diri sendiri ketika Anda benar-benar membutuhkan umpan balik atau merasa terjebak pada proyek, Anda hanya menunda kesuksesan Anda sendiri.
4. Ketika Ada Keputusan Penting untuk Dibuat
Ini adalah alasan paling jelas untuk mengadakan pertemuan, tetapi juga yang paling penting. Sangat mudah untuk menarik kaki Anda ketika kelompok Anda perlu membuat keputusan. Jika Anda merasa tidak yakin tentang sesuatu atau menginginkan pendapat jujur tentang pilihan yang Anda pikir akan Anda buat, jangan takut untuk meminta tim Anda untuk bersama-sama dengan tujuan untuk memutuskan sebelum kelompok meninggalkan ruangan.
Dan jika seseorang di tim Anda membuat permintaan serupa, jangan gusar dan gusar ke ruang konferensi. Membuat pilihan itu sulit, dan kecuali Anda bekerja pada tim pembaca pikiran, cara terbaik untuk mengetahui apakah semua orang ada di halaman yang sama adalah duduk di meja yang sama dan membicarakannya.
Saya mengerti. Rapat tidak selalu menyenangkan, terutama ketika Anda memiliki daftar hal-hal yang ingin Anda selesaikan. Dan ketika keduanya sembrono, tidak produktif, atau kombinasi keduanya, bisa dimengerti bagi Anda untuk mencari cara keluar dari mereka secepat mungkin.
Di sisi lain, itu tidak adil untuk menganggap bahwa mereka semua membuang-buang waktu Anda. Evaluasi masing-masing berdasarkan kasus per kasus sebelum gagal untuk mengatakan "Tidak, terima kasih." Anda akan menemukan bahwa dalam banyak kasus, berkumpul bersama adalah cara terbaik untuk menyelesaikan sesuatu dengan lebih cepat.
