Oh, email. Apakah Anda mengelola beberapa orang, tim besar, atau hanya diri Anda sendiri, itu dapat membantu dan menghambat kesuksesan Anda. Karena, seperti yang saya yakin Anda perhatikan, semakin banyak orang yang berkolaborasi dengan Anda, semakin banyak pesan yang terkumpul, dan semakin sulit untuk melewatinya dalam lima menit yang Anda miliki di antara pertemuan back-to-back.
Meskipun saya tidak dapat melambaikan tongkat ajaib dan memecahkan masalah ini untuk Anda, saya dapat memberi tahu Anda bahwa saya menemukan sebuah sistem yang benar-benar berfungsi bagi saya sebagai manajer - semuanya bermuara pada memiliki beberapa label tepercaya di kotak masuk Anda. (Jika Anda tidak tahu cara menggunakannya, berikut adalah 101 untuk Gmail dan Outlook.)
Berbeda dengan filter yang saya gunakan untuk pengarsipan permanen, ketiganya bersifat sementara dan hanya digunakan untuk menarik perhatian saya pada hal-hal penting. Segera setelah saya mengatasi pesan, saya menghapus label dan file seperti biasa.
Jadi, tanpa basa-basi lagi:
1. "BLOCKER UNTUK ORANG LAIN"
Ya, yang ini ada dalam semua batas. Saya bahkan mengubah warna di kotak masuk saya untuk membuatnya merah. Setiap pagi, saya memeriksa kotak masuk saya untuk memastikan bahwa saya telah mengidentifikasi pesan-pesan penting yang memerlukan tanggapan saya. (Aka: Tanpa tanggapan saya, orang-orang tidak dapat bergerak maju.) Dengan mengidentifikasi secara spesifik, saya memastikan bahwa saya tidak memprioritaskan balasan cepat daripada yang penting.
Pada akhir setiap hari, saya memastikan email yang tersisa dengan tag ini ditangani terlebih dahulu. Dan kecuali pengecualian langka, saya tidak keluar untuk malam sampai selesai. Ini tidak hanya berarti saya tidak mengangkat siapa pun, tetapi saya bisa mengakhiri setiap hari dengan mengetahui masalah yang paling mendesak diatasi.
2. "Nama Siapa Saja yang Kamu Temui"
Saya memiliki pertemuan empat mata dengan masing-masing laporan langsung saya setiap minggu, dan sementara kami menyimpan agenda yang sedang berjalan dalam dokumen Google untuk didiskusikan, saya menemukan bahwa kadang-kadang pertanyaan cepat atau FYI gagal.
Apa yang mengubah ini bagi saya adalah membuat satu label untuk setiap orang dengan nama mereka, misalnya, "Untuk Lindsay" dan "Untuk Yusuf." Ketika email masuk melalui kotak masuk saya, saya pikir akan relevan bagi mereka, atau bahwa saya ingin pembaruan aktif, saya menambahkan tag dengan nama mereka. Kemudian, dalam pertemuan mingguan saya, saya dapat melakukan pencarian cepat untuk mengetahui apakah saya sudah berbicara dengan mereka tentang segala hal sebelum kita menyelesaikannya. Setelah misi itu selesai, saya menghapus tag.
Meskipun saya menggunakan ini untuk laporan langsung saya, Anda dapat menggunakannya untuk siapa saja yang Anda temui secara teratur, dari manajer Anda sendiri ke tim pemasaran ke manajer proyek.
3. "Balas Cepat"
Saya telah menulis tentang ini sebelumnya, tetapi saya merasa sangat membantu memiliki daftar email yang dapat saya balas dalam lima menit atau kurang. Ketika saya sedang mengantri untuk minum kopi, naik kereta bawah tanah beberapa perhentian, atau lebih awal untuk rapat, saya sekarang memiliki perhentian pertama saya (ya, sebelum Twitter atau Instagram) untuk memastikan saya menangani setiap permintaan.
Bagian terbaik dari label ini? Anda bisa merasa sangat sempurna, sangat cepat.
Dan hanya itu, tiga label sederhana yang dapat Anda atur dengan mudah suatu sore. Apakah Anda memiliki trik kotak masuk lain yang membantu Anda mengelola? Bagikan dengan saya di Twitter @acav!
