Saya selalu tertawa ketika orang-orang yang sangat berpengaruh menyebutkan sesuatu seperti, “Oh, saya mendapat lebih dari 600 email sehari, ” karena kedengarannya sangat mengerikan, bahkan untuk orang yang sombong. Tapi apa yang mungkin lebih menyedihkan? Kemungkinan email Anda dilihat dan ditanggapi oleh orang seperti ini tidak begitu bagus.
Tetapi ada beberapa aturan sederhana yang dapat Anda ikuti untuk meningkatkan kemungkinan tidak hanya membaca email Anda, tetapi mendapatkan respons. Apakah Anda mengirim email eksekutif tingkat tinggi di perusahaan Anda atau kontak profesional yang penting, ikuti aturan ini.
Perhatikan Waktu Hari
Email itu bagus, karena rasanya seperti cara yang tidak mengganggu untuk menghubungi seseorang. Pemikirannya berbunyi, “tidak masalah ketika Anda mengirim email, mereka akan mendapatkannya ketika mereka memiliki waktu luang.” Tapi itu tidak berfungsi seperti itu. Faktanya, kita semua memiliki pola penggunaan email, di mana kita melihat dan merespons email pada jam-jam sibuk tertentu. Dan mengirim pesan Anda ke kotak masuk ketika seseorang secara aktif mengirim email berarti Anda memiliki kesempatan lebih baik untuk dilihat.
Biasanya, para pemimpin cenderung memeriksa email pagi-pagi sekali atau larut malam karena mereka sibuk rapat hampir sepanjang hari, jadi itu adalah tempat yang baik untuk memulai. Jika Anda tidak mendapat respons dari seseorang setelah seminggu, coba kirim email lagi, tetapi pada waktu yang sama sekali berbeda.
Menjadi pendek
Jangan memulai email dengan cacian panjang tentang siapa Anda, di mana Anda menemukan alamat email seseorang, atau kisah hidup Anda. Langsung saja. Dalam jurnalisme, ada konsep menempatkan semua elemen penting dari cerita dalam lede, tidak menguburnya jauh di paragraf kelima. Lakukan hal yang sama di sini.
Dan secara harfiah, simpan email Anda sesedikit mungkin kata-kata. Email yang sangat panjang akan dipindai dengan sangat cepat sehingga hampir tidak ada kemungkinan alasan Anda untuk mengirim email terlihat. Pada catatan itu:
Perjelas tentang Apa yang Anda Minta
Saya mendapatkan email setiap saat setelah saya selesai membaca dan saya berkata pada diri sendiri, "Saya tidak tahu apa yang diinginkan orang ini." Memiliki tujuan atau tindakan yang diinginkan dari pembaca Anda sangat penting, karena jika seseorang tidak tahu apa yang Anda inginkan, dia kemungkinan tidak akan merespons. Jadi apa tujuannya? Apakah Anda ingin seseorang bertemu dengan Anda? Apakah Anda ingin dia menghubungkan Anda dengan seseorang? Atau apakah Anda hanya ingin dia mengklik tautan untuk mempelajari lebih lanjut tentang sesuatu? Pastikan Anda secara spesifik menyebutkan tindakan yang Anda inginkan. Dan pastikan untuk sesopan mungkin.
Jadikan Tentang Mereka
Orang yang sibuk tidak punya waktu untuk membaca tentang apa yang perusahaan Anda lakukan, seperti apa pencarian pekerjaan Anda, atau apa yang benar-benar Anda butuhkan saat ini untuk bisnis Anda. Alih-alih mendedikasikan banyak kata untuk diri sendiri, buatlah tentang orang lain. Apa yang dapat Anda lakukan untuk membantunya? Mengapa merespons akan bermanfaat atau mudah baginya? Saya jarang menanggapi email di mana seseorang berbicara untuk dua paragraf tentang apa yang dilakukan perusahaannya dalam detail yang menyakitkan. Tetapi jika seseorang dapat dengan cepat memberi tahu saya bagaimana dia akan membuat hidup saya lebih mudah, maka saya cenderung untuk belajar lebih banyak.
Materi Garis Pelajaran
Kami memasukkan begitu banyak waktu ke email kami sehingga kami sering lupa tentang baris subjek. Tetapi baris subjek untuk email pribadi sama pentingnya dengan email pemasaran (di mana kami sangat terobsesi dengan kata-kata yang pernah ada dan dengan tergesa-gesa menguji berbagai opsi untuk melihat mana yang paling berhasil).
Sangat mudah untuk membaca atau mengabaikan baris subjek umum, jadi berikut adalah beberapa yang saya akan hindari:
- pengantar
- Salam dari Elliott
- Menindaklanjuti
- Senang bertemu denganmu
Mengapa? Karena mereka generik dan dapat berasal dari siapa pun. Anda tidak akan menonjol. Alih-alih coba sesuatu seperti ini:
- Kami berjabat tangan di acara Smith Charity tadi malam
- Pengantar Orang 1 dan Orang 2 untuk Terhubung
- Anda mungkin tidak akan membaca email lain seperti ini hari ini
Mereka mungkin sedikit aneh, tetapi mereka mungkin berbeda dari apa pun di kotak masuk orang tersebut.
Kabar buruknya adalah, ketika sampai pada menghubungi kontak penting, Anda mungkin melakukan segalanya dengan benar dan masih belum mendapatkan respons. Tapi hei, ketika seseorang membaca beberapa ratus email sehari, dia mungkin tidak selalu sampai ke Anda. Jangan menganggap diam sebagai penolakan - sebaliknya, baca tips kami tentang cara bersikap gigih dan terus melakukannya. Seiring waktu, mengikuti aturan ini akan meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan respons terhadap persentase email Anda yang lebih besar.
