Anda mengangguk ketika semua orang di sekitar Anda berbicara tentang bagaimana mereka mencapai kotak masuk nol. Tapi sejujurnya, Anda tidak pernah merasa seperti Anda sampai di sana.
Dan dalam pembelaan Anda, itu karena Anda menerima pesan yang membutuhkan respons panjang atau bijaksana. Seseorang meminta pendapat Anda, dan Anda ingin meluangkan waktu untuk merumuskannya. Atau ada lampiran lima halaman untuk ulasan Anda - jadi Anda harus memeriksanya. Atau Anda ingin menyampaikan respons dengan cara tertentu dan ingin menunggu hingga Anda segar.
Solusi standar untuk situasi ini semua jenis mengisap. Anda dapat "mengkonfirmasi tanda terima, " tetapi kedengarannya sangat formal, dan tidak ada yang tahu kapan orang lain akan memberi Anda sebuah catatan yang secara kasar diterjemahkan menjadi, "Dan …?" Anda dapat meninggalkan penjawab otomatis pada 24-7, tetapi itu mungkin bukan gaya Anda - dan Anda masih belum memberikan jawaban spesifik. Atau, Anda bisa mengambil waktu Anda, tetapi Anda akan membiarkan orang lain bertanya-tanya dan menunggu.
Ada trik yang baru-baru ini saya lakukan yang telah memecahkan masalah ini untuk saya. Saya bertujuan untuk membalas dalam 24 jam (jika tidak lebih cepat), dengan garis yang memberi saya waktu. Itu memuaskan orang lain yang saya ikuti, memberi saya waktu untuk menindaklanjuti ketika itu bekerja sesuai dengan jadwal saya, dan membuat saya lebih dekat dengan kotak masuk nol. Inilah tiga favorit saya.
1. "Saya Akan Berhubungan Sekitar"
Saya memiliki mantan bos yang selalu menekankan pentingnya mengelola harapan. Memberitahu orang-orang di ujung depan memungkinkan Anda memintas kebingungan dan frustrasi. Dan cara terbaik untuk melakukannya adalah - dalam kata-kata pepatah populer - di bawah janji, terlalu banyak memberi.
Jika Anda hanya menunggu satu minggu untuk kembali ke seseorang, dia akan menganggap Anda menganggapnya prioritas rendah - dan itu tidak membuat siapa pun merasa baik. Namun, jika Anda membalasnya segera mengklarifikasi kapan Anda akan menghubungi, sepertinya sangat penting bagi Anda untuk memberikan garis waktu sesegera mungkin secara manusiawi.
Dengan menetapkan harapan ketika dia bisa mengharapkan respons menyeluruh, Anda menjadi bijaksana. Dan jika Anda mengalahkan tanggal itu, Anda bukan lagi orang yang membutuhkan lima hari untuk merespons: Anda adalah orang yang mengatakan dia perlu seminggu tetapi menjawab dua hari lebih awal.
2. “Saya Mendorong Batas Waktu”
Saat Anda menunda permintaan, orang sering ingin tahu mengapa. Pikirkan tentang hal ini: Jika seseorang berhenti di dekat meja Anda untuk bertukar pikiran, dia mungkin akan terlempar jika Anda mengatakan "tidak" dan kemudian kembali ke keyboard Anda. Tapi dia cenderung tersinggung jika Anda mengatakan kepadanya Anda tidak bisa karena Anda sibuk mempersiapkan pertemuan (atau alasan lain yang benar-benar valid, seperti menyelesaikan proyek sebelum liburan Anda).
Balasan ini mengikuti logika yang serupa. Dengan membagikan apa yang ada di piring Anda, Anda memungkinkan koneksi Anda berempati dengan beban kerja Anda. Dia akan tahu bahwa Anda tidak mengabaikannya; alih-alih Anda sibuk dan butuh beberapa hari sebelum Anda dapat memberikan email kepadanya perhatian penuh Anda.
Saya mencoba pendekatan ini dan mendapati orang-orang menghargai bahwa saya bahkan meluangkan waktu untuk mencapai kembali dalam keadaan yang begitu lama. Alih-alih frustrasi atau mengirim email kepada saya lagi satu atau dua hari kemudian untuk mencari jawaban, mereka berharap saya beruntung dan menyuruh saya untuk check-in kembali ketika itu berhasil untuk saya.
3. "Saya Ingin Menjalankan Itu oleh Seorang Rekan Yang Keluar dari Kantor"
Ini adalah baris lain yang saya temukan hanya dengan mengatakan yang sebenarnya. Sebagian besar tim saya berada di luar kantor beberapa minggu yang lalu, jadi saya harus menunda tanggapan yang memerlukan umpan balik atau persetujuan internal.
Alih-alih merespons seperti yang saya lakukan pada mereka, orang-orang - sekali lagi - sangat pengertian. Kita semua memiliki hari-hari kerja ketika tangan kita terikat, dan karena Anda telah berbagi bahwa Anda tidak dapat mempercepat balasan Anda, tidak ada alasan bagi orang lain untuk menekan Anda agar membalas.
Membalas email secara tepat waktu bermanfaat bagi semua orang yang terlibat. Ini membantu Anda membersihkan kotak masuk Anda, dan itu membantu orang lain mendapatkan informasi apa pun yang dia butuhkan. Dan meskipun tidak selalu mungkin untuk memberikan tanggapan penuh, hampir selalu mungkin untuk mengatakan sesuatu. Jadi, lewati jawaban setengah-setengah atau buru-buru dan pilih jalur yang akan memberi Anda waktu. Itu akan membuat kontak Anda terasa seperti Anda benar-benar peduli, dan itu akan memungkinkan Anda meluangkan waktu untuk melakukan pekerjaan dengan baik.
