Inilah kenyataan yang menyedihkan: Manajer menghabiskan sekitar 35% hingga 50% dari waktu mereka dalam rapat, namun eksekutif menganggap lebih dari setengah rapat itu gagal.
Ini tidak mengejutkan. Terlalu sering kita menemukan diri kita dalam sesi curah pendapat yang hanya sedikit terlalu lama, atau tidak cukup lama, atau membingungkan atau membuat frustrasi atau sama sekali tidak produktif.
Ada beberapa solusi, tentu saja. Kami bisa membatalkan. Kita bisa menjadwal ulang. Kita bisa mengubah rapat menjadi rantai email atau diskusi Slack.
Itu semua adalah langkah yang tepat dalam kasus-kasus tertentu. Tetapi kadang-kadang kita perlu benar-benar berusaha memahami di mana pertemuan kita gagal dan bekerja aktif untuk memperbaikinya. Karena bagaimanapun, kita tidak bisa hanya menolak untuk bertemu dengan orang-orang - tidak ada yang bisa dilakukan.
Jika Anda mencari pelakunya, coba tanyakan pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan ini, dan terapkan tips ini untuk menjalankan rapat yang lebih efektif di tempat kerja:
Pertanyaan 1-3 Sebelum Pertemuan
Ya, rapat Anda bisa gagal bahkan sebelum dimulai. Inilah yang harus Anda pikirkan segera setelah Anda mengirimkan undangan itu.
1. Apakah Anda Merasa Disiapkan?
Apakah semua materi Anda sudah siap? Apakah ada rencana tentang bagaimana pertemuan akan berlangsung? Apakah ada ruang konferensi yang tersedia dan dipesan?
Teman terbesar Anda akan menjadi agenda - Anda tidak dapat melakukan pertemuan hebat tanpa itu.
Hal penting lain yang harus dipersiapkan sebelumnya adalah tujuan Anda untuk pertemuan tersebut. Tanyakan pada diri sendiri (dan mungkin tuliskan): “Apa satu hal yang ingin saya capai?” Ini bisa berupa sesuatu yang kecil, seperti memperbarui tim Anda, atau besar, seperti membuat strategi untuk meningkatkan keterlibatan pengguna. Pastikan semua orang selaras dengan sasaran ini sehingga Anda tidak mencoba untuk membahas ide-ide yang saling bertentangan dalam satu sesi singkat.
"Anda harus memiliki bagian tentang hasil yang diinginkan, yang berbeda dari agenda, " kata Devanté Lewis-Jackson, Manajer Penjualan Pasar Menengah di The Muse. “Agenda membahas apa yang akan terjadi selama pertemuan, tetapi hasil yang diinginkan membangun konsensus tentang apa yang harus dilakukan sebelum pertemuan berakhir. Ini sangat membantu terutama ketika percakapan terhenti di sekitar topik agenda. ”
2. Apakah Orang Lain Merasa Siap?
Tidak setiap pertemuan yang Anda jalankan atau hadiri akan mengharuskan orang untuk meninjau, mengisi, atau mendapatkan materi sebelumnya. Namun, jika mereka melakukannya, saya sangat merekomendasikan untuk memastikan setiap orang memiliki waktu dan sumber daya yang tepat untuk melakukannya (sekali lagi, gunakan agenda itu!).
Namun seringkali kami mengadakan pertemuan sebelum mempertimbangkan konteks dan transparansi. Akibatnya, orang masuk ke percakapan di headspace yang salah. Ambil contoh seseorang yang baru dan tidak memiliki latar belakang sejarah perusahaan Anda. Atau seseorang yang menghadiri pertemuan sprint dan belum pernah bekerja dengan tim teknik sebelumnya. Mereka mungkin tidak akan mendapatkan banyak dari pertemuan atau menyumbangkan wawasan berharga, atau mereka mungkin mengambil diskusi dengan interjeksi mereka.
Jadi, sebelum berjalan, tanyakan pada diri sendiri hal berikut:
- Apakah semua orang tahu mengapa kita mengadakan pertemuan ini?
- Apakah semua orang tahu mengapa mereka diundang secara khusus ke pertemuan ini?
- Apakah semua orang mengetahui tentang apa yang akan kita diskusikan dalam pertemuan ini?
- Apakah semua orang mengenal orang lain dalam rapat ini? Jika tidak, apa yang perlu mereka ketahui?
- Adakah ketegangan di antara orang-orang yang dapat menghambat kemajuan dalam pertemuan ini?
Jika jawabannya tidak, Anda dapat menarik orang (atau orang) ke samping, atau menembak mereka dengan cepat untuk memberi mereka latar belakang.
3. Apakah Orang Senang?
Jelas, tidak ada yang akan melompat-lompat memikirkan pertemuan Anda, kecuali jika Anda memegang satu untuk memelihara anak anjing (dalam hal ini saya harus bertanya di mana undangan saya hilang).
