Jika Anda bertanya kepada para karieris apa yang mereka pikirkan tentang kotak masuk mereka, sebagian besar akan mengatakan bahwa itu adalah lubang hitam yang menghebohkan dari pesan-pesan tindak lanjut, korespondensi staf yang mengganggu, dan buletin atau siaran pers di wazoo. Dan jika Anda juga bertanya kepada orang-orang itu apakah mereka bisa melihat diri mereka melalui seluruh kotak masuk mereka setiap hari, sebagian besar akan mencemooh gagasan prestasi yang mustahil.
Namun minggu terakhir ini, saya memutuskan untuk mengambil tantangan yang akan membuat sebagian besar profesional merasa ngeri: saya membuat perjanjian untuk masuk ke kotak masuk nol setiap malam sebelum saya pergi tidur.
Jadi, apakah saya melakukannya? Jawabannya iya. Apakah itu mudah? Heck no.
Meskipun saya pikir saya tidak akan pernah bisa masuk ke kotak masuk nol setiap hari dalam hidup saya, saya memang belajar beberapa pelajaran penting di sepanjang jalan yang akan membantu saya mengelola kotak masuk saya dengan lebih baik.
Yang terbesar? Tak satu pun dari hal-hal yang paling membantu saya adalah terobosan. Itu adalah strategi yang saya dengar berkali-kali dari pakar produktivitas dan mogul email - itu hanya masalah penerapannya dan menindaklanjutinya.
Pada catatan itu, izinkan saya berbagi beberapa hal yang sebenarnya perlu Anda lakukan untuk membuat kotak masuk Anda tidak terlalu mengerikan.
1. Masukkan "Menjawab Email" di Jadwal Anda
Saya telah menulis tentang ini sebelumnya, tetapi salah satu hal yang saya temukan paling efektif ketika mencoba masuk ke kotak masuk nol setiap malam adalah tidak memeriksa kotak masuk saya terus-menerus. Sebaliknya, saya akan memblokir beberapa waktu tertentu setiap hari untuk mencurahkan email: bagi saya, 30-60 menit di pagi hari, saat makan siang, dan pada sore hari banyak waktu untuk menyelesaikan masalah.
Tampaknya berlawanan dengan intuisi (saya skeptis pasti), tetapi dengan berfokus pada satu tugas dan tidak ada yang lain, saya dapat melewati kotak masuk saya lebih cepat dari biasanya. Memiliki garis waktu juga mendorong saya untuk berkuasa melalui email dengan kecepatan yang lebih cepat, daripada menghabiskan waktu dengan berlebih-lebihan, saya tidak merasa ingin menjawab atau terganggu oleh pesan yang tidak penting daripada hanya menghapusnya.
Selain itu, menjawab email saya dalam waktu tertentu membuatnya tampak seperti tugas yang tidak pernah berakhir dan lebih seperti hal lain dalam daftar yang harus dilakukan, yang jauh lebih mudah untuk dilalui. Sebelum minggu ini, saya tidak menyadari bahwa kotak masuk saya selalu ada di benak saya, dan saya selalu merasa takut memeriksa akun email saya sepanjang hari. Karena itu menjadi bagian dari jadwal saya seperti yang lainnya, saya tidak mempertanyakan kapan saya harus mengirim email berikutnya; Saya hanya menyediakan waktu untuk itu.
Itu juga sangat bagus untuk "keluar" di akhir sesi dan tidak khawatir tentang apa yang sedang terjadi di dunia maya.
2. Jawab Sebagian Email Segera
Secara pribadi, sekitar 65-70% dari email di kotak masuk saya memerlukan tanggapan cepat yang membuat saya kurang dari satu atau dua menit untuk menulis. Terlalu sering, saya terbiasa meninggalkan mereka di kotak masuk saya dan berkata, “Eh, ini mudah. Saya akan mendapatkan mereka nanti. ”Tetapi, ketika saya sadari, sebenarnya saya membutuhkan lebih banyak waktu dan energi untuk membacanya, memprosesnya cukup untuk memutuskan bahwa mereka cukup mudah untuk menunda sampai nanti, dan kemudian kembali lagi kemudian memproses mereka lagi merespons.
Dengan benar-benar memaksa diri saya untuk menjawab korespondensi itu saat itu juga di saat "menjawab email" saya yang berharga, saya bisa mengeluarkan lebih banyak hal dari kotak masuk dan keluar dari pikiran saya - dan bergerak lebih dekat ke kotak masuk nol yang sulit dipahami itu.
3. Punt Email Lain ke Times Strategis
Saya akhirnya menginstal aplikasi Boomerang di Gmail minggu lalu setelah seorang teman saya yang sangat sibuk terus bersikeras saya mendapatkannya ("Ini penyelamat!" Katanya terus-menerus). Dan saya harus mengakui: Dia benar.
Sederhananya, Boomerang memungkinkan Anda untuk menjadwalkan ulang ketika email muncul di kotak masuk Anda. Walaupun mungkin terdengar seperti curang untuk menjadwalkan semuanya untuk nanti (“Saya harus masuk kotak masuk nol malam ini dengan menjadwalkan 45 email untuk muncul di kotak masuk saya besok pagi!”), Intinya adalah untuk menjadi strategis dengan cara Anda menggunakannya.
