"Singkirkan semua kertas."
Saya adalah seorang manajer proyek yang bekerja di Kantor Walikota New York City, dan ini adalah tugas yang harus saya selesaikan. Dalam birokrasi dengan ratusan ribu karyawan, ribuan proses berbasis kertas, dan anggaran terbatas untuk teknologi baru, saya diminta untuk mengembangkan rencana untuk mendigitalkan hampir semuanya.
Ini adalah proyek yang menakutkan jika aku pernah melihatnya. Nyatanya, itu hampir mustahil mengingat kendala di mana saya bekerja. Tetapi saya tidak bisa mengangkat tangan dan mengatakan tidak. Saya punya pekerjaan yang harus dilakukan dan saya harus mulai dari suatu tempat.
Penghapusan Makalah Proyek tidak berhasil tanpa pengecualian. Bahkan, itu lebih dekat dengan kegagalan yang tidak memenuhi syarat. Jika Anda berjalan ke kantor Kota New York hari ini, Anda pasti akan menemukan kertas yang ditumpuk di atas meja, di kotak masuk dan kotak keluar serta tempat sampah daur ulang.
Namun, proyek ini mengajari saya lebih banyak tentang bagaimana memulai tugas yang luar biasa daripada kesuksesan yang pernah saya miliki. Inilah cara saya belajar mengambil sesuatu yang tampaknya tidak dapat diatasi dan menanganinya dalam potongan-potongan kecil.
1. Ambil Stock dari Gambar Besar
Kota New York memiliki lusinan departemen, yang masing-masing memiliki lusinan divisi, yang masing-masing memiliki proses internalnya sendiri. Ada kertas yang sudah ada di lemari arsip dan kotak, dan kertas masih harus dibuat ketika pelanggan dan karyawan mengisi formulir dan aplikasi. Tidak mungkin bagi saya untuk tahu harus mulai dari mana sebelum saya memeriksa semua proses pembuatan kertas di luar sana. Yang mana yang menghasilkan paling banyak kertas? Mana yang meminjamkan diri pada digitalisasi, dan mana yang memiliki faktor-faktor rumit, seperti kebutuhan untuk menerima uang? Yang akan menghasilkan ledakan terbesar untuk uang terendah?
Saya menghabiskan beberapa minggu yang solid untuk memeriksa setiap departemen untuk merasakan lingkup usaha tersebut. Melakukan penilaian awal ini dapat membantu menentukan ruang lingkup Anda, serta apa yang termasuk di dalamnya dan di luarnya. Ini dapat membantu Anda berkomunikasi dengan atasan Anda luasnya tugas dan mendapatkan umpan balik mereka tentang apa yang paling mereka pedulikan. Dan itu membantu Anda menavigasi jalan Anda ke titik awal yang logis.
2. Temukan Contoh Sukses dalam Skala Lebih Kecil
Dalam kasus Penghapusan Kertas Proyek, Departemen Kesehatan baru-baru ini melakukan proyek pengurangan kertas yang didorong oleh perpindahan kantor. Mereka tidak ingin membawa semua catatan kertas mereka jika mereka tidak harus, tetapi mereka tidak tahu mana yang harus diambil dan yang harus ditinggalkan. Jadi mereka menerapkan proyek multi-fase: Tentukan apa yang perlu dipertahankan secara hukum, hancurkan yang tidak, dan pindai apa pun yang tidak memerlukan salinan cetak. Mereka menerapkan teknologi dan staf untuk mewujudkannya, dan mereka memiliki hasil untuk ditunjukkan untuk itu.
Satu ukuran tidak selalu cocok untuk semua, dan pertimbangan baru muncul ketika Anda meningkatkan skala proyek tertentu. Tetapi sebuah contoh keberhasilan tidak hanya menawarkan metode yang terbukti untuk mencapai tujuan yang sama dengan yang ingin Anda capai, tetapi juga memungkinkan Anda belajar dari kegagalan orang lain. Ini memberikan model yang dapat Anda gunakan sebagai titik awal. Anda mungkin perlu memodifikasi, memperluas, atau menyesuaikannya agar sesuai dengan tujuan Anda sendiri, tetapi lebih mudah untuk bereaksi terhadap sesuatu daripada mulai dari kanvas yang benar-benar kosong.
3. Identifikasi Buah Rendah Gantung
Ya, "buah yang menggantung rendah" pasti ada dalam daftar jargon kantor yang digunakan secara berlebihan di suatu tempat, jadi mari kita sebut apa adanya: hal-hal yang mudah. Hal-hal yang paling murah dan paling sedikit waktu yang harus dilakukan. Dalam kasus Penghapusan Makalah Proyek, ini berarti hal-hal seperti menyingkirkan dokumen usang, membuat formulir online sederhana, dan membuang catatan lama melewati tanggal kedaluwarsanya.