Tetapi tim Anda harus merasakan semacam itu, dan semoga lebih mengarah ke ujung positif emosi. Mereka mungkin tidak senang mengobrol dengan penghasilan kuartalan, tetapi mereka mungkin lega akhirnya mendapatkan beberapa informasi penting atau memiliki ruang untuk mengajukan pertanyaan yang membara.
Jika mereka mengerang - dan erangan mereka tidak ada hubungannya dengan membenci pertemuan dan segala sesuatu yang berkaitan dengan pertemuan khusus semacam ini - gali lebih dalam. Ada kemungkinan ini akan menjadi pengulangan dari percakapan sebelumnya dan dengan demikian buang-buang waktu, atau anggota tertentu merasa tidak siap, atau seseorang dikecualikan dan semua orang kesal karenanya. Bahkan mungkin tim Anda kebanjiran dan tidak memiliki bandwidth dan energi untuk duduk melalui presentasi selama satu jam. Terlepas dari dari mana energi negatif itu berasal, Anda harus mengatasinya sebelum memasuki ruangan.
Pertanyaan 4-7 Selama Pertemuan
Hanya karena Anda mempersiapkan diri dengan baik, bukan berarti Anda sudah jelas. Ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan saat ini untuk memastikan semuanya berjalan lancar.
4. Apakah Anda Memukul Semua Poin Paling Penting?
Anda datang dengan pekerjaan yang harus dilakukan - menjawab pertanyaan, bertukar gagasan, menguraikan proses baru, apa pun. Tanda pertemuan yang baik adalah yang mencapai ini dalam batas waktu Anda.
Untuk melakukan ini cukup mudah. Ikuti agenda Anda ke huruf T (atau setidaknya sedekat mungkin). Setiap 10-15 menit, lakukan pemeriksaan sendiri untuk mengetahui apakah Anda masih membahas topik. Jika tidak, kembalilah ke percakapan itu dan setuju untuk menaruh pin pada apa pun yang bersinggungan dengan Anda nanti. Setuju untuk meninjau kembali apa pun yang Anda lewatkan saat offline atau di pertemuan lain (dan berikan tugas itu kepada seseorang di ruangan itu). Jangan terlindas kecuali orang lain bisa sepakat untuk bertemu lebih lama. Dengan mengambil lebih banyak waktu orang, Anda membuatnya lebih sulit untuk memenuhi tenggat waktu penting lainnya yang mungkin Anda tetapkan untuk mereka.
"Inti dari pertemuan adalah membuat keputusan tentang sesuatu, dan apa / siapa / bagaimana tindakan itu dilakukan, " kata Heatherlyn Nelson, Manajer Operasional Kantor di The Muse. "Sederhananya, jika kamu tidak bisa membuat item yang bisa ditindaklanjuti, atau keputusan untuk dibuat, jangan mengadakan pertemuan."
5. Apakah Semua Orang (atau Paling Tidak Sebagian Besar Semua Orang) Memberi Perhatian?
Membuat 100% audiens memperhatikan Anda, telepon turun, di ujung kursi mereka mungkin merupakan peregangan (bagaimanapun juga, kita adalah manusia yang mudah teralihkan perhatiannya), tetapi hampir semua orang harus mendengarkan Anda hampir semua waktu.
Untuk membuat orang mendengarkan, Anda perlu sedikit usaha. Buat semuanya singkat dan manis. Garis besar langkah selanjutnya yang jelas. Gunakan visual yang mudah dibaca dan dipahami. Larangan laptop (jika bisa).
Ini adalah bacaan yang bagus mengapa tidak ada yang mendengarkan dalam rapat Anda - dan bagaimana cara memperbaikinya.
6. Apakah Orang-Orang Mengajukan Pertanyaan, dan Apakah Mereka Dijawab?
Menurut saya jarang mengadakan pertemuan di mana tidak ada yang mengajukan satu pertanyaan pun. Jika itu masalahnya, orang-orang mungkin tidak memperhatikan dan mereka kemungkinan akan mengajukan banyak pertanyaan setelah rapat berakhir (dan Anda harus membaca # 5).
Tetapi sama pentingnya dengan memiliki audiensi yang terlibat, juga penting untuk benar-benar mengatasi masalah mereka. Terlalu sering kita berkata "Saya akan sampai di titik itu nanti" atau "Saya berjanji saya akan menjawabnya di akhir" dan tidak pernah kembali lagi. Jadi pastikan Anda menutupi semua pangkalan Anda, bahkan jika itu berarti menuliskan pertanyaan mereka atau meminta mereka mengulanginya di akhir presentasi.
