Dalam hal memberikan presentasi persuasif kepada eksekutif senior, jangan pernah meremehkan apa yang dapat Anda capai dalam rapat sebelum rapat.
Bayangkan skenario berikut ini: Anda akhirnya mengambil tempat dalam agenda rapat kepemimpinan penting untuk mempresentasikan "ide besar" Anda kepada manajemen eksekutif. Anda telah menghabiskan berhari-hari meninjau data Anda, mengkonfigurasi ulang PowerPoint Anda, dan memperbaiki rekomendasi Anda.
Presentasi berjalan sangat baik. Anda melakukan kontak mata dengan para eksekutif, memenuhi gaya pengambilan keputusan masing-masing, dan bahkan menggunakan kata-kata persuasif yang kuat seperti "jelas." Dalam pikiran Anda, Anda menjatuhkan yang satu ini dari taman.
Tapi tidak ada yang penting: Keputusan mereka tidak sesuai dengan keinginan Anda.
Kemudian di hari itu, merenungkan apa yang terjadi, itu terjadi pada Anda: Mereka telah mengambil keputusan jauh sebelum mendengarkan Anda. Beberapa saat setelah agenda rapat dikirimkan (tetapi sebelum Anda mengambil slide clicker), hasil rapat telah ditentukan sebelumnya oleh para pembuat keputusan - dan Anda tidak termasuk.
Jika keputusan nyata dibuat sebelum pertemuan, mungkin tidak cukup untuk menyajikan kasus Anda dan berusaha untuk memenangkan hati dan pikiran di ruang rapat.
Guru kepemimpinan John Maxwell telah menulis bahwa "rahasia untuk pertemuan yang baik adalah pertemuan sebelum pertemuan."
Dalam bukunya, Leadership Gold , Maxwell menceritakan nasihat seorang mentor yang menyuruhnya mencari tahu terlebih dahulu influencer kunci mana yang akan hadir dalam setiap pertemuan yang diberikan dan bertemu dengan mereka sebelumnya, baik secara individu maupun dalam kelompok. Maxwell dan yang lainnya menggunakan ungkapan "pertemuan sebelum pertemuan" untuk merujuk pada proses memeriksa dengan para pemain kunci ini sebelum pertemuan yang lebih besar untuk mendapatkan dukungan mereka, mengembangkan kepercayaan, dan menghindari kelalaian di kemudian hari.
Dalam webinar tahun yang lalu, saya mewawancarai kepala komunikasi perusahaan untuk perusahaan perangkat medis. Topik keahlian pilihannya adalah keterampilan yang belum dikembangkan oleh banyak calon influencer: bagaimana bekerja secara efektif dengan eksekutif C-suite.
"Aku tidak bisa memberitahumu berapa kali aku melihat orang-orang hadir di tim kepemimpinan senior kita, " katanya, "dan ini pertama kalinya ada orang di ruangan itu yang pernah mendengar tentang apa yang sedang kau coba untuk meyakinkan mereka untuk melakukannya. "
Menurut pemimpin komunikasi, salah satu aturan yang sering tidak diucapkan untuk bekerja secara efektif dengan para pemimpin senior adalah untuk menghindari kejutan - dan satu cara bagus untuk mencapai ini adalah dengan mengambil alih rapat sebelum rapat. "Tanyakan kepada eksekutif Anda selama 15 menit sebelum rapat besar, " dia merekomendasikan. “Anda dapat mempratinjau pemikiran dan ide-ide Anda dan mendengar kekhawatiran apa yang mereka miliki. Jadikan mereka bagian dari proses sehingga pada saat pertemuan besar itu tiba, mereka merasa seperti memiliki kepentingan di dalamnya. ”
Meskipun mungkin tampak seperti interaksi informal, jangan mengambil pendekatan off-the-cuff; Saya akan merekomendasikan persiapan yang rajin untuk pertemuan pra-pertemuan 15 menit ini seperti yang Anda lakukan untuk acara utama.
Tujuan Anda dalam masing-masing "rapat mini" ini adalah untuk menguji hipotesis Anda dengan setiap eksekutif dan mengemukakan kekhawatiran dan keberatan apa pun yang mungkin ia miliki untuk mengurangi kemungkinan bahwa presentasi Anda akan tergelincir. Pada akhirnya, tujuan Anda adalah untuk membentuk setiap pemimpin sebagai penasihat Anda - sebelum pertemuan utama berlangsung.
Seperti yang direkomendasikan oleh guru komunikasi korporat, berikut adalah beberapa pertanyaan untuk diajukan kepada pendukung potensial Anda tentang ide Anda:
- Apakah ide ini masuk akal bagi Anda?
- Apakah Anda setuju dengan itu?
- Apakah ini cara cerdas bagi kita untuk menginvestasikan waktu dan uang kita?
- Apakah ini sejalan dengan inisiatif di daerah Anda? Jika tidak, mengapa?
- Dan jika itu terjadi, maukah Anda mendukung saya ketika saya menyampaikan presentasi?
Jika jawabannya "tidak, " itu jauh lebih baik bahwa Anda tahu sekarang sementara Anda masih memiliki kesempatan untuk mengubah arah dan memperbaiki arah sebelum pertemuan besar.
Setelah melakukan percakapan itu, Anda mungkin tidak meminta 100% dari pengambil keputusan utama sebagai advokat, tetapi dengan melakukan pra-penjualan ide-ide Anda sebelum pertemuan besar, Anda setidaknya akan tahu siapa pendukung Anda. Anda juga akan tahu siapa yang netral, siapa yang skeptis, siapa yang mungkin menjadi pencela, dan di mana mereka berpihak pada masalah ini. Dengan menguasai rapat sebelum rapat dan pra-penjualan ide-ide Anda, Anda dapat memenuhi semua sudut pandang dalam presentasi akhir Anda - dan kemudian memahaminya.