Ada beberapa alasan untuk memulai dengan hal-hal yang mudah. Pertama, itu memberi Anda beberapa takik di ikat pinggang Anda. Perasaan maju ini, seminimal mungkin, adalah kemenangan psikologis yang penting. Ini memberi Anda momentum, bahan bakar untuk pekerjaan yang lebih menantang di masa depan. Dan kedua, ini memungkinkan Anda untuk menunjukkan kemajuan kepada para pemangku kepentingan proyek, menghasilkan keyakinan pada kemampuan Anda untuk mewujudkan fase pekerjaan di masa depan.
4. Letakkan Hambatan Terbesar Anda
Bahkan ketika Anda menandai keberhasilan kecil, penting untuk mengambil perasaan tantangan yang tidak mungkin menjulang dan memecahnya menjadi hambatan nyata. Tanpa menyebut mereka, jauh lebih sulit untuk mengembangkan strategi untuk mengatasinya. Dalam dunia penghapusan kertas, satu kendala adalah kompleksitas menangkap data yang dimasukkan ke dalam formulir online, dan yang lain mengakomodasi persyaratan hukum untuk tanda tangan elektronik.
Menyusun hambatan ini mungkin mengarah pada penemuan bahwa hambatan yang dirasakan tidak sebesar tantangan seperti yang Anda bayangkan sebelumnya. Mungkin, sebagai alternatif, membuka penghalang utama yang sebelumnya Anda anggap remeh. Mengetahui rintangan apa yang terjadi sejak dini akan mencegah Anda dari kekeliruan saat Anda sudah selutut. Ini juga dapat membantu Anda mengatur sumber daya yang akan Anda butuhkan untuk mengatasinya, baik itu dukungan politik, pendanaan, atau bimbingan ahli.
5. Menghilangkan Pekerjaan
Filsuf Tiongkok Lao Tzu dengan terkenal mengatakan, "sebuah perjalanan seribu mil dimulai dengan satu langkah." Juga benar bahwa perjalanan seribu mil terdiri dari empat perjalanan kecil 250 mil, atau 10 perjalanan 100 mil. Memecah proyek yang menakutkan Anda ke dalam fase yang dapat dikelola membuatnya menjadi jauh lebih tidak menakutkan. Dan itu memberi Anda tonggak sementara realistis untuk membidik antara langkah pertama dan langkah selesai.
Mencoba untuk mendigitalkan proses berbasis kertas di pemerintah Kota New York, ada beberapa opsi untuk menghapus pekerjaan. Satu pendekatan adalah menangani sejumlah departemen pada satu waktu. Yang lain adalah memulai dengan menentukan kertas mana yang dapat dihilangkan, melanjutkan dengan menerapkan teknologi untuk mendigitalkannya, dan menyimpulkan dengan melatih staf dan mengiklankan teknologi baru kepada pelanggan. Cara yang paling logis untuk menghapus jumlah pekerjaan yang luar biasa akan bervariasi tergantung pada sifat pekerjaan itu sendiri, tetapi selalu ada baiknya ditangani sebelum Anda masuk terlalu dalam.
6. Tetapkan Harapan
Apa pun yang Anda lakukan, jangan terlalu menjanjikan apa yang tidak Anda yakini dapat Anda berikan. Tanyakan apa yang Anda butuhkan untuk mewujudkannya. Dan jika Anda tidak bisa mendapatkannya - apakah itu orang, uang, atau teknologi - maka jelaskan cara yang dapat memengaruhi timeline Anda. Terkadang seorang eksekutif akan meminta sesuatu tanpa pemahaman yang berbeda tentang pekerjaan yang diperlukan untuk mencapainya, tetapi begitu Anda mengumpulkan penilaian dan mengidentifikasi kendala, Anda berada dalam posisi untuk mengomunikasikan nuansa ini.
Menggelengkan kepala dan berlari ke arah lain adalah reaksi umum, dan kadang-kadang dibenarkan, terhadap proyek-proyek yang paling luar biasa. Tapi dijamin tidak membuatmu kemana-mana. Bahkan tugas yang paling menakutkan pun dapat dilawan dengan cara pandang yang benar, pemahaman yang solid tentang pekerjaan di depan, dan serangkaian tonggak pencapaian yang realistis dan dapat dicapai untuk diperiksa sepanjang jalan Anda.
