Perusahaan telah memahami pentingnya memiliki hubungan yang sehat dengan media untuk waktu yang lama, yang berarti membagikan lebih sedikit “tidak ada komentar” dan sebagai gantinya, secara proaktif batuk informasi. Tetapi dalam beberapa tahun terakhir - terutama setelah keruntuhan keuangan - telah terjadi peningkatan kepekaan tentang seberapa transparan sebuah perusahaan, dengan media yang melaporkan perusahaan (“mereka tidak cukup transparan!”) Dan perusahaan itu sendiri ( "Apakah kita cukup transparan?").
Seperti kebanyakan hal dalam PR, ada keseimbangan antara memastikan perusahaan Anda beroperasi secara transparan dan tidak mengeluarkan informasi yang dapat berdampak negatif terhadap reputasi merek Anda.
Mencari tahu di mana menarik garis itu ditentukan oleh beberapa hal, termasuk kekuatan hubungan Anda dengan wartawan yang meliput perusahaan Anda, serta seberapa positif - atau negatif - informasi yang dimaksud.
Dengan mengatakan itu, inilah cara menavigasi beberapa topik yang paling umum (dan seringkali, paling sulit) yang akan ditanyakan wartawan.
Informasi keuangan
Jika Anda adalah perusahaan publik, Anda diharuskan oleh hukum untuk mengungkapkan informasi keuangan dan operasi. Jika Anda mencoba menghindari pertanyaan dengan “tidak ada komentar, ” Anda akan mendapat banyak masalah - dan membuat perusahaan Anda terlihat sangat tidak transparan dalam prosesnya.
Jika Anda adalah perusahaan swasta, Anda tidak diharuskan untuk mengungkapkan informasi keuangan dan operasi. Dan kebanyakan perusahaan menyimpan angka-angka itu untuk diri mereka sendiri. Namun, jika Anda benar-benar membunuhnya dan ingin pers tahu, buat beberapa statistik hebat yang menunjukkan betapa hebatnya Anda melakukannya tanpa harus memberikan angka pasti (seperti pertumbuhan dari tahun ke tahun). Ini akan melindungi Anda jika Anda memiliki kuartal yang mengerikan. Dalam hal ini, wartawan mungkin mengendus bahwa itu buruk, tetapi tidak akan memiliki angka yang tepat untuk dibandingkan atau dieksploitasi.
Staf
Ketika menyangkut staf Anda, prioritas pertama Anda bukanlah transparansi - itu untuk melindungi mereka. Jadi, jika seorang jurnalis mencari informasi tentang kehidupan pribadi karyawan, Anda harus selalu mengeluarkan “no comment.” Satu-satunya pengecualian adalah jika orang tersebut adalah bagian dari investigasi internal atau eksternal yang telah go public. Dalam hal ini, Anda harus memberi tahu media bahwa Anda sedang melakukan atau bekerja sama dengan investigasi dan membiarkannya begitu saja.
Jika seorang anggota staf telah meninggalkan perusahaan atau dipecat dan seorang jurnalis bertanya tentang statusnya, Anda dapat mengatakan dia tidak lagi bersama perusahaan. Tetapi Anda tidak perlu menawarkan rincian lebih lanjut.
Keberhasilan Peluncuran atau Inisiatif
Sebagai orang-orang PR, kami menyukai kesempatan untuk secara proaktif menjangkau pers dengan berita positif tentang perusahaan kami. Tetapi apa yang terjadi ketika wartawan yang meliput pengumuman - seperti peluncuran produk baru - menindaklanjuti dan ingin tahu bagaimana produk baru itu dijual enam bulan kemudian, padahal sebenarnya tidak terlalu baik?
Apakah Anda harus menjawab pertanyaan mereka? Tidak. Tapi apakah Anda merasa tidak transparan? Iya nih.
Saran saya adalah membuat pernyataan satu atau dua kalimat yang membahas pertanyaan wartawan tanpa, lagi, masuk ke nomor tertentu. Dalam hal ini, Anda dapat mengatakan sesuatu di sepanjang baris, "Sementara produk hanya ada di pasar selama beberapa bulan, kami telah menerima umpan balik yang menggembirakan dari pelanggan kami." Anda telah merespons, membentuk pesan sesuai keinginan Anda, dan melindungi diri Anda dari memberikan terlalu banyak informasi - untuk berjaga-jaga jika produk gagal.
Dalam Krisis
Ketika reputasi perusahaan Anda dalam bahaya, Anda harus sangat berhati-hati dengan informasi yang Anda berikan kepada media. Cara terbaik untuk tetap transparan sambil tetap melindungi merek Anda adalah dengan mengeluarkan pernyataan reguler kepada pers agar mereka tahu apa yang terjadi - misalnya, Anda sedang mencari masalah, Anda telah mengidentifikasi masalahnya, dan akhirnya, Anda memperbaiki masalahnya - sembari menjaga agar pesan Anda tetap terkandung dan setinggi mungkin. Jika media memiliki pertanyaan di luar pernyataan sederhana yang tidak Anda jawab dengan nyaman, Anda dapat "tidak berkomentar" sampai Anda benar-benar marah.
Meskipun ini hanya beberapa contoh dari jenis pertanyaan yang akan Anda terima dari pers, rumus untuk memastikan bahwa garis transparansi tetap sama: Jawab pertanyaan setransparan mungkin, sambil tetap keluar dari gulma dengan jawaban Anda - apakah itu berarti mengecualikan angka pasti atau spesifik tentang suatu situasi. Dan ingat: Jika Anda ingin berbagi informasi tetapi tidak ingin dikutip, Anda selalu dapat meminta untuk berbicara di latar belakang.