Ingatlah bahwa mungkin ada alasan lain mengapa orang tidak bertanya. Mungkin Anda telah menciptakan lingkungan, mungkin secara tidak sengaja, di mana mereka merasa tidak nyaman melakukannya. Atau, mungkin orang-orang begitu terlempar oleh diskusi sehingga mereka tidak yakin harus mulai dari mana dalam mengajukan pertanyaan, dalam hal ini Anda mungkin malas memberi mereka konteks (lihat # 2 untuk nasihat tentang itu).
7. Apakah Ada Pola Signifikan Orang Tertentu Berbicara (atau Tidak Berbicara Sama sekali)?
Anda kemungkinan besar mengundang semua orang ke ruangan itu karena Anda ingin pendapat atau masukan mereka pada suatu proyek - dan akhirnya gagasan dan tindakan yang keluar dari rapat Anda akan menjadi lebih kuat dan lebih selaras jika semua orang ikut campur. Jadi, Anda ingin memastikan semua orang berkontribusi. setidaknya sekali selama waktu Anda bersama.
Ini kedengarannya hebat dalam teori, tetapi tidak selalu kenyataan. Beberapa orang lebih keras dan lebih percaya diri daripada yang lain, beberapa orang berada di posisi kekuasaan yang lebih tinggi daripada yang lain, dan beberapa orang tidak merasa diikutsertakan atau dihormati seperti orang lain di ruangan itu. Contoh kasus: Penelitian menunjukkan bahwa wanita lebih mungkin terganggu dalam percakapan daripada pria.
Cobalah menjadi pemimpin diskusi yang tepat. Matikan rekan kerja yang bertele-tele. Jangan menyela. Tetap setia pada orang-orang yang terganggu. Panggillah orang-orang yang tidak banyak bicara atau yang mungkin pemalu. Ini berlaku terutama untuk orang-orang jauh yang tidak secara fisik di dalam ruangan.
Juga, ingat Anda termasuk dalam kategori ini juga, bahkan sebagai penyelenggara rapat! Dalam beberapa kasus masuk akal untuk menjadi orang yang paling banyak berbicara, tetapi meskipun demikian Anda harus memastikan semua suara di ruangan itu didengar dan diperkuat. (Ini beberapa saran untuk menghentikan diri Anda dari mengoceh dan mengenali ketika Anda terlalu banyak bicara.)
Pertanyaan 8-10 Setelah Pertemuan
Hampir sampai! Jika Anda ingin pertemuan Anda menjadi homerun setiap saat, pertimbangkan yang berikut ini.
8. Apakah Semua Orang Mengambil Langkah Selanjutnya Yang Benar?
Anda bisa tahu kapan rapat berjalan buruk ketika semua orang meninggalkan ruangan dan pergi untuk melakukan hal-hal persis bagaimana Anda tidak ingin mereka melakukannya.
Hindari ini dengan bersikap langsung dan jelas tentang langkah selanjutnya. Sebelum memutuskan, atasi hal-hal berikut:
- Apa yang perlu dilakukan?
- Bagaimana itu perlu dilakukan?
- Kapan itu harus dilakukan?
- Siapa yang akan bertanggung jawab untuk melakukannya?
- Siapa yang akan mengawasi / melacak keberhasilannya?
9. Apakah Tujuan Pertemuan yang Lebih Besar tercapai?
Apakah orang-orang tampaknya lebih termotivasi untuk menyelesaikan pekerjaan setelahnya? Apakah mereka tampaknya bekerja lebih efektif? Apakah ada lebih sedikit kebingungan atau lebih sedikit pertanyaan yang diajukan? Apakah Anda mencapai tujuan awal Anda? Kemungkinannya adalah jika jawabannya ya Anda lakukan dengan baik (dan jika jawabannya tidak, baca bagian di atas untuk mencari tahu di mana Anda salah).
10. Apakah Orang Lain Juga Merasa Pertemuan Itu Produktif?
Saya memisahkan pertanyaan ini dari yang di atas karena ini mengharuskan Anda untuk benar-benar bertanya kepada orang-orang bagaimana perasaan mereka tentang pertemuan itu, alih-alih berasumsi.
Mendapatkan umpan balik langsung (terutama sebagai manajer) adalah penting. Mungkin saja Anda merasa pertemuan itu berlangsung tanpa hambatan, tetapi semua orang tidak setuju - mendengar itu akan membantu Anda mengatasi mengapa itu tidak berhasil dan bagaimana Anda bisa melakukan yang lebih baik di waktu berikutnya. Tentu, Anda tidak dapat bertanya kepada setiap orang setiap kali Anda bertemu bagaimana hasilnya, tetapi melakukannya sesekali akan memastikan Anda berada di jalur yang benar.
Tidak ada yang suka rapat, jadi mengapa membuatnya bau? Atasi pertanyaan-pertanyaan ini secara langsung, dan Anda jauh lebih kecil kemungkinannya untuk membuat kegagalan rapat.
