Pernahkah Anda berhenti untuk memikirkan betapa pentingnya menulis bagi pekerjaan harian Anda? Dengan pengecualian beberapa bidang, sebagian besar dari kita bertanggung jawab untuk berkomunikasi melalui email. Terlebih lagi: Kami mungkin diminta untuk menulis proposal, menambahkan halaman ke buku pegangan, atau membuat setumpuk teks untuk menyajikan ide baru. Plus, Anda bahkan mungkin harus mengirimkan sampel tulisan untuk pekerjaan di masa depan.
Jadi, meskipun Anda mungkin bukan "penulis" berdagang, jumlah hal yang harus Anda sampaikan secara tertulis setiap hari bukanlah tidak penting.
Itu berarti Anda tidak hanya ingin memastikan bahwa Anda menggunakan "itu" dan "itu" dengan benar, tetapi Anda juga ingin mencentang beberapa kotak "penulis" lainnya.
Karena jika tidak, Anda akhirnya mengirim email seperti ini:
OKE, ini mungkin berlebihan. Tapi itu tidak terlalu jauh.
Jadi, bagaimana Anda memperbaikinya? Dan bagaimana Anda memperbaiki tulisan Anda ke depan (tanpa harus bekerja berjam-jam?). Bagaimana Anda menjadi pembicara dan penulis yang lebih kuat? Sebenarnya tidak terlalu sulit - mulailah mengerjakan daftar periksa ini dan Anda akan menjadi penulis yang lebih baik dalam waktu singkat.
Apakah Ada Kalimat Lari?
Jika Anda tidak yakin, bacalah dengan keras dan pastikan Anda - dan seorang kolega - dapat mengikuti apa yang ingin Anda katakan. Kecuali jika Anda seorang penulis yang mahir dengan bakat untuk kalimat yang panjang, rumit, pilih kalimat yang pendek dan langsung.
Pada contoh di atas, kalimat pertama adalah run-on (itulah sebabnya Anda mungkin merasa bingung sejak awal).
Begini cara membaca:
Apakah Yang Anda Katakan Jelas?
Memasukkan kata-kata dengan kosa kata yang kuat itu bagus, tetapi hanya jika Anda yakin Anda menggunakannya dengan benar. Lebih baik memiliki perintah menulis Anda dengan kata-kata yang Anda tahu, daripada melemparkan yang besar dan berharap itu akan membuat Anda terlihat pintar. Dan jika itu adalah penyalahgunaan yang terang-terangan - seperti halnya kesunyian di atas - yah, itu benar-benar buruk.
Apakah Penulisan Itu Percakapan?
Tentu saja, tergantung pada itemnya, Anda tidak ingin menjadi terlalu kasual, tetapi Anda juga tidak ingin kata-kata Anda terlalu kaku atau terdengar sangat formal, terutama jika Anda tidak ingin menampilkan façade di sepanjang waktu. bisa menjadi pertukaran yang berkelanjutan.
Menggunakan frasa seperti "Saya ingin membahas, " "jika Anda suka, " dan tidak pernah menggunakan kontraksi untuk penulisan yang pengap, dan kecuali pekerjaan Anda benar-benar membutuhkannya, Anda akan dianggap lebih mudah didekati (baca: seorang manusia) jika Anda bekerja menulis secara percakapan.
Apakah Anda Memiliki Transisi di Tempat yang Diperlukan?
Bacalah dengan lantang dan periksa bahwa lompatan dari satu paragraf ke paragraf lain masuk akal dan mengalir dengan baik.
Meskipun baik-baik saja dan baik untuk membuka email Senin pagi dengan catatan tentang akhir pekan, rasanya aneh ketika dijatuhkan di tengah-tengah email - cara di atas.
Apakah Anda Menggunakan Tanda Baca yang Benar?
Apakah Anda tahu perbedaan antara titik koma dan titik koma? Apakah Anda menggunakan koma secara konsisten (oxford koma sepanjang jika itu pilihan Anda)?
Ada beberapa masalah dengan ini: "Saya harap Anda memiliki akhir pekan yang menyenangkan: Saya ingin tahu apakah kita dapat mengatur waktu untuk berbicara di telepon" -tapi di atas adalah penggunaan usus yang salah.
Periksa Homofon Anda
Anda tahu, kata-kata yang terdengar sama tetapi dieja secara berbeda dan memiliki arti yang berbeda. (Beberapa contoh: mereka, ada, mereka.)
Atau, dalam contoh di atas, Anda mungkin telah menangkap kesalahan Anda / Anda.
Apakah Kapitalisasi Anda Benar?
Ini adalah hal yang sulit, dan banyak orang secara keliru memanfaatkan kata benda umum, ketika hanya huruf besar yang seharusnya ditulis dengan huruf besar.
Baik tim maupun departemen tidak perlu menggunakan huruf besar dalam email ini. Itu adalah kata benda umum - bukan kata benda yang tepat.
Itu terasa cukup mudah, bukan? Nah, seperti inilah email ini nantinya jika Fictional Ben menerima saran ini:
Anda tidak perlu menjadi penulis terbaik - itu bukan tujuan di sini. Namun secara praktis setiap industri menghargai orang yang tahu bagaimana merangkai kalimat yang secara tata bahasa benar dan membagikan gagasan mereka dengan jelas. Itu membuat Anda menjadi pengirim email yang lebih baik, presenter yang lebih baik, pencari kerja yang lebih baik, dan secara keseluruhan, komunikator yang lebih baik.