Misalnya, sebagai salah satu pendiri situs web penerimaan perguruan tinggi yang populer, staf sekolah tinggi terus-menerus mengirimi saya esai rancangan perguruan tinggi untuk diedit, sesuatu yang saya sukai. Namun, tidak menyenangkan untuk memiliki konsep yang tersimpan di kotak masuk saya selama berhari-hari, dan saya tidak punya waktu untuk mengeditnya begitu muncul. Sebagai gantinya, saya menggunakan Boomerang untuk menjadwalkan mereka untuk kembali ketika saya memiliki lebih banyak waktu untuk mengeditnya (dalam kasus saya, itu pada hari Jumat sore).
Mampu menjadwalkan apa yang masuk ke kotak masuk saya ketika membuat perbedaan besar dalam produktivitas saya dan seberapa banyak saya bisa menyelesaikannya.
Untuk cara lain untuk melakukan ini, jenius inbox Alex Cavoulacos menulis di sini tentang sistem untuk mengelola email secara strategis yang memerlukan berbagai tingkat upaya menggunakan label dan folder. Ngomong-ngomong soal:
4. Gunakan Label atau Folder
Tandai kata-kata saya: Jangan gunakan kotak masuk Anda sebagai semacam tempat pembuangan sampah untuk membuang semua email Anda; gunakan label, tab, atau folder (apa pun penyedia layanan email Anda menyebutnya) untuk mengatur dan mengarsipkan semua yang Anda terima dengan benar.
Saya memiliki lebih dari 30 label berbeda di akun email saya, dan meskipun itu mungkin terdengar obsesif atau spesifik, itu membantu saya dengan cepat mengambil pesan yang saya butuhkan dan mengajukan hal-hal setelah saya selesai dengan mereka, membuat kotak masuk saya tampak jauh lebih menakutkan.
Misalnya, saat ini saya memiliki beberapa korespondensi bolak-balik yang terjadi dengan beberapa karyawan saya dari The Prospect . Alih-alih hanya meninggalkan email yang sedang berlangsung di kotak masuk saya sepanjang waktu, saya telah memasukkannya di folder terkait masing-masing sehingga mereka hanya muncul jika ada pesan baru. Ini secara fisik membersihkan kotak masuk saya hal-hal yang sudah saya tangani, yang membuat hal-hal lain pada gilirannya merasa jauh lebih mudah dikelola.
5. Berhenti berlangganan dari Daftar Email
Tip ini cukup jelas: Singkirkan semua bulu. Apakah Anda langsung menuju ikon tempat sampah di kotak masuk Anda ketika buletin tertentu tiba? Cukup berhenti berlangganan. Dan bahkan jangan menarik "Tapi aku mungkin membaca ini nanti!" Aturan praktis saya adalah bahwa jika saya menghapus buletin tiga kali berturut-turut, saya berhenti berlangganan saat itu juga.
Saya pribadi membaca banyak buletin untuk berbagai pertunjukan, jadi untuk melewati slog, saya menggunakan Boomerang untuk menemukan waktu yang lebih nyaman untuk buletin yang saya suka muncul di kotak masuk saya, dan saya berhenti berlangganan dari yang lain.
Dengan melepaskan diri dari daftar email ini, saya pada dasarnya menjaga diri saya dari menerima beberapa lusin email setiap hari. Sebelumnya, saya merasa seperti menghabiskan setengah dari waktu kotak masuk saya hanya menghapus buletin dan daftar email massal lainnya, yang tidak perlu lagi saya khawatirkan. Rasanya seperti kotak masuk saya adalah tentang email pribadi yang ditujukan khusus untuk saya, dan buletin yang saya simpan adalah hal-hal yang benar-benar saya nantikan untuk dibaca.
Melihat kembali eksperimen saya, apakah layak untuk mencoba dan masuk ke kotak masuk nol setiap hari?
Saya pikir jawaban singkatnya adalah tidak, Anda tidak boleh menggerakkan surga dan Bumi untuk melihat spanduk “Tidak ada surat baru!” Yang sangat indah di Gmail setiap malam sebelum tidur. Namun, percobaan ini membuktikan kepada saya bahwa saya tidak perlu memiliki lusinan (jika tidak ratusan) email yang duduk di kotak masuk saya setiap saat; ada cara untuk mengurangi pesan dan karena itu memangkas tingkat stres yang disebabkan email saya. Saya sekarang lebih sadar bahwa menjawab email tidak harus menjadi tugas yang terus-menerus - itu hanya kedudukan lain dalam daftar pekerjaan harian saya, yang pada gilirannya membuat saya merasa tidak terlalu cemas tentang hal itu.
Dengan mengubah kebiasaan email saya, saya membuat seluruh proses menerima dan mengirim email jauh lebih mudah pada diri saya - dan saya menghemat banyak waktu untuk melakukannya. Sekarang siapa yang tidak suka itu?
